集团文件管理培训资料

集团公文管理培训专用

青岛裕源集团公司QINGDAO YUYUAN GROUP

人事管理部监制 二O一O年十一月十六日

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外 外 内 内 外 外

发 发 来

文 文 文

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定义：以集团名义向外单位发文或发函 定义： 发文流程： 发文流程 一、经办部门草拟文稿(行文规范，内容反映客 观事实) 二、草拟文稿报分管领导审核 三、经办部门填写《发文拟稿封面》,并写明拟 稿部门意见 四、经办部门送交总裁办公室文档员处(含电子 版),由文档员统一编号或套用格式

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五、文档员报总裁办公室负责人审核并签 署会签意见 六、文档员送交会签部门进行文件的会签， 最终报企业负责人审批签发 七、总裁办公室负责人签署下发意见，文 档员下发文件，并将文件存档 八、经办部门办理用印手续 九、文件发送外单位

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定义：以企业名义向内部下发的文件，包 定义： 括各部门起草需要共同执行的规定、通知、 文件等。 分类：红头文件、一般性文件 分类：

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分 类： 青裕集司管字： 青裕集司管字：对企业管委会内重大方针决策、 人事任免(部长级以上，不含部长级)等重要事 宜的发布 青裕集司字：对总裁办公会研究的决策、人事任 青裕集司字： 免(部长级以下，含部长级)等重要事宜的发布 青裕集司人字、财字、法字：凡各部门发布的需 青裕集司人字、财字、法字： 企业共同执行的规定和通知，均以各部字号打头， 落款加盖企业印章

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发文流程： 发文流程： 一、经办部门草拟文稿，格式、行文规范，反映 内容客观真实。文件主送机关分为“各部(室)、 公司”、“各部(室)”、“**公司”、“**部门” 等 二、文稿由部门负责人、分管领导审核，填写 《发文拟稿封面》,并签署拟稿部门意见 三、经办部门送交总裁办公室文档员处(含电子 版),由文档员统一编号或套用格式 四、文档员报总裁办公室负责人审核并签署会签 意见

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五、文档员送交会签部门进行文件的会签， 最终报企业负责人审批签发后转经办部门 六、经办部门办理用印手续后将文件移交 文档员处 七、总裁办公室负责人签署下发意见，文 档员下发文件，并将文件存档

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定 义 以部门名义向企业负责人呈报的请示、报 告及各部门因工作联系需要的行文 发文流程 一、经办部门草拟文稿，格式、行文规范， 反映内容客观真实。 二、文稿由部门负责人、分管领导审核， 落款由各部门负责人签字

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三、经办部门送交总裁办公室文档员处，由文档 员统一编号并填写《文件处理单 》 四、文档员报总裁办公室负责人审核并签署会签 意见 五、文档员送交会签部门进行文件的会

签，最终 报企业负责人审批 六、总裁办公室负责人签署文件下发意见，文档 员下发文件，并将文件存档

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一、非法律文书、经济合同类文件

二、涉及法律文书、经济合同履行中的外 来函件 *法律文书类 *经济合同类

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一、各部门收到文件后送交文档员处，文 档员进行分类登记(使用收文登记本，加 盖总裁办公室收文章，按企业分类编号登 记、确定秘级、主办部门，附《文件处理 单》) 二、总裁办公室主任签署处理意见后，转 相关部门或领导签阅 三、 报企业负责人审批后转承办部门跟办 四、文件原件存档，复印件印发相关部门 及领导

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一、法律文书类： 法律文书类： (一)定义：主要是由公、检、法系统针对我公 司下达的有关法律文书。(如拘传票、通知书、 裁定书、判决书、调解书、仲裁书、起诉状、反 诉状、答辩状、上诉状、再审申请书、撤诉状、 管辖异议、查封令、扣押令、法律意见书、律师 见证书、民事委托代理协议、民事授权委托书、 法定代表人身份证明书、财产保全申请书、支付 令、证据保全、公示催告、强制执行、担保书、 协助执行通知书、决定书等.凡是涉及上述内容的 外来文书、函件

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(二)流程： 流程： 一、由总裁办公室与法律事务部共同签收， 使用收文登记本，加盖总裁办公室收文章 进行处理，并附《文件处理单》) 二、总裁办公室主任签署处理意见后，转 相关部门或领导签阅 三、 报企业负责人审批后转承办部门跟办 四、文件原件存档，复印件印发相关部门 及领导

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二、经济合同类 (一)定义：主要是在经济合同洽谈、签 定义： 定义 订以及履行中，对方单位向我公司发来的 相关函件。如：法律咨询书、资信调查书、 专利/商标证书、法律建议书、合同审查意 见书、律师授权声明书、律师函、调查函、 担保函、合同履行中双方来往函/催款函、 财产留置通知书、评估报告、拍卖委托书、 公证书、鉴证书、通知等。

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(二)流程：同“非法律文书、经济合同 类文件”流程。 (三)如遇个别需特殊处理的函件，法律事 务部可直接请示企业负责人处理后登记并 归档