办公室管理期末模拟练习试题

完美.格式.编辑

办公室管理

第一章练习题 一、简答题

1．简述办公室的普遍含义。 1．简述办公室的主要特点。

2．谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。 二、设计题

几位领导同时布置任务怎么办？

X市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后，急匆匆地赶往自己办公室，在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务，对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神，又重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎同时布置的工作，李助理陷入左右为难的境地。 请你为李助理设计一个合理的应对之策。

参考答案： 一、简答题 1．参考答案：

（1）办公室是泛指一切机关、学校、企业等单位办理行政性事务的办公场所。 （2）办公室是机关企事业单位正常运行不可或缺的机构。 （3）办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。 2．参考答案：（1）辅助性（2）综合性（3）服务性 3．参考答案：

（1）办公室人员“善谋”要求：能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事务；要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。

（2）办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区：一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前；二是轻易抛出“夹生”想法，强加于领导，于公于己都不利；三是出“馊主意”，帮倒忙，给工作带来损失，造成被动局面。要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。 二、设计题 参考答案：

（1）办公室的一项基本职能是为领导（政务）服务，李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝，而是应当承担下来。

（2）李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的事项。

（3）李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。

（4）他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。

第二章练习题 一、简答题

1．简述常用办公设备使用规范。

2．简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。 二、设计题

设计一份A4打印用纸库存控制卡。库存参考号为C3，最大库存量为120令，最小库存量为20令，再订货量为35令。一令为500页。

专业.资料.整理

完美.格式.编辑

参考答案： 一、简答题： 1．参考答案：

(1)必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。

(2)必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或指定公用的。

(3)注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限。 (4)未经上司允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。 (5)办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至85％，过低需用加湿器，过高需用除湿器，放在距设备5米左右有效影响距离。 (6)如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。 2．参考答案：

（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全。 （2）储藏需要的面积取决于单位的大小。

（3）合理摆放。例如在柜中和储藏室放置物品，必须清楚地加标签，以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方，新物品置于旧物品的下面或后面等。 （4）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到。

（5）办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将导致纸张不能正常的送入打印机或复印机中。 二、设计题 参考答案： 库存参考号C3

项目A4打印用纸最大库存量120令 最小库存量20令

单位令（1令=500页）再订货量35令 日期 接收 发放 接收数量 发票号 供应商 发放数量 申请号 个人/部门 余额

第三章练习题 简答题

1．简述调查研究的三个阶段及其主要任务。 2．简述办公室督查工作的方式。

参考答案： 简答题

1．参考答案：

（1）准备阶段，主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。 （2）实施阶段，主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果。

（3）完成阶段，主要是撰写调研报告。 2．参考答案：

（1）现场督查（2）会议督查（3）书面督查（4）电话督查（5）互联网督查

第四章练习题

专业.资料.整理

完美.格式.编辑

一、简答题

1．简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。 2．简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。 3．简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容。 二、设计题

1．设计一份电话记录表。

2．设计一份开业典礼的筹备工作流程。 3．设计一份新闻发布会的筹备流程。

参考答案： 一、简答题 1．参考答案：

（1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。

（2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。 2．参考答案：

（1）剪彩的准备：红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。（5分） （2）剪彩的程序：请来宾就位→宣布仪式正式开始→奏国歌→进行发言→进行剪彩→进

行参观。（5分） 3．参考答案：

第三代时间优先级管理，讲求优先顺序的观念，即把要做的事情区分轻重缓急，又叫 ABCD法则。

A．重要且紧急——必须立刻做。

B．紧急但不重要（如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你，有人突然打电话请你吃饭

等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。

C．重要但不紧急（如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有第一类事的压

力，就应该将其当成紧急的事去做，不要拖延。

D．既不紧急也不重要（如娱乐、消遣等）——有闲工夫再说。 二、设计题 1．参考答案：

电话记录表 来电人 姓名：单位部门： 职务：电话号码： 来电时间 年 月 日 时 分 通话地点 来电人地点： 受话人地点：

1．

通话要点

2．

3．

结束时间 年 月 日 时 分

1．交由进行处理

处理要点 2．请尽快回电

3．约定再来电话

记录人

专业.资料.整理 …… 此处隐藏：2403字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……