资料归档管理办法1

资料归档管理办法

资

料

归

档

管

理

办

法

编制人：

二0一一年三月二十二日

股份有限公司

资料归档管理办法

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一、公司要有稳定的资料管理人员。

由于公司工程资料非常多，如果人员变动频繁，不利于资料的整理与收集。人员的稳定包括不要过于频繁地更换人员，最好是1个资料员一个项目从头到尾跟进。

资料管理要专人专管，其他人员只能借阅，不得保存，不得自行抽取。

二、资料管理要有计划

工程建设是一个相对成熟的行业，其资料整理有比较固定、完善的结构与内容要求，因此可以制定一个资料收集、整理、归档、保管的计划。

按现行的有关竣工备案资料规范要求，编制资料收集计划，确定编制、收集资料的内容、时间计划。

资料收集时间计划按工程或者建设进度来收集。一定的阶段，有一个规范规定的资料收集规范要求，按要求同步收集，并按规范收齐全。

资料收集计划要满足最低的工程竣工备案档案要求。将计划收集的资料分为不可缺、正常须收集、可收集、不归档的资料来分档次。

三、做好资料收发登记记录、台账

资料的收集、文件的发放要按时间顺序做好记录。做好文件发放、收集的日记帐，有利于核查文件的收发情况和确定相关责任。文件的收发记录要记录收发编号、收入时间、文件名、文件编号、文件内容、

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发文单位或收文单位，收发经手人。收、发需分开记录。

文件收发台帐，是按文件收发日期和收发顺序编号进步分类编码、摘要、报告说明、文件存放位置说明进行文件描述。

文件收发台帐可与收发日记帐一并记录，但最好是分开记录。这两本文件记录帐顺序一致，但用途不同，一个对外，一个对内，记录的内容也不相关。

文件的收发要有对内对外之分。

四、将文件信息形成电子文档

使用电脑方便文件管理、进行电子存档。

五、文件的备份与复制

重要文件和备案文件，一定要制作副本和复制件，副本和复制件用来传阅和日常使用。

六、文件的存放

将文件按来文单位、工程阶段、文件性质、秘密等级等分类存放，做到有条理。便于查找

七、编制文件的索引

编制文件索引有利于引起相关工作人员的重视。工程文件索引相对要切入文件中心主题。

八、要积极收取资料

在工程过程中，甲方要按竣工档案所要求的资料将建设各方的资料按工程进度并与工程进度同步收完整。不论是甲方自己的、还是施工方、设计、勘察或监理方的，甚至是质量监督站的也要收到手。工

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程就应该以甲方为中心，资料也应该以甲方为中心。

九、在合同谈判时，或合同内容中要特别说明工程资料的提交与收取义务与责任

合同约定要按工程同步提交给甲方所有的施工资料、监理资料，不得少交、晚交。并约定资料提交时间和资料迟交、不交的处罚条款。

十、资料归档说明

1、每个项目应该独立使用一个文件夹（或分1.2.3册）。

2、每个项目的前期资料应该备纸质和电子版各一份。

3、归档人员将整理好的纸质和电子档案交友公司档案管理员验收，合格后由工程部、总工办、相关业务人员及负责领导签收，交由办公室或项目工程资料员归档。

4、对电子档案的要求，归档的电子文件应具有完整性、有效性和安全性。移交人及接收人应对之负责，验收时将：

1）检查电子档案能否正常被识别、运行并能准确输出。

2）鉴定归档电子文件的完整性、准确性和系统性。

3）检查载体有无病毒，有无划痕或损伤。