基于信息熵的项目群管理组织结构研究

项目管理

2010年5月第12卷第3期

东南大学学报(哲学社会科学版)

JournalofSoutheastUniversity(PhilosophyandSocialScience)

May2010Vol 12No.3

基于信息熵的项目群管理组织结构研究

毛 鹏1,王莉飞2,3,成 虎2

(1南京林业大学工程管理系,江苏南京210037;

3

2

东南大学项目管理研究所,江苏南京210096;

南京工业大学管理科学与工程学院,江苏南京210009)

[摘 要]大型工程项目在我国得到了迅速的发展,目前工程项目管理中常见的组织结构越来越不能适应大型工程项目群管理的需要。本文针对大型工程项目群实施的信息流通特点,提出了集成式项目群管理模式的组织结构;基于信息熵理论,构建了组织结构信息熵模型,并利用该模型对几种不同的组织结构进行分析比较,佐证了集成式项目群管理组织结构更适应大型工程项目群管理的要求。

[关键词]项目群管理;组织结构;信息熵;集成式

[中图分类号]F284 [文献标识码]A [文章编号]1671 511X(2010)03 0055 05

一、问题的提出

随着我国经济建设的迅速发展,越来越多的大型工程项目纷纷上马。由于大型工程项目具有规模大、周期长、专业复杂等特点,并且往往是由数个甚至数十个项目所构成的项目群,因此其建设管理难度也相应较大。而大型工程项目群的实施更是涉及业主、咨询单位、设计单位、承包商、分包商、供应商等多个参与方,其中还包括了土建、电气、设备、安装等不同的专业。这些参与方之间存在的各种信息关系和指令关系,组成了一个庞大的复杂系统。面对着如此大量的信息传递和处理的需求,目前工程项目管理中常见的直线职能式、矩阵式等各种组织结构逐渐显现出了不同程度的局限性,越来越不能适应大型工程项目群管理的需要,因此对于大型工程项目群管理组织结构的创新研究显得极为重要。

期项目实施过程中出现的问题。但由于此时后续阶段尚未进行,很多信息都是来自于参与各方的个人经验或推断,往往会存在着不确定性,因此这些信息可以认为是不确定信息。

而在项目群实施中,先行项目可以为后行项目提供确定性的信息。我们把项目群中的第一个项目称为首项目,以后各项目分别为次项目、第三项目、第四项目 在首项目的实施过程中,如果次项目尚未开始,此时项目群的信息流通与单个项目实施时相似,主要仍是首项目各参与方提前介入提供的不确定信息;当次项目开始实施后,此时除了各项目内部不确定信息的流通外,首项目能够为次项目提供更多的确定信息,即使是首项目尚未结束,其已实施阶段也能为次项目的未实施阶段提供确定信息,以指导次项目的实施。在第三、第四项目等后续项目的实施中,同样存在着先行项目为后行项目提供的确定信息指导[1]。

(二)集成式项目群管理组织结构

通过对项目群实施的信息流通特点分析可以看出,对于大型工程项目实施项目群管理,就必须构建有利于项目参与各方之间信息沟通和交流的平台,而集成式项目群管理团队(Integratedprogrammemanagementteam,IPMT)无疑是一种比较有效的形式。在此基础上形成的集成式项目群管理(Integratedprogrammemanagement,IPM)模式更能够使IPMT在大型工程项目群管理中高效地发挥作用,它能有效地提高项目信息沟通的效率,改进信息沟通的质量,降低信息沟通的成本,从而实现项目群及项目之间的并行和协同,使得并行的工作模式能

二、项目群管理组织结构

(一)项目群实施的信息流通特点

在大型工程项目群管理中,为了实现缩短工期、提高质量和降低成本的目标,引入了并行工程的理念。并行工程可以看作是一种以业主为核心,各参与方在项目全过程共同协作的系统方法。引入这种管理思想,不仅可以在单个项目中使各参与方提前介入,实现项目本身的并行和协同,更可以实现项目之间的并行和协同。

在单个项目的实施中,各参与方的提前介入能为相应阶段工作的开展提供信息,使得在项目建设的早期各方就能协调一致,从一定程度上减少了后

[收稿日期]2010-01-30

[作者简介]毛鹏(1977 ),男,江苏靖江人,南京林业大学工程管理系讲师,研究方向:工程项目管理。

项目管理

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够顺利有效地进行。

东南大学学报(哲学社会科学版)第12卷

了微观解释。他认为,在由大量粒子构成的系统中,熵就表示粒子之间无规则的排列程度,或者说,表示系统的紊乱程度,系统越!乱 ,熵就越大;系统越有序,熵就越小。控制论的创始人维纳在 控制论%一书中指出:!一个系统的熵就是它的无组织程度的度量。

[3]52

集成式项目群管理模式的组织结构如图1所示。在IPM组织结构中,针对项目群成立IPMT1,从总体上对各个项目及各职能部门进行管理和协调,并保证各项目的信息资源需求以及利用效率的最大化。同时,在各个项目中又分别建立子IPMT,全面负责本项目的实施管理工作,并对本项目的管理目标向上级指挥部负责。可见,IPMT作为强大的决策者,直接领导各项目指挥部及其职能部门,并对项目的参与方下达指令

[2]

信息论把熵理解为不确定程度的量度。1948年,香农(C.E.Shannon)发表了著名的论文 通信的数学理论%,把用于物理学中的数学统计方法移植到通信领域,从而提出了信息熵的数学公式,从量的方面来描述信息的传输和提取问题[4]。香农把玻耳兹曼对熵的解释引入信息论中,他证明如果某个事物具有几种独立的可能结果(或称状态):x1,x2, ,xn,每个状态出现的概率分别为:p1,p2, ,pn,且有:

i=1

。

&pi=1

n

(1)

其中0 pi 1(i=1,2, ,n),那么该事物具有的不确定性的量H为:

n

H=-Ki&pilogpi

=1

图1 集成式项目群管理组织结构示意图

(2)

式中K为正常数。这里函数H和热力学中熵的玻耳兹曼表达式相似,因此信息论把H称为信息熵,作为随机事件不确定度的量度。

IPM模式中的IPMT是一个以业主为核心,以专业咨询机构为支撑,以项目为导向的动态的团队组织。组成IPMT的成员包括了整个项目群在全寿命期内可能需要的所有信息的提供者,主要有专业咨询机构代表、各相关职能部门的代表、各相关IPMT的代表,以及项目其他参与方的代表等等。由于项目实施的不同阶段对信息的需求不同,因此IPMT的组成成员也是不断变化的,可以根据实际需要,在不同时期灵活地加入新成员或退出老成员。

采用IPM模式,通过IPMT充分利用先行项目的确定信息,有利于克服各环节之间相互制约和脱节的矛盾,减少不必要的调整和修改,确保项目群目标的顺利实现。由此可见,IPM模式是一种以IPMT作为!加强型业主 对大型工程项目群进行全过程、全方位管理的新型项目管理模式。

香农的信息熵定义具有以下主要性质[5]46-47:1.对称性。当变量p1,p2, ,pn的顺序互换时不影响熵函数的值,即:

H(p1,p2, ,pn)=H(pk1,pk2, ,pkn)

(3)

式中{k1,k2, ,kn}是{1,2, ,n}的任意置换。

2.可加性。如果有两个相互独立的随机变量X和Y,X的概率分布为(p1,p2, ,pn),Y的概率分布为(q1,q2, ,qn),则:

H(XY)=H(p1,p2, ,pn)+H(q1,q2, ,qn)

(4)

3.确定性。只要有一个pi的值为1,则熵函数一定为零,即:

H(1,0, ,0)=H(0,1, ,0)= =0(5)4.极值性。当且仅当随机变量的每种状态出现的概率均等的情况下,信息熵取极大值,即等概率分布的信息状态下,系统的不确定性最大:H(p1,p2, ,pn) H

,, ,nnn

=Klogn

(6)

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