办公软件运用技巧(周云芳)

总结的一些实用技巧

办公软件运用技巧PPT

主讲:周云芳

总结的一些实用技巧

主要内容一、Word2007实用技巧 二、EXCEL2007实用技巧

三、EXCEL2007常用函数的实例讲解四、PPT演示稿基本运用

总结的一些实用技巧

一、 Word2007运用技巧 输入中文“○” 右键单击输入法状态栏右边的小键盘，选择“单位符号”,在“Q”

的位置选中“○”了。 在菜单栏单击“插入”选项卡，点击“符号”查找 。

快速输入上、下标 在菜单栏单击“插入”选项卡，点击“公式”。选择“插入新公式”

让Word2007教你生僻汉字的正确读音

总结的一些实用技巧

快速双面打印 单击Office按钮，菜单中单击选择“打印”,在“打印”对话框中单击勾

选“手动双面打印”复选项，再单击打印按钮进行打印。打印完单页后 会弹出一个对话框提醒换一面打印，按提示已打印好一面的纸取出翻 面放回送纸器中，然后按下“确定”,则可打印出双页内容。

总结的一些实用技巧

截取网页内容 在浏览器中选好需要复制的内容，右击鼠标，执行“复制”命令 ， 选中“开始”菜单，执行“选择性粘贴”命令，在弹出的“选择性粘 贴”窗口中选择“无格式文本”,点击“确定”按钮即可实现复制， 且不会出现内容边框和文字错位的现象。

总结的一些实用技巧

快速清除页眉横线 双击进入页眉、页脚编辑模式，并全选页眉文字。

方法一： 开始菜单里将“样式”切换到“正文”模式， 眉下方的横线消失，页眉文字可继续编辑。

方法二：开始菜单里执行“格式”菜单→“边框与 底纹”命令，将“边框”菜单下的“自定 义”设为“无”

总结的一些实用技巧

使用自动恢复功能 单击“OFFICE”按钮，选定“WORD”选项，执行“保存”命令，选中“自动保存时 间间隔”复选框，输入时间后确定。

突然停电、死 机……?

总结的一些实用技巧

Word文档直接转换为PowerPoint演示文稿

总结的一些实用技巧

二、EXCEL2007运用小技巧 在Excel单元格中设置“斜线”效果

设置带斜线边框，单元格输入文档内容，同时按住 “Alt”键+回车键，强制换行实现斜线效果。 利用Excel进行数学运算 开方运算，公式：在单元格中输入 =8^(1/3)或(1/4,1/5……)

乘方运算，公式：在单元格中输入=8^3或(4,5……) excel中行列互换

复制，选择性粘贴，选中转置，确定。

总结的一些实用技巧

快速填充有规律数据 连续数据：鼠标双击选定单元格右下角的填充柄。 等差数列：在选中列的第一和第二单元格内输入等差数列的前两

个数据并选定，鼠标双击右下角的填充柄，即可快速填充直到空 白单元格为止。

快速输入单位 打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签中，选中“自定义”

项，在右侧“类型”下方的文本框中输入“0.00”单位(如CM)“

”, 单击“确定”按钮。

总结的一些实用技巧

数据输入时避免重复 首先选中要输入数据的固定区域，打开“开始”标签页 ,在“条件格

式”下拉菜单中选择“突出显示单元格规则”→“重复值”,然后根 据需要自行定义重复值单元格内数据的颜色。

总结的一些实用技巧

轻松删除重复数据 假如需要将相同的数据删除,方法是：选中需要删除重复项的单元

格区域，然后转换到“数据”标签页，单击工具栏中的“删除重复项 ”,此时会打开“删除重复项”对话框，确认后就会将指定区域中的 任何重复内容一次性清除。

总结的一些实用技巧

利用条件格式快速对数据排名

数据的有效输入

对表中的数据查找有无错误，单击“数据有效性”选择“小数、介于、最小值、最大值”等单击确定后，接着执行“圈释无效数据” 。

总结的一些实用技巧

快速输入身份证号码 选中需要输入身份证号码的区域，打开“单元格格式”对话框，进入“ 数字”标签，在“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右侧“类型”下面 的方框中输入：“422721”@,确定退出。输入身份证号以后的数字后， 系统会自动在前面加上相应的代码，形成完整的身份证号码。

总结的一些实用技巧

三、EXCEL常用函数例解 EXCEL函数的定义： EXCEL函数就是预先定义好的特殊公式，通过使用一些称

之为参数的特定数值来完成特定的计算、分析等处理数据任 务。 以常用的求和函数SUM()为例，它的语法结构是 SUM(number1,[number2]……),其中， “SUM”是函数名称 ，一个函数只有唯一的一个名称，它决定了函数的功能和用 途。函数名称后括号内容是用逗号分隔的称为参数的内容， number1,[number2]……为函数的参数，函数的参数既可以是 常量，也可以是变量，甚至是其他函数的组合。

总结的一些实用技巧

函数与公式的区别 函数是EXCEL预先定义好的特殊公式，而公式的特点是以 “=” 开头，它可以是简单的数学式，也可以是包含各种EXCEL函数 的式子。例:多个工作表的单元格合并计算 公式: =Sheet1!D4+Sheet2!D4+Sheet3!D4 函数: =SUM(Sheet1:Sheet3!D4)