会务实训知识学习

会议实训

会务实训

会议实训

会议管理——指导要点会议基本流程会议策划会议组织构架 与审批

会议筹备 方案

会议评估会议通知 会后管理 与落实

会中组织 与管理

会议签到 与接待

会议承办 与准备

会议实训

案例分析； 会议食宿、值班 突发事件、医疗 与领导的沟通： 开头、书面；问 题和困难

一、会议筹备方案 的内容与作用、拟 写会议筹备方案；

会议主席台和 场内座位的安 排。会议现场 检查(P15)、 会议文件的准 备

电话会议及视频会议 的要求与特点(P4和 P6)

会议实训

会议管理——指导要点知识要点：会议的涵义 会议的目的 会议的特点 会议筹备方案的内容 构成商务会议的要素 商务会议的类型与特点 确定会议议题和时间的基本步骤 会议主办者的职责 制定会议规则的基本要求 会前、会中和会后办会工作的基本内容 制定会议规则的基本要求 提高会议质量的方法

会议实训

第一节 会前工作

会议实训

会议的策划 1. 会议策划的要素(主办者、承办者、与会 者、嘉宾、其他与会人员的职责) 2. 会议的人员构成(正式代表的权利) 3. 会议的策划方案(流程、列表；会议议题 的原则：一支笔、唯一性、计划性、可行 性；会议时间和会期；会议地点选择) 4. 会议的筹备会议(策划方案的选择) 5. 提高会议质量的措施

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会议的组织和管理

会前准备 - 成立TEAM组

组织落实，成立工作团队组TEAM 组 总指挥 副总指挥 宣传策划组 会务组 秘书组 负责人 职 责 整个活动的总负责、总协调 协助总指挥，负责常务工作 会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定 制、条幅内容、制作、娱乐活动策划…… 负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相 关物资、资料的准备，费用的预算、决算等 会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT 制作、 会议资料的整理、汇编

会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强 协调、经常汇报

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会议的组织和管理

会前准备 - 成立TEAM组

策划案确定之后，需要尽快成立各TEAM组(指大 型会议、活动),以便各自分工负责推进工作。一般分 为以下几个小组： 1、总指挥：一般由公司高层领导担任，对会议的 目的、主题有明确的认识，对整个活动总负责、总协调， 是最好的资源。 2、副总指挥：一般由牵头部门的总经理担任。协 助总指挥，会议召集人，负责常务工作。 3、策划组： 一般由负责市场推广的人员担任。会 议的形式(严肃？活泼？)、颁奖形式(新意？)、布 展、AV、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动 策划……

会议实训

会议的组织和管理

会前准备 - 成立TEAM组

4、会务组：负责参会代表的吃、住、行、接 送站等，以及相关

物资、资料的准备，费用的预算、 决算等。 5、秘书组：会议内容的策划、发言稿的跟踪 修改、PPT制作、会议资料的整理、汇编。 根据不同内容的会议，还可以成立其他TEAM 组，如有展示活动、户外市场活动，可组成展示组、 活动组等。 各TEAM组之间都有许多联系，因此需要经常 开会沟通，了解各自的进程，推动会前准备工作的 顺利进行。

会议实训

会议篇

会前准备 - 策划案的内容

策划案的内容

会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员(类型、人

数)、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等

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会议通知与会场的选择布置

会议实训

会议通知拟写与发送通知的内容与制订流程 发送形式和注意事项

会议实训

主席台座次安排依职务高低和选举结 果 会议主持人的位次 主席台座次的审核 台签的摆放

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会前准备工作要求充分 周密 安全 会议策划方案和筹备方案的区别 会场的选择与检查

会议实训

会议的组织和管理

会前准备 - 会场勘察

会议地点与会场 勘察地点选择原则(四级)会场勘察俗称“踩点”是 会前必须要做的基础性工 作 会议筹备检查的内容 P12)

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会议的组织和管理

会前准备 - 会场勘察

会议检查： 会期、规模、名额分配是否合理

原则 地点的选择 环境条件与用品准备 文件资料准备(类型P17和审核P 18)

会场布置情况 会议保卫

会议筹备的准备方法(P14)