公司内部沟通会议制度

一、 对各项会议的流程进行规范，提高公司会议的办事效率和有效性。 二、会议的分类

公司例会、专题会议、临时会议等。 三、定义

3.1例会 ：也称为例行会议，指定期召开的会议，在我公司内部包括：周例会、质量例会等。 3.2 专题会议

即为解决专项问题所需要开的会，此会的召开会另行通知。 3.3临时会议

临时会议是为解决突发事件或需要及时解决的问题所要召开的会，生产中的临时会议也可能在现场及时召开。 四、职责

4.1总经办：负责公司例会的组织、记录、公司周工作计划的编制、下发、跟踪落实、考核以及公司级专题会议和临时性会议组织。

4.2 总经理或指定代理人：负责公司例会的主持，确定公司周工作计划。 4.3 质量部部长：负责公司质量例会的组织、主持、记录和现场质量快速反应会议的主持。

4.4 各部门部长：参与例会并准备相关的会议资料、提报本部门需要提请解决问题，并落实各项例会的会议任务。

4.5 各副总：参与公司例会、对公司各项工作进行安排，执行公司例会的各项任务。

五、会议召开运行程序

5.1.会议召开流程

会议的流程一般分如下五个阶段： 会议通知——会议准备——会议召开——会议纪要的发放与跟踪——效果奖罚 。

5.2. 公司例会的召开流程

流程 A会议准备 知

责任人

作业描述

相关表单

会议签到 知

各部工作 汇报知

讨论和奖 惩知

工作安排、 下周公司 工作计划

B

5.2.1.5 会议记录：总经办 5.2.1.5 会议通知：正常情况下不需要 单独通知，但在例会取消地点/时间 变更或其他异常情况下总经办主任 需要提前通知。 5.2.2 会议准备 5.2.2.1 各部部长在开会前，负责准备 各部部长 《工作周报》 ,工作周报应包含上周 工作总结、下周工作计划、临时性工 总经办主 作完成情况、延误事项工作说明、需 要领导或其他部门配合事项几个方 任 面的内容。各部门的工作汇报的电子 文档应在开会前送交总经办。 工作周报 5.2.2.2 总经办负责会议准备，如会议 签到表、投影仪、白板笔、电脑等。 5.2.3 会议签到 会与人员 5.2.3.1 会议开始前，各与会人员在会 议签到表上签名，并

注明与会时间。 5.2.3.2 对于确因有事不能参加会议 的人员，应在开会前与会议主持人请 假并派职务代理人参加会议。 会议签到表 5.2.4 各部工作汇报 会议开始后， 公司各部门按照 《工 与会人员 作周报》格式进行工作汇报，并依次 按销售部、技术部、生产部、采购部、 物流部、质量部、设备部、财务部、 副总经理 总经办的顺序进行。 在某一部门汇报后，公司副总或 总经理对汇报内容进行提问和质疑， 总经理 汇报人应及时进行答辩。 与会人员 5.2.5 讨论和奖惩 5.2.6.1 与会人员对各部门提出的问题 总经办主 进行讨论，并对延误事项进行奖惩。 公 司 周 工 作 5.2.6.2 总经办对上周公司工作计划 任 各项人员的完成情况进行通报，并提 计划 交例会对没有及时完成工作事项的 予以奖惩。 5.2.6 工作安排和下周公司工作计划 副总 5.2.6.1 各副总根据分管业务范围，对 下周相关工作予以安排。 主持人 5.2.6.2 主持人根据上周工作完成情

5.3.1目的

规范和建立对现场质量问题快速反应的逻辑思维模式，转变管理层和服务人员参与解决问题的思想方法和态度,避免只说不做、只想不干、理论脱离现实的现象，做到管理层能够深入现场、找到问题根本原因、并进行改善，从源头上遏制质量问题再发现象，打造一次犯错永不再犯的良性循环平台。 5.3.2、范围

5.3.4 运作流程运作 流程发现问题

责任人

流程说明

模版/表 单

操作工 检验员

成立小组

质量部 长原因分 析、对策

原因分 析、对策

质量部 长 小组人 员

改进效果 验证

改进效果 验证

检验员

效果推广

标准固化

车间主 任 检验员主管工 程师

A

5.3.4.1 问题发现 操作工在自检和互检发现本工序或上一 个工序出现了质量问题时立即需要停线时 应立即检验员和班组长。生产线检验员负 责将过程检验中发现问题上报质量部长、 主管工程师、车间主任等人员，属于外购 件问题应及时通知采购部长。 5.3.4.2 成立小组 质量问题发生后，被通知人员(或指定人 员)必须保证在接到通知后 15 分钟内到达 发生质量问题的现场，并以质量部长为小 组长，成立现场快速反应会议小组。 5.3.4.3 原因分析、对策 在质量部长的主持下,小组人员对质量问题 进行原因分析、试验和验证，并针对存在 问题当场拿出解决措施执行,措施实施后， 小组成员负责对实施效果进行评价，当现 场生产产品连续 20 件没有异常后，生产转 入正常生产状态。如果在 1 小时内无法找 到质量问题原因或制定出的措施实施无效 果或当场无法拿出整改措施，小组成员应 该： (1)及时通知生产车间更换产品加工； (2)将质量信息及时上报公司总经理，并 提交当日公司快速反应会议进行处理； 5.3.4.4 改进效果验证 检验员负责对采取措施后产品加倍进行抽 《生产现 查，并将上述处理结果登记在《生产现场 场异常质 异常质量问题登记表》上，并将此信息填 量问题登 写在车间看板上； 记表》 5.3.4.5 效果推广 根据有效措施的实施情况，由车间主任 或检验员在第二天晨会现场培训操作工。 5.3.4.6 标准固化 现场问题解决后，主管工程师对有效的整 改措施进行提炼，形成书面的工艺文件或 工艺标准，并依据公司的相关规定，替代

运作 流程

责任人

流程说明

模版/表 单

A

考核激励

质量部

原有的工艺文件或工艺标准。 质量部长汇总当日各班组的现场问题处理 信息，填写《生产现场异常质量问题登记 表》上并报公司快速反应会议 5.3.4.7 考核激励 质量部负责对上述过程进行监督，并按照 6.5 规定对不按照要求执行人员进行考核。

生产现 场异常 质量问 题登记 表

5.4 公司质量例会(公司快速反应例会) 流程会议通知 知

责任人

作业描述

相关表单

会议准备 知

A

5.4.1 会议通知 5.4.1.1.公司质量例会为公司的例行会 质量部部 议， 会议时间： 每周一~周五下午 3:30 分。 长 5.4.1.2 会议地点：

公司会议室 (二楼) 。 5.4.1.3 会议参加人：副总经理、部门 部长(除财务、总经办外) 。 5.4.1.4 会议主持人：质量部长 5.4.1.5 会议记录：质量部 5.4.1.5 会议通知：正常情况下不需要 单独通知，但在例会取消地点/时间 变更或其他异常情况下质量部长需 要提前通知。 5.4.2 会议准备 5.42.1 质量部负责过程的主管负责提 报《生产现场异常质量问题登记表》 。 主管 5.4.2.2 质量部负责进货检验的主管负 责提报《进货检验异常质量问题统计 主管 表》 。 5.4.2.3 销售部部长负责提报客户投 销售部部 诉信息。 长 5.4.2.4 相关责任人在开会前，将提报 内容以电子文档形式提交质量部。 5.4.2.5 质量部负责会议准备，如会议 签到表、投影仪、白板笔、电脑等。 5.4.3 会议签到 5.4.3.1 会议开始前，各与会人员在会 议签到表上签名，并注明与会时间。

5.5.1会议通知：由组织部门/或业务主导部门负责。 5.5.2会议主持：会议组织部门 5.5.3会议记录：会议组织部门 5.5.4记录发放:相关与会人员 5.5.5跟踪落实：会议组织部门

5.5.5 奖惩：会议组织部门按照6.5考核后提交绩效考核部门。

六.会议纪律 6.1 目的