关于采购进货版类管理的思考

图书出版物采购方法

关于采购进货版类管理的思考

作为图书商品流通企业，控制管理好采购环节是实现经营计划目标的重要手段，控制好进货环节就等于控制住了图书商品流通的起点和源头。进货管理涉及计划、信息、版类协调、供应商和质量等几个方面。而版类管理是其中相当重要的一个环节。

书店采购图书通常有两种方式，一种是以类采购，即书店把图书划分成不同的类别，再把每个类别分配给采购员，每个人只采购自己所属类别的图书；另一种是以版采购，每个业务员负责不同出版社图书的采购。随着我国出版业的市场化进程，众多出版社打破原有的出版专业分工，走上出版综合化的道路。新华书店如果继续单纯以版别组织进货，虽然可以简化与出版社的业务交道，却容易造成总体商品结构不可控、重复进货等后果；以类组织进货又会带来业务联系的繁杂复杂、大量品种可能被遗漏的问题。版类协调成了目前全国书店进货管理的难点之一。

一、全国新华书店版类管理基本情况

江苏省新华书店图书销售公司一直坚持按类别对供货商进行采购，同时也按类进行考核，基本情况是40位采购人员，主要分成五大类，每五六个人分管一类，也就是说，针对一个出版社特别是综合性的出版社，可能会有多个采购员分门别类地进行日常联系和采购。

江西省连锁经营公司的做法是：先把所有供货商、出版社划分到社科、科技、文教三大类中，如果是综合性的出版社，则以其图书比重来区分，把其划分到占图书比重最大品种中，如机工社就划分到计算机类中，金盾就划到农业类中。再把这些供货商、出版社分配到10个采购业务员，由他们按版别采购，较偏重于以版代类的采购方式。每个出版社落实到一个采购员身上，与该社的沟通、图书报订等工作全部由这个采购员全权处理。

可以说，十年前的新华书店都是以类采购为主，但随着出版市场化加剧，近几年大部分的书店，诸如浙江省新华书店、四川新华集团文轩连锁公司、湖北省店、长春联合图书城、辽宁北方出版物配送有限公司、武汉市新华书店等国内近80%的书店都采取了按版采购的方式。应该说，我们省店的做法，既不是单纯的

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按图书种类采购，也不是单纯的按出版社采购，而是两者兼而有之。这是书店在发展过程中逐渐摸索出来的采购方式。

二、以类采购和以版采购的优劣势。

1、以类采购优势在于如果一个采购业务员只采购一二个品种，他对自己所负责品种的图书的市场情况就会比较熟悉，如该种书最受读者欢迎的是什么类型的，目前市场所需大致是多少，该种书的权威出版机构是哪几个等。而在采购该种图书时，就能按照所需进行筛选，不会眼花缭乱，不知从何选起。

劣势则是随着出版社的产品趋向于多元化，在采购过程中，很容易造成1家书店的多个采购人员同时与1家出版社接洽，在信息紊乱的同时还增加了无谓的人力成本。

2、以版采购，优势是书店与出版社能及时的沟通，便于出版社和书店的管理。劣势在于业务员不可能都清晰了解各类图书的情况，很难达到门门精通，可能造成报订的不准确。这对书店采购人员的综合素质要求很高，还需要书店内部业务员能及时、有效地沟通各种信息。

三、如何提高以版管理效率

大多数出版社由于产品多元化的发展，更倾向书店采购按版管理；而众多零售终端尤其是一些大卖场由于按类别陈列销售，更愿意进货人员按类管理。

书店采购图书的方式会影响采购的效率，书店改变采购方式是为了提高效率。我们江西省新华书店连锁公司采购的信息平台是以供货商（出版社）管理为基础的，订单生成、业务考核也是根据版别（供商）情况制定的。如果要实行按类管理，程序更改需要一段时间，对计算机技术方面也有要求，程序修改费用有待于评估。

我们省店现行的版类采购管理，要扬长避短，关键在于沟通。采购员要时时与出版社片区的发行人员联系，从中了解出版社最近的重点书是什么，有没有什么配合图书的营销计划，图书的销售情况等，以便于及时备货、添货。出版社能为书店做到的就是及时提供新书的资讯，主发到位，大量的后续工作还是需要书店采购员来完成。目前我店采购人员较少，业务量大，全国500多家出版社分到10个人头上，想兼顾周全的确很难。因此提升采购员的整体素质和工作能力，是解决问题最有效的方法之一。除了提升业务能力水平以外，采购员还应该有较

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强的责任心，缺乏责任心，就会影响到采购的效率。要培养采购员的责任心，一个较为有效的措施就是本着“正确、及时、经济”的原刚，定期对采购员的工作质量进行考核，制定严格的考核标准，控制图书的退货率。

四、他山之石

现代市场竞争越来越演变为供应链之间的竞争，零售终端竞争实力的强弱也日益依赖于上游供应商的能力与配合。应用反向营销理念，强化上游供应商的开发与管理，已成为当今零售商业的共识。当前，众多国际大企业，标准的采购流程可以划分为战略采购和订单协调两个环节，战略采购包括供货商的开发和管理，订单协调则主要负责材料采购计划，重复订单以及交货付款方面的事务。供货商的开发和管理是整个采购体系的核心，其表现也关系到整个采购部门的业绩。一般来说，供货商开发包括的内容有：供应市场竞争分析，寻找合格供货商，潜在供货商的评估，询价和报价，合同条款的谈判，最终供货商的选择。

德国贝塔斯曼书社采购流程近似这种流程。采购部按版类结合进行图书采购，专职负责下订单。而供货商管理部负责对供货商的维护、管理，洽谈折扣、付款等事项。面对众多的目标对象，供货商管理强调绩效考评、等级管理。供货商的实力业绩、提供商品的质量、交付情况(时间、数量)、订货满足率、与销售商的配合等都是评定供货商等级、寻找供货商伙伴的常用指标。等级的评定每年进行动态更新，不同等级的供应商享受不同的待遇。

书店版类协调的方法很多，深圳市新华书店买卖手的理念与操作应是一个较为完善的解决之道。买卖手即是将进货业务员分成买手和卖手两部分，买手负责供商联系、把握信息、引进品种、控制库存、实施添订和结算，卖手则负责所有供商产品的比较、选择、分级、配货和营销策划。

我们江西省店连锁经营公司在采购管理上不妨借鉴深圳市新华书店的买手卖手理念，把采购部打造成一流买手，把配供部打造成一流卖手。这种买卖手合作的版类结合方式，既对应了出版杜、供应商分片管理的运作，又贴近市场需要，可以达到控制结构，把握总体质量的目的，真正实现出版社、连锁总部、基层书店三赢。

企业管理部

2006年11月21日