如何提高期刊编务工作效率(2)

邮寄发票与样刊

发票与样刊的寄送耗时耗力，特别是对于期刊较短、发文量较大的期刊。根据笔者调查和收到的交换期刊发现，绝大部分编辑部寄送发票时都是手写，邮发样刊时都是先打印地址，剪裁之后用胶水或者糨糊贴于信封之上。这种方法效率较低且容易出错，笔者在此推荐使用不干胶打印纸。不干胶打印纸可以即撕即用，干净卫生且黏性好。先根据购买的不干胶打印纸样式，设计好模板，然后将所有固定邮发地址复制粘贴进去，最后调整格式即可。激光打印机和喷墨打印机均可使用该打印纸。如果要给作者邮寄样刊，只需将之前收集到的作者地址、邮编等信息复制粘贴到模板中，这样还可以避免因为笔误错写邮寄地址或电话，导致作者无法收到发票或者样刊。一般给作者邮寄发票的时候都是通过快递，那么在收到版面费之后，就可以根据Excel汇总表中信息打印邮寄地址与电话，贴于快递单上，邮寄之前最好记录下快递单号，并录入Excel汇总表中，以追踪快递;邮寄之后可以在QQ群中通知作者即将有快递寄到。《大地测量与地球动力学》为月刊，每期给固定地址邮发约500本样刊，给作者寄送40余本样刊。在使用该方法之前，需要花费一整天时间粘贴信封、填写快递单;在使用模板进行打印之后，只需花费1小时左右就可以完成所有工作，效率大幅提升。需要注意的时候，如果使用激光打印机，不干胶打印纸的标签数不宜过多，否则打印效果较差;打印模板设计完成之后，应该取消所有线框;模板的长度和宽度要略小于不干胶打印纸的标签，防止打印机进纸不正，导致部分文字打印不出来。

稿费和审稿费的发放

一般来说，稿费都是按期发放的，所以可以先在Excel汇总表中提取所有当期作者的信息，然后直接复制粘贴到稿费模板中。稿费与审稿费的发放建议都通过银行卡汇款，这样方便快捷，即使对方银行卡丢失或信息有误也不用担心(因为汇款失败，款项会自动退回)。财务人员统一汇款后，可以在QQ群中告知作者稿费金额并提醒作者注意查收。如果稿费金额高于800元人民币则需要缴税。稿费在800～4000元时，税金=(稿费所得－800)×14%;稿费大于4000元时，税金=稿费所得×(1－20%)×14%。如果每期文章较多，且稿费金额有高有低，那么可以使用Excel软件进行自动计算。首先根据文章的顺序，将作者名、文章名、作者银行卡号等信息复制粘贴于Excel模板中，然后根据各编辑部自定的标准计算应发稿费。计算税金时，先将应发金额按照降序(或升序)排列，然后根据稿费金额(800～4000元、4000元以上)分别键入计算公式，最后分别下拉自动计算。计算完成后，按照文章顺序重新排序，然后利用Excel自带的公式计算实发金额与合计金额。如果有一定的编程基础，也可以利用C++语言编写自定义分段函数，此方法可以一劳永逸。在第一篇文章的税金处(假设其位置为Excel中H3)键入“=IF(G3＜=800，0，IF(G3＜=4000，(G3－800)*0.14，G3*0．8*0．14))”(G3为应发金额所在位置)，按回车键就可以计算出第一个税金，其余的税金下拉自动计算。如果模板不同，只需将代码中“G3”根据第一个应发金额所在行列位置重新输入即可。目前大部分编辑部都使用了采编系统，统计审稿次数和人数时，只需从系统中导出相关数据即可。对于新增的审稿人，往往缺少他们的银行卡信息，这时最好写一份说明，盖上编辑部公章后，将说明的扫描件群发给这部分审稿人。在收到审稿人回信后，将相关信息录入采编系统，方便下次发放审稿费。也可以在给审稿人发送审稿邮件的时候注明要求提供银行卡号等信息，但是经笔者试验，此法效果不佳。需要注意的是，统计审稿次数的时候一定要按照稿件审回日期，而不是稿件送审日期，避免出现审稿费漏发的情况。因为在统计审稿次数的时候，送审的稿件不一定已经审回，按照稿件审回日期统计则不存在此问题。最后要强调的是，在开展每一期的工作之前，应该将所有要处理的事宜列于一张清单中，在完成当期工作之后进行核对，防止遗漏某些工作环节。