广西路网项目公路工程文件材料收集立卷归档实施细则(4)

（四）卷内目录、卷内备考表不编页码，各案卷之间不连续编页码。

（五）页码编制错误，可以采用杠改的方式，不能使用涂改液覆盖。

第二十二条 案卷由案卷卷盒、内封面、卷内目录、卷内文件材料及备考表（封底）组成，其格式均应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）（具体格式见附件4）。

第二十三条 卷盒正面及卷脊可只填写案卷的档号和立卷单位。（卷盒内装有若干卷案卷的，卷盒正面及卷脊应填写盒内案卷的起止档号。）

第二十四条 内封面由下列内容构成：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号。

案卷题名应能准确反映本案卷的基本内容，包括公路建设项目名称、起讫里程、分项（分部、单位）工程名称及文件材料名称。

立卷单位指案卷的组卷单位或部门。

起止日期指本案卷内文件形成的最早和最晚的时间—年、月、日（年度应填写四位数字）。

保管期限填写划定的保管期限。保管期限分为永久、30年、10年三种。应根据项目的实际情况、项目文件材料的特性及利用价值，分别确定案卷的保管期限。

密级根据国家及交通运输部有关保密规定确定并填写。 第二十五条 卷内目录由下列项目组成：

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（一）序号，按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起依次标注。按照卷内文件的划分，1份文件对应一个序号。

（二）文件编号，填写文件材料的原始编号或图号。 （三）责任者，填写文件材料的形成单位或主要形成单位。属原材料报验和工序报验文件，责任者应填写施工单位和监理单位。

（四）文件题名，填写卷内文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，并加[ ]符号。案卷内每份独立成件及单独办理报验和批准手续形成的文件材料，均应逐件填写文件标题。

（五）日期，填写文件材料形成最终日期。

（六）页次，填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件标注起止页号；属已装订成册的文件材料，在卷内文件目录页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。

（七）备注，填写需注明的情况。 第二十六条 备考表的编制要求

备考表中须注明本案卷组卷情况及本案卷包含文件份数；说明复印件归档原因和原件存放地；立卷人指案卷组卷人员，检查人应为部门或项目技术负责人及监理。

第二十七条 案卷装订的要求

公路建设项目档案除蓝图及成册文件材料外，按照三孔一线方式进行装订。装订前，应去除塑胶、塑封、塑膜、胶圈等易老化腐蚀纸张的封面或装订材料。装订均采用白色档案专用线，孔距为

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80mm,装订线距左纸边缘10mm，案卷底边和装订边要整齐，表头在上或在左侧。

不装订的图纸及成册文件材料，每份需加盖档号章。档号章内容包括该份文件材料所在案卷的档号和本案卷中所在页次（档号章式样见附件4《档号章式样》）。

第二十八条 案卷系统化排列及编号：

案卷的编制单位应按工程进展的自然过程，对已经整理好的案卷进行系统化排列，并用铅笔在封面及卷脊编写案卷流水号。其中，施工单位应对本合同段形成的案卷，按照其自然形成过程，依照路线进行方向，结合单位工程排列顺序依次进行排列。监理单位按照监理工作程序，以合同段为单位，对形成的案卷进行系统化排列。

第二十九条 案卷目录的编制：

经系统化排列和编号的案卷须编制案卷目录一式二份（含电子版），其格式应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）。

第五章 项目档案的汇总

第三十条 勘察设计单位、施工单位、监理单位应在交工验收前向项目法人移交所有经系统整理过的竣工文件材料及案卷目录、卷内目录和案卷编制说明，其中案卷目录和卷内目录须同时移交电子目录。项目法人及监理单位负责按本细则的要求进行检查。检查合格后办理移交手续，填写移交清单。

第三十一条 项目法人应当将各有关单位移交的竣工文件档

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案进行整理和排列，案卷排列顺序按照立项审批、勘察设计、工程准备、

施工、交竣工验收等不同阶段依次进行汇总整理和排列。其中施工阶段案卷按照项目法人单位、施工单位及监理单位形成的案卷分别进行汇总、整理和排列；施工单位和监理单位形成的案卷，依路线进行方向，以合同段为单位依次。

第三十二条 案卷总目录及档案整理情况说明的编制： 项目法人单位负责对经系统化整理和排列的所有案卷汇总编制案卷总目录（含电子版）及项目档案整理情况说明。说明内容包括项目立项审批及设计审批情况、建设规模及主要建设内容、项目档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、项目档案运用计算机管理情况及其他需要说明的情况。

第三十三条 档号的编制

档号由项目法人进行编制。编制前向各档案接收单位索要项目档号，按照各接收单位所需资料分别进行逐一编号。

第六章 项目档案的验收与移交

第三十四条 验收前的自检工作

项目法人在申请项目档案专项验收前，应组织有关参建单位按照交通建设项目档案管理有关要求进行自检，并形成自检报告。项目档案自检报告包括下列内容：

（一）工程概况及各合同段的起止桩号、主要工程数量等； （二）项目档案管理概况；保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；

（三）项目文件材料收集整理所依据的标准；

（四）项目文件材料的形成、收集、整理、编目与归档情况，竣工

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图的编制情况及质量状况，案卷总数量；

（五）有关科研、新技术的概述；

（六）档案在项目建设、管理、试运行中的作用； （七）自检结论及存在的问题和解决措施。

第三十五条 项目档案专项验收申请

符合项目档案专项验收条件的项目，由项目法人在项目竣工前三个月左右向自治区公路管理局提交验收申请报告。申请验收时需提交以下材料：

（一） 项目档案专项验收申请报告；

（二） 《项目档案专项验收申请表》（见附件6）； （三） 档案自检报告或档案审查意见； （四） 项目档案案卷目录（见附件4）。 第三十六条 项目档案专项验收组织

（一）组织单位：自治区公路管理局按照自治区交通运输厅的工作部署，组织广西公路网项目建设的工程档案验收。

（二）自治区公路管理局工程档案管理部门与工程管理部门及项目所在地公路管养单位的工程档案管理部门、建设办、设计、监理、施工等单位参加并组成验收组。自治区重点项目要根据管辖权邀请自治区档案局和自治区交通厅档案部门参加；如果项目所在地政府或项目管理单位需要存档的，要有项目所在地的档案部门人员参加。

（三）项目档案专项验收组成员一般不少于5人的单数，其中具有工程专业中级以上（含中级）专业技术职务的人员不得低于60%。参加档案验收的档案部门人员应持档案人员上岗证或参加过有关档案业务培训。路网建设项目建设办负责协助验收小组完成验收工作。

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