党政机关标准公文模板制作方法示例

党政机关标准公文模板制作方法（示例）

对照标准制作模板 规范格式方便应用

——党政机关标准公文模板制作方法（示例）

徐州市政协 徐智勇

文章摘要：

如何规范党政机关行政公文的格式？如何使印发的行政公文符合《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准的规定？

本文以党政机关行政公文常用的红头文件为目标，逐一对照《办法》和《标准》中对行政公文各要素的具体要求，详细阐述了如何使用微软Word文字处理软件制作标准行政公文模板的方法和步骤。以供学习参考、交流探讨、互助共进。

相关公文格式标准

1．行政机关的公文种类：主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、报告、批复、函、会议纪要等。

2．部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。 3．“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

4．“报告”不得夹带请示事项。

5．人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。

6．公文的结构层次序数：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。如层次较少可以跨层使用，但层次序列、序数格式不变。

徐州市政协 徐智勇

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党政机关标准公文模板制作方法（示例） 7．公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

8．标识公文横向距离的长度单位为字。一个字指一个汉字空间。 9．标识公文中纵向距离的长度单位为行。以一个标准正文字体高度加一个标准行间空白为一基准行。

10．公文各要素标识规则：《国家行政机关公文格式》标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（含）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词（含）以下的各要素统称版记。

Word公文模板制作

首先打开Word，进入Word窗口界面。 一、设置页面

△《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中有关页面的具体格式要求（以下简称“格式要求”）：

公文用纸采用定量为60g/m2～80g/m2的胶印纸或复印纸。一般采用A4型纸，成品幅面尺寸为210mm×297mm。

公文页边与版心尺寸：天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。

排版规格：正文使用小二号仿宋字体，一般每页排20行，每行24个字。

◇制作设置方法：

1．选择“文件”菜单，选择“页面设置”。 2．选择“纸张”附签，选择纸张类型为A4。

3．选择“页边距”附签，选择方向为“纵向”，将页边距分别设置如下：上3.7厘米、下3.5厘米、左2.7厘米、右2.7厘米。

徐州市政协 徐智勇

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党政机关标准公文模板制作方法（示例） 4．选择“版式”附签，将页眉边界设置为2.5厘米，页脚边界设置为2.2厘米。

为“仿宋”，“字号”为“小二号”。

5．选择“文档网格”附签，单击“字体设置”，设置“中文字体”

6．选中“指定行和字符网格”，设置“每行”为“24”个字符，“每页”为“20”行。

二、设置页码 ◇制作设置方法：

1．选择“插入”菜单，选择“页码”；

徐州市政协 徐智勇

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党政机关标准公文模板制作方法（示例） 2．设置“位置”为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”为“外侧”。 3．单击“格式”按钮，设置“数字格式”为全角的显示格式，单击“确定”按钮完成页码设置。

4．双击选中页码，将字号设置成“四号”，然后在页码两边各加上一条全角方式的短线“－”，并与页码之间空一半角空格。

三、设置公文份数序号、密级和保密期限、紧急程度 △格式要求：

涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限，密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。其中“绝密”、“机密”级公文应标明份数序号。

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

如需标识秘密等级，用小二号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，在秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

如需标识紧急程度，用小二号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识密级与紧急程度，密级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

◇制作设置方法：

1．公文份数序号：“绝密”、“机密”公文需要标识份数序号，可在公文印制完成后使用打码机在第1行左顶格印制序号。

徐州市政协 徐智勇

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党政机关标准公文模板制作方法（示例） 2．设置密级和保密期限：在第1行设置一个右空为0的右对齐制表符，按Tab键将光移至右对齐位置，输入“秘密★五年”，秘密两字之间空1字，字体设置为小二号黑体。（可根据修改密级和期限）

3．设置紧急程度标识：按国家标准规定设置，根据有无密级标识选择紧急程度的排版位置。操作方法同上。

四、设置发文机关标识 △格式要求：

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。

发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

◇制作设置方法：

1．在版心第3行输入发文机关标识，如“×××委员会文件”。 2．设置该行文字字体为“小标宋”，字体颜色为“红色”，字号为“60磅”，字符缩放比例为66%（缩放比例可根据字数多少进行调整，以美观大方为准则）。

3．设置该段落为“分散对齐”，设置段落行距为“固定值85磅”。

五、设置发文字号 △格式要求：

发文字号由机关代字、年份和序号组成。联合行文，只标明主办

徐州市政协 徐智勇

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