Excel经验使用技巧

Excel

使用技巧

1.如何显示多行文本

一般情况下，在单元格中输入的文本是不换行的，这样看起来会很别扭。

如果要在同一单元格中显示多行文本，

可以这样做：选中要换行的单元格，单击“格式”菜单，选择“单元格”命令，然后选择“对齐”选项卡，选中“文本控制”标题下的“自动换行”复选框。

这时界面就变成了下面的样子。

如果单元格中还有段落，就要在里面输入硬回车，这时Enter键的功能不是在单元格内换行，而是在单元格间移动。这时我们可以在编辑栏（或正编辑的单元格）中要换行的地方单击鼠标，按 ALT+ENTER 键来换行。

换行后的效果如下图，在编辑区文字是换行的。

2.记忆式键入法的妙用

我们可以利用记忆式键入功能在同一数据列中快速填写重复录入项。

如果在单元格中键入的起始字符与该列已有的录入项相符，Microsoft Excel 可以自动填写其余的字符。比如这一列中，我们已经输入过“张同国”这个名字，在表中同一列

的不同行中再输入“张”字，单元格中就会自动显示出“张同国”字样。如果按 下ENTER 键，这个名字就输入到单元格中了。这一功能我们就称为记忆式键入法。

注意：此记忆式键入法只能“记忆”文字或文字与数字的混合项。所记忆的内容与已有录入项的大小写格式是一致的。

如果不想采用自动提供的字符，可以继续键入。如果要删除自动提供的字符，可以按 BACKSPACE 键。

我们还可以从当前数据列录入项列表中选择所需录入项。在录入时，按 ALT+↓ 键即显示已有录入项列表。

也可以用右键单击相应的单元格，再单击快捷菜单中的“选择列表”命令，并从列表中选择相应的条目。

3. 怎样同时改变多行行高？

我们知道，通过拖动行或列间的分界线可以改变行高或列宽，但怎样同时改变向行或几列的高度或宽度呢？

我们以改变行高为例，先选中要改变行高的列，按下Shift键再单击行标题头，可以选定连续的多行（如果要选中多个不连续行，可以按下Ctrl键）。选中多列后，拖动任意一个被选中的行标题间的分界线，到适当高度释放鼠标，所有被选中的行高都改变了。

我们也可以精确地改变行高：选中多行后，单击“格式”菜单，选择“行”中的“行高”命令，设置行高为20，单击“确定”，行高都被设置为20了。

同样道理，我们可以通过拖动或精确设置的方法改变多列的列宽。

4. 如何改变回车键的功能？

一般情况下，我们在一个单元格中输入资料后，按下回车键后活动单元格会转入下一行的同列单元格中。

如果要转到右边的单元格，能不能实现呢？ 打开“工具”菜单，选择“选项”命令，单击“编辑”选项卡，多后从“方向”下拉列表框中选择“向右”，单击“确定”。

这时再按下回车键，活动单元格就转到右边了。

同样，我们可以将回车键设置为其它跳转方向，也可以取消回车键的单元格跳转功能。

注意：按Tab 键也可以实现活动单元格向右跳转。

5. 如何给单元格加斜线？

在制作表格过程中，经常要给表头加上斜线，如下图所示。

制作方法如下：先在A1单元格上单击鼠标，先输入右上端文本“科目”，按Alt+Enter键（参见相关技巧），再输入左下端文本“姓名”，按回车键结束文字的输入。当前行自

动改变尺寸以容纳两行文本。 将此单元格文本左对齐，然后在第一行文字中加适当空格使其右对齐。

在此单元格上单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”命令。在“单元格格式”对话框中，单击“边框”选项卡，选取所需要的斜线方式，如下图所示，单击“确定”按钮，完成表头斜线的添加。

6. 如何快速了解函数的用法

Excel中提供了上百种工作表函数，我们可以根据需要选用。

如果知道所要作用函数的名字，但又记不清它的所有格式，这时我们可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。

具体方法是：在编辑栏中输入一个等号，然后录入一个函数，再按下Ctrl+A键，弹出公式选项板，里面显示了选定函数的名称及其每个参数。在打开的对话框中添入所需参数，当我们选取任何一个参数时，在对话框中会看到它的解释。 当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，这个方法非常有用。

如果你不知道EXCEL提供了那些函数，或是记不起函数是怎么写的，可以用下面的方法查看。单击工具栏上的“粘贴函数”

行小字，提示此函数的作用和功能。

按钮，弹出“粘贴函数”对话框。我们可以在左侧列表框中选择函数分类，在右侧列表框中选择函数名称，对话框的下面就会出现一

7.如何将姓与名分开？

有这样一个问题，一个数据表中，A列是由姓和名组成了，如何将姓和名分开呢？ 一个简单的方法是应用Left函数，此函数可以返回文本串中的第一个或前几个字符。

Left函数的语法形式为： LEFT(text,num_chars)

其中：Text：是包含要提取字符的文本串。

Num_chars：要提取的字符数量，这个值必须大于或等于 0；

如果 num_chars 大于文本长度，则返回所有文本；

如果忽略 num_chars，则假定其值为 1。

下面我们看一下这个例子，要将姓分开，且例子中都是单姓的，所以我们可以在B1中添入“=left(A1)”，然后利用自动填充功能，完成下面单元格公式的复制。

我们再看一个例子，某些会计程序在显示负数时会在数值的右边添加负号 (–)。如果导入的文件是在按此方法保存负数的程序中创建的，则 Microsoft Excel 会将这些数值作为文本导入。要将此文本串转换为数值，必须返回除最右边字符（即负号）以外的所有文本串字符，然后乘以 –1。对于 num_chars 参数，可使用 LEN函数计算文本串中字符的个数，然后减去 1。例如，如果单元格 A1 中的值为“234–”，我们可以在B1中输入“LEFT(A1,LEN(A1)–1)*–1”。

按回车后B1中就显示为“–234”。同样，我们可以利用自动填充的功能完成其余数据的转换。

好，Left函数的功能就讲这些，与之相对的还有个“right”函数，可以返回文本串中后一个或几个字符，你可以放手一用了！

8.分列功能的妙用

上一个例子中，我们用left函数将姓名中的姓和名分开了，说实话，这个方法比较笨，因为EXCEL中提供了分列功能。

我们可以看下面这个例子，原始数据中含有编号，而且随着行数的增加，编号位数也在增加，这时就不能用Left函数来解决问题了。

我们可以分列功能将编号和文本分开。选中此列，单击“数据”菜单中的“分列”命令，弹出“文本分列向导”对话框。

在对话框中提供了两类数据分割方法，一是按固定宽度，一是按分隔符号。将姓与名分开的问题就可以通过选择“固定宽度”项来解决，当前这个例子可以选择“分隔符号”项，单击“下一步”。

这里要选择分隔符号，因为例子中的编号和文本中间都有“.”，所以我们可以选择“其他”复选框，并在后面的文本框中输入“.”，再单击“下一步”。

单击“完成”按钮，编号和文本就被分开了。

9.巧用转置功能粘贴数据

我们手头有这样一个数据表，行表示学生姓名，列表示学生的各科成绩。

如果我们想得到一个以行表 …… 此处隐藏：3072字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……