礼貌用词在商务信函写作中的体现 现

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礼貌用词在商务信函写作中的体现

摘要:随着社会经济的迅猛发展，商业信函逐渐成为人们在经济领域内的一种重要的交际手段，通过它人们可以交流信息、联系业务、商谈贸易、磋商、处理问题、传递友谊等。商业信函的特点和功能决定了商业信函中必须注重礼貌策略的表现。商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段,其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。可见，礼貌在商务信函中的作用不容忽视。礼貌原则是商务信函写作的基本原则，是成功进行商务沟通的的必要条件。本文通过具体的实例，从用词和语气两个方面展示了礼貌原则在商务信函写作中的体现并通过系统分析和大量实例的比较,论述商务信函中应坚持的礼貌原则,归纳出商务信函应用礼貌原则的主要方法

关键词：:礼貌用词 商务英语信函写作原则用词

随着中国经济的迅猛发展和世界经济全球一体化，中国与世界各国间的经贸往来日益频繁。商务英语信函，作为国际贸易业务往来中一种重要的交流与沟通手段，在国际商务活动中起着举足轻重的作用。而礼貌原则，作为商务信函写作的一种基本原则，扮演着重要的角色，它能营造一种平等、友好、寻求合作的气氛，使对方乐意与我们合作，从而有助于在竞争中脱颖而出。一封礼貌有加、措辞得体的商务信函可以帮助一个公司建构起良好的商业形象，进而带来无数的商机；反之，一封礼貌欠佳、用语不当的信函则会给一个公司带来负面的影响，引起对方误解，导致业务失败。“礼貌是商场上的武器之一，写信而不注意礼貌，犹如打仗时没有子弹。”礼貌原则，是商务信函写作的法宝，是成功交际的必要条件。语言学家Leech 曾提出礼貌原则,认为在所有的语言交际中,说话人和听话人之间应尽量地表示礼貌(maximize the expression of polite beliefs) 和尽量减少不礼貌的表达方式(minimize the expression of impolite belief s) 。此项原则对外贸信函英语具有特别重要的意义。因为人都有“面子”,若在信函中不给对方“面子”,本来完全可以成交的买卖也会失去;礼貌的外贸英语信函重视对方的观点,尊重对方的权利、愿望和需要,迎合对方的心理,能产生令人愉快的感觉,从而促成和扩大对外贸易。因此,我们要注意礼貌原则的应用。

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一、礼貌用词 礼貌用词是指商务信函写作中措辞要力求委婉有礼，这不但可以树立企业的良好形象，为双方合作创造友好的洽谈气氛，还能事事留有余地，为进一步发展贸易关系奠定基础。例如在确认收到对方的来函、来电和有关贸易凭证时，要以礼貌的语言表示诚挚的谢意。如：

1）We have received your letter dated 8, for which we thank you.

2）We are pleased to receive your quotation sheet for Black Tea.

不仅如此，在向对方提出要求或期望时也要使用礼貌得体的用语。如下面两组句中，句1）措辞粗鲁，让人觉得发慌；句2）就温和多了，容易让人接受。

1）We must insist on your immediate payment．

2）We are counting on receiving your remittance．

1）You are requested to answer immediately without fail．

2）Your prompt answer would be highly appreciated．

即使在催收欠款或提出索赔等传递消极信息的信函中,也应注意措辞和策略，尽可能用委婉的用词来指出对方的不尽人意之处。如：

Thank you for your order for 50 reams of glass paper, but much to our regret, we can not agree to your payment by D/A.

在指出问题时用much to our regret，to be compelled to do 这样的词语，表明问题的提出是不得已的，而同时又暗示责任在对方，显得有礼、有据、有节，不至于伤害对方的感情，更有利于问题的解决。

2 使用简洁的客套语

当代外贸英语信函摈弃了一些陈旧难懂的客套语,如your esteemed favor (贵方的大函) 、

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we have for acknowledgement with thanks. . .(我们已收到 十分感谢) 等,但为了礼貌,还得用一些简洁的客套语,如thank you、we are glad/ pleased、we have pleasure、we would like you、we would be obliged/ grateful/ appreciated if

等。例如:

1）.We thank you for your letter of June 18 and have pleasure to inform you that the catalogue you asked for has been airmailed under (你方6 月18 日来信已收到,谢谢。兹奉告你要索取的目录已另由航空寄发。)

2.） We would like you to enquire into the financial and credit status of a firm in Milan on our behalf . (请代为查询一下米兰一家商行的财务和信用情况。)

3.） We would be obliged/ grateful/ appreciated/ pleased if you would let us know if the company is reliable in paying debts , and also if they pay promptly. (如蒙告知我们这家公司偿付债务是否可靠及他们付款是否及时,我们将十分感激。)

3 注意措辞

如果用词不当,就会冒犯对方,引起对方的不满和反感,从而影响贸易的顺利进行。例如:

1）We sincerely advise you to accept our proposal as our stocks are getting lower and lower day and day ,and we are afride we shall be unable to meet your requirement s if you fail to let us have your confirmation by return. (我们真诚地劝告你方接受我们的建议,因为我们的库存逐日减少。如果你方不立即确定,我们恐怕将无法满足你方需要。)此处advise 用得不妥,因为advise 有一种居高临下的涵义,好象非接受我们的建议不可;其实对方接不接受得由自己作主,别人无权干涉。故把advise 改成recommend 更为妥当。

2.） We reject your order No. 85 for 100 ,000yards of Cotton Print s Art . No. 1002. (我们拒绝接受你方85 号关于订购货号1002 号印花布十万码的定单。)

此句单刀直入地用reject (拒绝) 不太好,可改成Unfortunately ,we have been unable to accept . . . (很遗憾,我们不能接受 )

4 使用虚拟语气

使用虚拟语气可以使句子更婉转,具有更多的磋商余地,更有利于达成贸易协议。例如:

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1） If another instance of this discrepancy between the sample and the goods received should occur ,it would be very embarrassing. (如果订货样品与收到的货物不符的情况再发生的话,会令人十分困窘。)

2）. Could you also supply samples of the various skins of which the gloves are made, we should find it most helpful. (如也能寄来各种用于制手套的皮样将是极为有帮助的。) 5 使用对方观点

在外贸英语信函中,我们切记给谁写信。应站在对方的立场看问题,考虑对方的处境,明白对方的难处,说明我们了解对方、体谅对方,从而鼓励对方与我们合作。例如:We-viewpoint( 我方观点)

1）. You have not opened the L/ C for your order, which has been ready for shipment for a long time. We have written to you several times, but much to our regret, we have not had any reply from you up to the moment. (你方订的货等待装运很久了,但你方还没有开出相关的信用证。我们给你方写了好几次信,但非常遗憾,到目前为止我们还没有收到你方的回信。)

二、商务英语信函的写作原则

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