常用办公设备的使用

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第十二章 常用办公设备的使用第一节 打印机的使用 第二节 传真机的使用 第三节 复印机的使用 第四节 扫描仪的使用 第五节 刻录机的使用 习题十二

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第一节 工具选项板工具选项板主要用于快速创建常用的对象，如图案填充 以及图块插入等操作。 一、使用工具选项板 启动工具选项板命令有两种方法： 菜单栏：选择“工具”→“工具选项板窗口”命令。 工具栏：单击“标准”工具栏中的。。。按钮。 命令行：在命令行输入TOOLPALETTES,并按回 车键。

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第一节 打印机的使用打印机是计算机的主要输出设备之一，使用它，可以 打印各种公文、表格、照片等。在打印机的使用过程中， 还要注意打印机的维护及保养，以延长其使用寿命。 一、连接打印机 计算机上的打印机接口有SCSI接口、EPP接口和USB 接口3种，常用的是EPP接口和USB接口。如果是USB接口， 只要将打印机的数据线与计算机的USB接口相连，然后接 通电源就行。如果是EPP接口，可以按照以下操作步骤进 行连接：

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(1)找出打印机的电源线和数据线。 (2)把数据线的一端插入计算机的打印机端口并拧 紧螺丝，把数据线的另一端插入计算机的数据线端口并拧 紧螺丝。 (3)将电源线插入打印机的电源接口，将电源线的 另一端插入交流电插座中。此时，即可将打印机连接到计 算机上。

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二、安装打印机驱动程序 将打印机和计算机连接好之后，此时的打印机还不能 使用，必须在计算机中安装打印机的驱动程序后，才能像 使用其他外设一样使用打印机。安装打印机驱动程序的具 体操作如下： (1)选择“开始”→“打印机和传真”命令，打开 “打印机”窗口。在“打印机任务”选项区中选择“添加 打印机”选项，弹出“添加打印机向导”对话框，如图 12.1.1所示。

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图12.1.1 “添加打印机向导”对话框

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(2)用户可根据向导的提示，通过单击“下一步”按钮 来完成打印机驱动程序的安装。安装完成后，选择“开 始”→“打印机和传真”命令，即可查看新安装的打印机，如 图12.1.2所示。

图12.1.2 新添加的打印机

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三、管理打印任务 打印管理器是管理打印的Windows应用程序，用户可 以使用它来查看和控制文档的打印。当用户在Windows应 用程序中打印文档时，应用程序将打印机、字体和文档信 息传送给打印机管理器，由打印机管理器控制文档的打印 工作，直到打印结束或发生错误时为止，且它会将发生的 错误提示给用户。

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1.激活打印机窗口 要打印任何文件，无论是图像、文字或表格，都要用 一个软件来启动打印设置对话框。一般的软件都有打印命 令，选择该命令，即可激活

“打印机管理器”窗口，如图 12.1.3所示。

图12.1.3 “打印机管理器”窗口

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2.暂停打印 在打印文件时，如果遇到某些意外情况，如打印纸 用完或打印纸没有放好等情况时，用户可以先暂停要打 印的文件，当这些问题解决后再恢复打印即可。在打印 机窗口中选中要暂停打印的文档，然后再选择“文 档”→“暂停打印”命令，即可将选中的打印文档暂停， 如图12.1.4所示。

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图12.1.4 暂停打印文档

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如果要恢复被暂停的打印文档，选择“文档”→“继 续”命令即可。 3.清除打印 如果将某个文档发送到打印机之后出现了错误或要将 某项打印任务取消，可在打印队列中选择要取消打印的文 档，选择“文档”→“取消”命令即可。

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4.更改打印顺序 当以后台方式打印文件时，打印文件以作业的形式 按提交时间依次排列在队列中，且通常按照打印的先后 顺序排列。如果用户要将某个文档提前或推后，选中该 任务后将其拖至打印队列的前方或后方即可改变其打印 顺序。

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四、打印机的日常维护 在使用打印机的过程中，要注意其维护及保养，才能在 日常使用中减少问题出现的概率以及延长打印机的使用寿命。 通常，要注意以下几点： (1)使用打印机时，应使用符合标准的打印介质。在 放纸时，应将纸放平整，将左右卡纸片分别卡到纸的两边。 (2)在打印过程中不要打开打印机盖，以免造成卡纸。 如果遇到卡纸，应轻轻将卡纸取出或将打印机送至专业维修 部门检修。

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(3)如果打印的页面产生白线，可将硒鼓取出轻轻 晃动，再放入打印机内，如果打印正常，说明炭粉不多； 如果还有白线，则需要更换新的硒鼓。 (4)当缺纸灯不停闪烁时，表示进纸区有问题，应 先将电源关闭，从进纸架上将纸张取出，如果有纸张卡在 打印机内，应小心将其慢慢拉出。

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(5)如果要移动打印机或与其他计算机重新连接时， 应先关闭打印机电源，然后再移动或重连。 (6)如果要更换喷墨打印机的墨盒，应先按下机箱 上的Reset键3秒钟左右，让墨盒自动移动到墨盒架的换 墨位置处，然后再取出旧墨盒，装上新墨盒。 (7)使用喷墨打印机打印图像文件时，必须确保该 图像尺寸不能太大，这样很容易在打印的过程中出现死 机或乱码现象。