援外项目技术资料归档整理与移交办法(2)

证明文件的复印件须加盖原件存放单位的公章。制作归档资料副本时，如原件份数不足，可以使用正本资料的复印件。

第五章 归档资料的组卷

第十三条 组卷的原则

（一）文字资料和图纸原则上不能混装，如有必要混装组卷的资料，应该文字资料在前，图纸在后。

（二）遵循资料形成的自然规律，保持卷内资料的有机联系。

（三）在按照上述原则的组卷条件下，卷内资料应按商务部核准的项目划分及形成时间有机地进行编排，系统地组卷。

1、工程图纸按专业组卷，同专业的图纸按图号顺序排列。

2、工程质量验收资料应按检验批、分项、分部（子分部）和单位工程（子单位）顺序逐级编排组卷。

3、钢筋、水泥、砂石等公用材料的有关资料应单独组卷。

4、单位工程的归档资料总量超过20卷的，应编制总目录且独立成卷。

第十四条 案卷编制 （一）案卷构成

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案卷应由封面、卷内目录、卷内资料、备考表和封底构成并按此顺序装订（案卷封面、卷内目录和备考表的样本详见附件3至5）。

（二）案卷页码编号

1、每卷页码独立编号，卷内有书写内容的资料均按页面编号，页号从阿拉伯数字1开始，编写在页面的右下角（背面如有内容，编写在背面的左下角），折叠后的图纸一律编写在右下角。

2、案卷封面、卷内目录、卷内备考表、封底不编写页号。

3、成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原有目录可代替卷内目录，已有页码的不必重新编号。

第十五条 案卷规格与装订

（一） 案卷规格：案卷封面、目录、备考表、封底均应采用70g以上、A4幅（297mm*210mm）尺寸的书写纸张制作，图纸统一折叠成A4幅面，小于A4幅面的要用A4白纸衬托。

（二）不同幅面的图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面，图标栏露出外面。

（三）案卷厚度：文字资料以近40mm为宜，图纸资料以40 mm—60mm为宜。考察、勘察报告、中期验收、竣工验

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收报告必须独立成卷。

（四）包括文字和图纸在内的所有零散资料均必须整齐牢固装订成卷,装订前应剔除金属物，建议采用线绳左侧三孔装订法，订结打在背面。装订线距左侧20mm，上下孔距中孔80mm，避免装订线压占页面上有图、文内容的部分。必要时，装订线一侧根据案卷薄厚加垫草板纸。

自然成册的资料不必另行装订，但不得带有金属装订物，不得以塑料装订物打孔活页装订。

第十六条 案卷的装盒

资料移交前不必装盒，正式移交后在经济合作局使用中国对外援助成套项目档案专用装具统一装盒。

第六章 电子文件收集与整理

第十七条 电子文件的收集

电子文件包括以下两类：一是有关文字资料和图纸的电子版本（见附件2-1～2-5中电子文件移交相关部分）；二是反映项目实施各方面情况的音像和图片资料的电子文件（归档移交内容和分类目录见附件6）。

第一类电子文件最终版确定并印制相应纸质文件后，应立即将最终版的电子文件存入专用的暂存存储器中（其它无关电子文件不得与此混存），或刻录成盘，妥善保管，供电子文件归档整理时使用。必要时，向本单位档案部门进行临

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时归档备案。

第二类电子文件形成后应立即在不同的存储介质中备份。

在纸质资料正式装订前，应按本办法的有关要求制作电子文件，尤其是需扫描成电子文件的纸质资料，如图纸类 电子文件的存储格式要求如下：

（一）文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式，移交时要求转化为PDF格式。

（二）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF、BMP为通用格式。

（三）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

（四）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI、RMVB为通用格式。

（五）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

（六）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件

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型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

第十八条 电子文件的整理

（一）对拟刻入光盘的电子文件进行归档鉴定，对其真实性、完整性、有效性进行检验和审核。

（二）对照纸质文件逐一核对，确保电子文件与相应纸质文件的内容及其表现形式一致，存储格式满足本办法的要求。

（三）对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测各电子文件所依赖的硬件环境的有效性、软件环境的有效性、有无病毒感染等。

（四）按附件6的分类目录存储检验合格的音像、图片电子文件，必要时增加子条目。

第十九条 电子光盘的刻录及包装要求

（一）文字、图纸、音像图片等三类电子文件不能在同一张光盘中混装，须分别刻录在不同的光盘上。

（二）竣工图电子文件以有手签、盖章的纸质竣工图为对象，扫描形成电子文件。

（三）如果电子文件是由自行开发的软件形成的，应将该软件与相关数据一同刻录进光盘。

（四）选用高品质一次性可读写CD或DVD光盘，禁止

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