JTS-QHSE-03-G024 公司会议管理规定

规定

受控号：JTS-QHSE-03-G024

公司会议管理规定

文件编号：JTS-QHSE-03-G024

版次/修改状态：B/01

编 审 批

制：纪宝来 核：王焕军 准：仇俊岳

天津天实工程建设监理公司

规定

目 录

1 目的 ...................................................................... 2 2 适用范围 .................................................................. 2 3 职责 ...................................................................... 2 4 会议管理内容 .............................................................. 2 5 会议纪律要求 .............................................................. 3 6 会议内容落实 .............................................................. 4 7 相关表格 .................................................................. 4

规定

1 目的

公司会议按地点可分为总部会议和项目会议，按照会议频次可分为例会（包含专题会 议）和临时会议，按照参会范围可分为内部会议和外部会议。

为使公司的会议管理规范化、程序化，提高工作效率，特制定此规定。 2 适用范围

本规定适用于本公司组织的各项会议，不适用于非本公司组织的会议。

3 职责

3.1 总部会议

3.1.1 公司领导和部门负责人负责会议的召集、会议时间的确定、议题的拟定、会议 资料准备、会议主持、会议纪要的审批和签发。

3.1.2 行政部负责会议的通知、会场的布置、会议记录和会议纪要的编制。

3.2 项目会议

3.2.1 项目负责人负责会议的召集、会议议题和程序的确定、会议的主持，会议资料 准备、会议纪要的审批和签发。

3.2.2 工程秘书以及相关专业工程师负责会议场所的布置、会议通知的拟定、会议记 录和会议纪要的编制及发放。

4 会议管理内容

4.1 总部会议

4.2.1 会议召集

(1) 确定会议议题；

(2) 确定参加人员范围；

(3) 确定会议召开时间，落实参加人员能否到会；

(4) 会议材料的收集、准备。

4.2.2 会议通知和准备

(1) 拟定会议通知，说明 4.2.1 中的各项内容。（适用于公司总部组织的大型会议）

(2) 行政部发出会议通知，形式：口头、电话、平台信息等。

(3) 会议材料的打印、分发。

规定

(4) 投影仪准备、会议室布置。 4.2.3 会议召开

(1) 按照会议程序进行会议议程。

(2) 行政部负责会议签到、记录和会议纪要的撰写。

4.2.4 会议纪要（一个工作日内完成）经过会议召集人审查批准后发放、存档，并由

会议召集人落实会议内容。

4.2 项目会议

4.2.1 会议种类

项目会议包括周工地例会、周安全例会、月度计划会（含设计、材料设备计划）、月 度质量会、月度安全会、各专业监理交底会、内部例会（培训会）、专题会和临时性会议 等。

4.2.2 会议召集和准备

(1) 例会的召集和准备应以书面（会议通知）的形式通知参会单位，明确会议时间、 地点、议程和提交材料。

(2) 工程秘书负责会议场所的落实和布置。

4.2.3 一般议程

(1) 会议签到。

(2) 检查上次会议布置事项的完成情况。

(3) 承包商汇报上周情况和本周（下周）计划。

(4) 专业工程师讲评。

(5) 与会单位讲评。

(6) 总监或项目经理总结。

4.2.4 会议纪要（一个工作日内完成）经过会议召集人审查批准后发放、存档，并由

会议召集人落实会议内容的落实。

5 会议纪律要求

5.1 所有参会人员需准时到会，并做好会议签到，不得迟到和早退；

5.2 会议期间，应将手机放在振动或无声状态，不得在会场内接、打电话；

规定

5.3 尊重会议发言人，不得在会场内交头接耳，影响他人发言； 5.4 要求参会人员发言简洁、紧紧围绕主题进行；

5.5 要求会议主持人或组织部门，提前做好会议准备工作，做到主题明确、议程简化、

有的放矢，尽量缩短会议时间。

6 会议内容落实

会议结束后，参会人员必须按照会议的要求，积极主动完成相应的工作，由会议组织部门负责跟踪检查，逐条消项落实。

7 相关表格

JTS-QHSE-03-T016 《会议签到表》

JTS-QHSE-03-T017 《会议纪要》