礼貌用词在商务信函写作中的体现 现(2)

2 突出对方本位(You attitude)

在商务英语书信中，我们切记，无论是给谁写信，我们都应从对方的角度来看问题，考虑对方的处境，明白对方的难处，站在对方的立场上。采用你方观点（You-attitude）写信，说明我们理解对方、体谅对方。因此，为了体现礼貌原则，在商务英语信函写作中。人称尽量不使用I或we开头而应采用用第二人称you或其物主代词或者your．以突出You attitude。译汉时多使用谦辞．称对方为“贵方”．而称自己为”本公司””我方 等。例如：

(1)If you are interested in any of the items，please don’t hesitate to tell us . 如果贵方对任何产品感兴趣 请告知我方。

(2)To meet your requirement We are wiling to make some concessions to cut 3％ of our price if the quantity of your individual purchase is not less than 50 tons为满足贵方要求，如果贵方每次购买不少于5O吨的话，我方愿意做出一些让步，降价3％ 。从以上

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例子我们不难看出，不管你的目的是提供信息、说服别人还是增进友谊，最打动人的词就是“you” 和“your” 。

3 使用委婉的语气

在商务交流中，双方难免会有分歧．为了不因直接话语而冒犯他人，建议在商务英文信函写作中尽量使用温和、委婉的语气。要想表达委婉的语气在商务英文信函写作中可以适当的使用语义模糊的词汇如 I m afraid ，I think，I believe”或运用虚拟语气，疑问句等形式。例如：

(1)I am afraid we can’t accept “Cash Against Document on arrival of goods at destination”．我方恐怕不能接受货到目的港后凭单付款的支付方式。

(2)Could you make payment by irrevocable L／C。贵方可否用不可撤消信用证付款。除了以上几种表答方式以外，情态动词、条件句、被动语态过去时的使用也可以起到缓和语气的作用。委婉的语气可以避免对对方的直接命令或指责，易被人接受，对商务沟通起到推动作用。

4 展示人情味

中国人很重感情，人们互相关心，互相理解。尤其当对方发生了不幸或不愉快的事情时往往会向对方表达亲切或同情之意，并且会表示一定的理解和美好的祝福，这种写信人向收信人表达关心、理解或同情的方式我们称作“展示人情味”策略。谚语说得好：“患难的朋友才是真正的朋友”。此话道出的真谛同样适用于商业伙伴之间的相处。当朋友遭遇不幸时，恐怕没有什么能比表示深切慰问的信更能让人感激，更彰显礼貌了。例：We acknowledge receipt of your letter dated the 3rd this month enclosing the reprography of the insurance policy，we are regret for your loss.(本月3日来函和保险单复印件已经收到，我们对贵公司所遭受的损失深表同情。)这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的

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信函，信中表达了己方对对方遭受的损失的同情与关心，充分体现了写信人富有人情味的一面。

5 避免不和

避免不和在商务信函写作中，主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。

①We sincerely recommend you to accept our proposal as our stocks are getting lower and lower day and day ,and we are afraid we shall be unable to meet your requirements if you fail to let us have your confirmation by return.(我们真诚地劝告贵方接受我们的建议,因为我们的库存逐日减少。如果贵方不立即确定,我们恐怕将无法满足贵方需要。)在此句中，如果把recommend 该为advise 的话，就会不妥。因为advise 有一种居高临下的涵义，好象非接受我们的建议不可，其实对方接不接受得由自己作主，别人无权干涉。

②According to our records , you have not yet settled your account for electronic equipment supplied to you on 10th December and 20th January this year.（根据我方存档，贵方尚未还清我方今年12月10日以及1月20日向贵方提供的电子设备货物的资金。）作者用According to our records 这个间接缓和模糊限制语来缓和对方未付款的事实。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

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四、结语

在商务交往中 商务信函不仅是用来沟通的媒介。更是建立友谊、吸引客户的手段。商业信函的特点和功能决定了商业信函中必须注重礼貌原则，其撰写的成功与否对企业的 业务有着极其重要的影响。因此，在日常的商务活动中．我们应注意商务英语写作中礼貌原则的运用，这样才能更好促进商务合作的顺利进行。

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五、参考文献

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