广州红帆ioffice OA用户手册目录(3)

第 一 章 如何批阅文件

1 如何处理传阅

管理者应用传阅信息的效率很高，其相当于内部邮件功能，是内部信息交流最重要的工具。传阅信息对于管理者来说，可以用于对某些事件的确认、意见收集、讨论，亦可作为走流程前期的文档内容修订，亦可作为一些不允许外流的事件发布的控制应用，等等，所以说它的应用面很广。对于企业单位内部信息监控要求较高的客户，管理者可以监控下属发起的传阅。

传阅信息有什么特点？

一. 发送附件－可以一次性发送多个附件。

二. 笔迹留痕－允许传阅对象修改附件，并在附件上留下对方修改的痕迹，选取“允许其它人更改前打勾”即可。注意：允许更改、修订、锁定的附件为Word、Excel文件。

三. 附件自动锁定－用户在收到传阅时，需对传阅附件（Word、Excel文件）进行修改，为避免多个用户同时修改此文件造成最后修改者保存时会覆盖其他修改者保存的内容，第一打开修订附件的用户及自动锁定该附件的功能，可避免造成保存冲突。

四. 传阅密送－当要给多个人发送同一份传阅，又不希望相互之间有所交流（起到保密的作用）时可选取“密送”功能。

五. 人员分组－可将经常发送传阅的对象自定义为“传阅对象”集合，在选取好固定传阅对象后点击“将传阅对象保存到人员分组中”并输入分组名称，下次传阅后即可在“人员分组”中查找已设置好的固定传阅对像。

六. 有序确认－可将传阅对象排序，序号排前的传阅对象确认传阅后，接后序号的传阅对象才收到该传阅并进行确认，以此类推。

七. 开封已阅确认－允许对知会类型的传阅进行“开封已阅确认”的设置，当传阅对象打开该传阅，系统默认回复‘已阅’的确认内容。

八. 讨论记录－用户在未确认传阅前，可对传阅内容发表讨论，其他传阅对象可参与讨论回复。

九. 重新确认－对已经确认的未完成传阅，可以进行再次确认，再次确认的内容将显示在上次确认内容的下方，上次确认的内容字体变成灰色。

1.1. 如何查看传阅信息

可以通过以下两个方式进入要进行查看的传阅：第一通过首页『收到传阅』，点击要查看的传阅标题打开；第二用户点击『信息管理-信息传递-传阅信息』的『收到传阅』页面，点击要查看的传阅标题打开。

打开传阅信息页面，传阅的信息注意从三方面进行查看：传阅主要内容、附件、传阅对象确认意见。其中附件的查看、修订方法如下：

操作提示：

查看：在‘附件列表’栏目中点击附件的名称打开进行查看；

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修订：附件是word或excel格式的附件，点击‘附件列表’栏目中的 修订 ，用控件打开当前附件，修改后点击 保存退出 完成修订。（如图3-1-1所示）

图3-1-1 附件修订

传阅信息能否可以设置完成期限？

能，可以设置一个传阅的完成期限，在设置的期限过后没有确认的传阅对象，将收到系统定时发出的催办提示。

如果传阅对象列表中的人员很多，可否进行分页或查询？

能，用户可以设置所接收传阅中的传阅对象列表分页显示的每页条数，系统自动按照设置进行传阅对象列表的分页显示，并可对传阅对象的 机构名称 、 所属部门 、 状态选项 、 人员姓名 进行查找。

如果传阅的附件处于他人打开修订的状态，本人可否同时进行修订？

不能同时进行在线修改，但可以点击附件标题打开查看。

1.2. 如何确认传阅信息

可以通过以下两个方式进入要进行确认的传阅：第一通过首页『收到传阅』，点击要查看的传阅标题打开；第二用户点击『信息管理-信息传递-传阅信息』的『收到传阅』页面，点击要确认的传阅标题打开。

查看了传阅信息和附件后，可以进行该传阅的确认，确认完成后该传阅才算处理完毕。操作步骤如下：

操作提示：

第一步：在‘确认/标志’的栏目中输入确认的意见；

第二步：点击 确认 按钮完成该传阅的确认。（如图3-1-2所示）

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图3-1-2 传阅确认

怎么参与传阅的讨论？

在OA首页的[收到传阅]栏目或在[传阅信息－收到传阅]页面中，点击未确认的传阅标题打开传阅，查看传阅信息和附件后，可以在‘讨论记录’区域中点击“新增讨论”按钮，在弹出的传阅讨论窗口的‘讨论内容’栏目中输入意见，然后点击下方的“回复”按钮提交讨论内容。

对不重要或知会类型的传阅可否进行批量确认？

可以，在“收到传阅”页面的传阅类表中可多选择要进行批量确认的传阅，然后点击“跳过”按钮，则系统会自动回复这些传阅的确认内容为“跳过”。

可否对接收传阅的确认内容进行修改？

不能对已经发出的传阅确认内容进行修改或删除，但在传阅未完成的状态下，可对该传阅进行重新确认。

怎么删除传阅，接收和发送的传阅都可以删除吗？

在“传阅查询”页面，可对自己接收和发送的传阅进行删除。删除后的传阅会进入“已删除”页面，由系统按后台设置的自动清理服务周期进行物理清理；但传阅发送者可对自己发送的传阅，在“已删除”页面中进行即时的物理删除。

1.3. 如何进行传阅监控

可以通过以下方式监控传阅：用户点击『个人办公-监控管理-传阅监控』打开传阅监控页面，可按传阅的状态、发起人所属的机构部门、传阅标题、发起人姓名等查询条件进行查找，并点击数据列表中的传阅标题进行内容的查看。（如图3-1-3所示） 传阅监控人员可以删除别人发起的传阅吗？ 可以，只需点击数据列表中的要删除传阅后方的“”按钮，即可删除。

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图 3-1-3 传阅监控

2 如何处理公文

2009公文管理是以流程为主线，其中发文流程包含了审核、会签、签发、套红、编号、打印等步骤，收文流程包含了拟办、审核、会签等步骤，其中涉及到企业单位的各中、高层领导。而公文流程的处理同时，可以结合应用‘会签/知会’，‘当前委托’等功能实现审批的委任处理和获取会签意见。通过流程督办的功能实现管理者对公文流程的情况掌握和控制。

2.1. 如何进行发文申请

可以通过以下两个方式进行发文申请：第一通过首页『待办流程』，点击按钮，在打开的页面点击要申请的发文流程的流程名称；第二用户点击『个人办公-申请批复-我的申请』的『发出申请』页面，点击“新增”按钮，点击要申请的发文流程的流程名称。

打开发文信息页面，根据需要输入发文要素和稿纸内容后提交流程，操作步骤如下： 操作提示：

第一步：输入‘发文标题’、‘主送机关’、‘主题词’等发文要素内容；

第二步：点击 发文稿纸 按钮打开ｗｏｒｄ的稿纸编辑窗口，在里面的[公文正文]的书签中，把‘公文正文’删除并替换为公文的正文内容，然后点击 保存退出 按钮；（如图3-1-4所示） 第三步：根据实际发文需求，点击附件信息栏的按钮，上传相关的附件； 第四步：点击 提交 按钮完成发文流程申请（如图3-1-5所示）；