公司红头文件格式规范及流程管理办法(2)

4、文件存档办法：所有文件原件应统一交由行政人事部保管，对于收发文件当事人可留复印件随时翻阅；

5、文件保密制度：所有涉及公司利益的文件，如合同、供应商名单、财务报表、材料采购价格、预算报价等相关文件，全部列为公司保密文件，可盖加密章，严格设定阅读权限，落实公司保密文件的相应存档制度。

第六节 文件的借阅和清退

第二十八条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件，需填写文件查阅申请单，并经部门负责人签字确认，经行政人事总监同意后方可借阅。

第二十九条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第三十条 行政人事部部对承办的文件应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第三十一条 部门应指定责任心强的员工负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

第七节 文件的立卷与归档

第三十二条 文件的归档范围

1. 凡下列文件统一由行政人事部负责归档：

（1） 上级部门来文，包括上级对公司报告、申请的批复；

（2） 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营管理工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

（3） 公司经理办公会、中层干部会以及各种专题例会记录；

（4）

（5） 有保存价值的来信、来访记录及处理结果； 参加上级召开的各种会议带回文件、资料及本公司在会上汇报表言材料等；

（6） 上级部门领导来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及本公司向上级进行汇报的提纲和材料；

（7）

（8）

（9） 反映本公司经营管理活动、先进人物事迹及公司领导工作等音、像摄制品； 公司日志和大事记； 公司项目商务、工程合同、施工资料等；

（10） 公司人事、行政档案；

（11） 公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2. 业务部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。

第三十三条 立卷要求

1. 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2. 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3. 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4. 上年度形成的文件材料，要求在下年度1月份以前整理完。在公司经营管理的发展历程中，沉淀下来的知识、经验进行筛选、分析、整理汇编，指导下期工作。

第八节 文件的销毁

第三十四条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，行政人事部应定期清理造册，并按公司有关规定，办理申请销毁手续。

第三十五条 经总经办审核同意销毁的文件，应派由行政人事总监统一销毁。

第九节 附则

1、 本制度由行政人事部起草；

2、 本制度解释权修订权归行政人事部；

3、 本制度经总经理审批下发后执行；

4、 若本制度与以往制度存在异议，以本制度为准；

5、 本制度自下发之日起执行；

第十节 附件

1、《工作简讯》

2、《文件处理传阅单》

3、《保密管理制度》