计算机英语（第4版） 刘艺 课文参考译文(10)

主有权阅读你的电子邮件而无需你知道或得到你的允许。另外，删除的电子邮件可从公司的服务器上恢复，而且它们可用于法律案件。

骚扰和歧视案件越来越多地取决于在电子邮件中找到的证据。关于个人关系或容貌的轻率电子邮件可能被保存并在法庭案件审理中用于对付发送人。关于性别、种族或性取向缺乏慎重的议论也可能带来意想不到的后果。你发送给同事的“无恶意的”黄色笑话，最终可能被律师用于证明你在制造一个“不利的工作环境”。

二、电子邮件的基本特征

电子邮件的格式编排类似于备忘录。典型的电子邮件有题头和正文。它们还有附件、签名等附加特征。

1．题头

题头有用于填写收件人和主题的行。通常，还会有允许你扩展邮件功能的其他行，如抄送、密送、附件等。

● 收件人行——这是你键入你向其发送电子邮件的人的电子邮件地址的地方。你可以在该行输入多个地址，允许你向多人发送邮件。

● 抄送和密送行——这些行用于复制邮件给次要读者，如你的主管或者对你的交谈可能感兴趣的其他人。抄送行向收件人表明，有其他人在接收邮件的副本。密送行允许你在别人不知晓的情况下将邮件复制给他人。

● 主题行——该行标明电子邮件的话题，通常使用简短的语句。如果该邮件是对以前邮件的回复，则电子邮件程序通常会在主题行自动插入“回复：”。如果转发邮件，则在主题行插入“转发：”。

● 附件行——该行标明是否有任何其他文件、图片或程序附加于电子邮件之中。你可以附加在你的文字处理软件、电子数据表程序或演示软件中创建的整个文档。附加的文档会保持其原有格式，并可直接下载到读者的计算机中。 2．信息区

信息区在题头下面，是你可键入致读者的话语的地方。它应该有清楚明白的引言、正文和结尾。

● 引言应尽可能简短地（1）表明主题、（2）说明用意并（3）阐述要点。还有，如果你想让读者做某事，你应该在最前面提出，而不是在电子邮件的结尾。 ● 正文应提供证明或支持你的电子邮件用意所需的信息。

● 结尾应重申要点并展望未来。大多数电子邮件读者从来不看到结尾，因此你应该在邮件中提早告诉他们任何行动项目，然后在结尾部分予以重申。

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信息区可能还包括其他类型的文本：

● 回复文本——当你回复一封邮件时，大多数电子邮件程序允许你将原邮件的有关部分复制到你的邮件中。这些部分常常用沿着左面的页边空白向下排列的箭头>标出。 ● 链接——你还可以添加与网站的直接链接。大多数程序将自动识别一个像http://www.predatorconservation.org的网页地址，并使其成为电子邮件信息区的一个活链接。

● 附件——如果你给你的电子邮件附加了一个文件，你应该在信息区告诉读者邮件中附加了一个文件。不然的话，他们也许注意不到该附件。

● 情感符——信息区的另外一个常见特征是情感符的使用（图11A-2）。如果有节制地使用，情感符可有助于你表明用书写的文本难以传达的情感。但是，如果使用过度，情感符可能使有些读者感到烦恼。在大多数工作场所的情景下，不应使用情感符。它们具有嬉戏和非正式的性质，因此，确实只适用于关系密切的同事或朋友之间的电子邮件。

符号 :-) ;-) :-o :-| :-\\ :-( ;-( :-x :'-( 意思 愉快的表情 使眼色的愉快表情 吃惊的表情 板着面孔的表情 假笑的表情 不愉快的表情 使眼色的不愉快表情 沉默的表情 哭泣 图11A-2：一些常用的情感符

3．签名

电子邮件程序通常允许你创建一个签名文件，该文件可在邮件结尾自动加上签名。签名文件可繁可简。它们允许你个性化你的邮件，并添加额外联系信息。通过创建签名文件，你可以避免在你写的每封邮件的结尾处打上姓名、头衔、电话号码，等等。

4．附件

与其他的交流形式相比，电子邮件的一个优势是能够收发附件。附件是读者可以下载到自己计算机上的文件、图片或程序。

● 发送附件——你如果想为电子邮件添加附件，那就点击你的电子邮件软件程序中的

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“添加文档”或“附件”按钮。大多数程序随即会打开一个文本框，允许你查找并选择想要附加的文件。

● 接收附件——如果某人发给你一个附件，你的电子邮件程序会使用一个图标，来表示有文件附加于电子邮件。点击该图标，大多数电子邮件程序随即会让你将该文档保存到硬盘上。你可以再从那里打开该文件。 三、电子邮件应遵守的网规

电子邮件有自己的规矩或“网规”。这里有你在工作场所可以遵循的12条网规： ● 简洁——将邮件长度保持在一屏半以内。如果内容超过一屏半，应打电话、写备忘录或者将有关信息作为附件发送。

● 仅提供需要知道的信息——决定谁需要知道你要说的内容，然后仅给他们发送他们需要的信息——仅此而已。

● 视电子邮件中信息的安全度几近于明信片上信息的安全度——要认识到任何人都可能转发你的邮件或者用它来对付你。如果信息是秘密的或专属的，电子邮件不是一种适当的传送方式。

● 不要通过电子邮件说任何你不愿在会议上或对司法当局说的话——嘿，意外事件可能发生。你可能将令人难堪的东西发送给整个机构。或者，某个人可能替你这样做。 ● 千万不要立即回复令你愤怒或不安的邮件——给你自己时间冷静下来。你愤怒的时候，千万别写电子邮件，因为这些小畜生有办法反咬你一口。

● 避免使用过多的幽默，特别是反语或讽刺——在电子邮件中，你的诙谐俏皮话难得达到你想要的确切效果。记住你的电子邮件可能很容易被误解或断章取义。同时，美国人的幽默感经常让外国读者感到烦恼。因此，如果你的邮件是发往海外的，应尽可能少地使用幽默。

● 摘引或转发他人的电子邮件要格外慎重——如果其他人的邮件有丝毫的被误解的可能性，则应在你自己的邮件中解释转述，而不应将其转发或部分复制。

● 如果你与人面对面时不愿令人不快的话，那在电子邮件中也不要——与在车中驾驶很相像，电子邮件给人以虚假的安全感。但是，实际上，信息高速公路上的那些人都是真人，他们是有感情的。再说，他们可以保存你的谩骂性或骚扰性邮件，并将其用作对付你的证据。

● 千万不要发送任何可能具有专属性质的东西——有一些经典案例，在这些案例中保密信息或行业秘密通过电子邮件发送给了竞争者或媒体。如果信息是专属的，应使用传统传递途径，如普通邮件或信使。

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● 不要在工作场所向人发送争论邮件、垃圾邮件或连锁邮件——如果你必须做这些事，则应在家里用你的个人电脑。在工作场所，应假定这些活动最终会被用于对付你。你可能被解雇。

● 发送网上流行的“紧急”消息应三思而后行——有很多关于计算机病毒“擦除你硬盘上数据”的恶作剧。当某些易上当的人开始向其所有朋友发送这些恶作剧消息时，它们便获得了新的活力。有些病毒是真的，但大多数不是。在你向所有朋友和同事发出警告之前，应先等一两天，看看威胁是真是假。

● 原谅别人的语法错误，但你自己不要犯——有些人视电子邮件为非正式交流方式，因此他们很少进行修改（尽管他们应该这样做）。语法错误和拼写错误不免发生，所以你可要原谅发件人。另一方面，这些错误使发件人显得愚蠢，因此，不要发出马虎的电子邮件。

第十二单元：电子商务

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