广西路网项目公路工程文件材料收集立卷归档实施细则(3)

照片号：为4位阿拉伯数字，同一组内数码照片从“0001”开始的顺序编号。

参见号：与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。 摄影者：照片的拍摄单位或拍摄人。

时间：数码照片拍摄时间。采用8位阿拉伯数字，依次为：年代4位，月和日各2位，不足的在前补“0”。

题名：本张照片的标题。

文字说明：本张照片的说明，包括事由、人物等要素。 存储文件名：本张照片的计算机文件名称。

第四章 项目文件材料的整理

第十八条 公路建设项目文件材料归档移交前，由文件材料形成单位，在项目文件材料预立卷的基础上，按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷，要做到分类科学，便于保管和利用。合同段未完成项目档案整理的，项目法人单位不得组织交工验收。

（一）立项审批阶段文件材料根据审批事项内在联系分别整理组卷。

（二）勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。

（三）招投标及合同文件材料按照招投标工作程序和合同内容分别整理组卷。

11

（四）工程准备阶段文件材料按照审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。

（五）工程管理文件材料按照问题结合时间分别整理组卷。 （六）变更文件以合同段为单位，按照变更文件编号依次汇总整理组卷，并编制设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表（见附件5《设计变更文件与竣工图档号对照一览表》）。

（七）计量支付报表与附件、计划进度报表按照合同段结合时间分别整理组卷。

（八）施工日志按照合同段结合时间集中整理组卷。 （九）施工文件材料：

1．原材料质量保证文件、配合比设计文件属单位（分部、分项）工程专用的，按单位（分部、分项）工程，分别集中整理组卷。除此之外，可以合同段为单位分别集中整理组卷。

2．施工原始文件，包括就工序施工质量控制问题印发的整改指令性文件及相关整改报告等，均应按照分项（分部、单位）工程，结合施工工序，归入相应部分分别整理组卷。

3．竣工图按照专业、图号分别整理组卷。 （十）监理文件：

1．监理管理文件以监理合同段为单位，按照依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件、费用控制文件等分别整理组卷。

2．平行试验及独立抽检的文件材料按照单位工程分别整理组卷。

12

3．旁站监理记录、巡视监理记录按施工合同段整理组卷。 4．监理日志按照监理机构和形成时间整理组卷。

（十一）工程试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录及报告、缺陷整改情况、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。

第十九条 卷内文件材料系统化排列：

（一）立项审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。

（二）设计审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。

（三）工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次进行排列。

（四）项目法人及监理就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题普发的文件材料，按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。

（五）施工文件材料：

1．原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列。 2．变更文件按照变更文件的文号顺序依次进行排列。 3．各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。

4．按照分项（分部、单位）工程分别整理组卷的文件材料，依照分项（分部、单位）工程施工进程，结合施工工序顺序依次进行排列。

13

5．合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结依次进行排列。

6．竣工图按照专业结合图号依次进行排列。

7．设备安装及调试文件按照依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维护、随机文件等顺序依次进行排列。

（六）监理文件：

1．监理管理文件按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。

2．旁站监理记录和平行试验及独立抽检文件材料按照单位、分部、分项工程依次进行排列。

3．监理日志按照监理机构和日志形成时间依次进行排列。 （七）计量支付文件与附件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。

（八）试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录、车辆通行情况、缺陷整改落实情况及各专项验收和竣工验收工作程序依次进行排列。

第二十条 文件划分及排列

卷内文件按以下原则划分，收集整理时应保证每份文件的完整性：

(1) 综合类文件正文与附件为1份，原件与复制件为1份，转发文与被转发文为1份，正文与发文稿纸为1份，来文与复文（指请示与批复、报告与批示、来函与复函）为1份；

14

(2) 工程施工类文件开工申请单为1份，施工组织设计报审表和附件为1份，施工技术方案报审表和附件为1份，施工放样报验单和附件为1份，单独报验的原材料进场报验单及附件（试验报告、试验记录、出厂质量证明文件）为1份，进场设备报验单及附件为1份，中间交工证书及附件为1份，检验申请批复单及附件为1份，承包人申请表及附件为1份，施工日记1本为1份，施工照片1个照片组为1份等；

(3) 监理工作指令及整改回复（含照片）为1份；监理日记1本为1份；监理照片1个照片组为1份。

卷内文件排列一般批复在前，请示在后；结论性文件在前，依据性文件在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；原件在前，复制件在后。图文混合材料文字在前，图样在后。

第二十一条 卷内文件页号编制的要求：

（一）经系统化排列的卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号，双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页编写页号。

（二）已装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，在其首页加盖档号章。

（三）已装订成册如与其他文件材料组成一卷的，该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号，但需要在该成册资料的首页加盖档号章。

15