物流贸易公司管理规范之公文管理办法(2年新增)

第一章总则

作者天空之影

第一条为进一步做好贸易公司各部门的公文处理工作，使之规范化、制度化和科学化，实现与工厂公文管理全面接轨，结合公司实际情况，特制定此制度。

第二条本制度适用于贸易公司各部门的公文管理工作。

第三条本制度中的公文，包括各种外来文和发出文，是公司接受各种指令和信息，传达贯彻上级指示精神，请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

第四条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条贸易公司综合管理部是公文处理的管理机构，主管公司的公文管理工作并指导各部门的公文处理工作。

第二章公文种类

第六条公文主要种类有：

（一）命令

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。

（三）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十一）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要

适用于记载、传达会议精神和议定事项。

第三章公文格式

第七条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期

等部分组成。

（一）保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要通过专门渠道。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅；机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档；秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。格式为“机密★一年”、“绝密★三个月”不等。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。

（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。转发性公文不应将被转发部分按附件处理。

（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发

机关负责人的签发日期为准，会议纪要使用会议结束的日期，加圆括弧置于标题之下。

（十一）公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词的标引，其顺序是先标类别词，再标类属词，最后标反映文件形式的词。

（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送机关较多的，应依上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同一层次的按党、政、工、团顺序排列。

第八条公司及各经营单位的红头文件等正式公文格式规范如下：

（一）公文使用纸张：A4型，幅面尺寸为：210mm×297mm。

（二）页边距设置：左右边距：25.5mm，上下边距26mm

（三）印制装订要求：双面印刷，页码居中，左侧装订，两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。

（四）公文中的各要素标识规则：

1、发文机关标识：分两种情况：

（1）以工厂名义发文，格式为：机关简称+公文种类简称+字+〔年号〕+文号构成，字体为仿宋体小3号字，居中排列。如通字〔2010〕20号；报字〔2010〕1号；请字〔2010〕3号。决定格式为：机关简称+字+〔年号〕+文号构成，居中排列。如字〔2010〕5号。党政工团联合行文格式同决定格式。

（2）以各部室名义发文，格式为：机关简称+部室简称+字+〔年号〕+文号构成，居中排列。如以办公室名义发文，则为办字〔2010〕

16号；以科技部名义发文，则为科字〔2010〕12号。（附各部室简称表）

注：如有签发人标识，则发文标识靠左空一字摆放，签发人标识靠右空一字摆放，两边对称。

2、签发人标识：用小三仿宋体字，签发人后面标全角冒号，冒号后用小三楷体字标识签发人的姓名；如：签发人：杨再超。

3、公文标题：发文标识下空两行，小二宋体字加黑，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

4、主送机关：标题下空1行，左侧顶格用小三仿宋体字标识，后标全角冒号。

5、公文正文：主送机关名称下一行，小三仿宋体字，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。行间距为25磅。

6、附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用小三仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.XXXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。

7、成文日期：用汉字将年、月、日标全；零写为“O”；正文偏左下方、右空4字排列。

8、发文印章：单一机关制发的公文在落款时不署发文机关名称，只标识成文日期；加盖印章时应上距正文2-4cm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。如果印章下弧有文字时，将印章中心线压在成文时间上。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，主办机关印章在前，印章均压成文日期；当联合行文需加盖三个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，印章用红色。在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不 …… 此处隐藏：4556字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……