文件档案管理制度

为实现文件统筹管理，明确文件层次类别，减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司实际情况，特制订本制度。

一、人力资源部是各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。

1、文件的签收：

（1）外来文件签收均由人力资源部资料员登记签收后，根据内容涉及范围附上"文件处理传阅单"分交有关责任部门或者责任人处理。并及时分类、登记、编号、保管。

（2）内部上下级、部门之间文件传递一律采用签收表。

2、文件的审批：

（1）公司层面的文件（长期时效）须经人力资源部审核，总经理审批方可正式下发。

（2）部门制定的政策、制度、标准、流程、办法等正式文件（长期时效）须经人力资源部审核，分管副总或总经理审批，人力资源部备案后方可生效。

（3）部门间正常往来通知、催办性等文件（短期时效），由发出部门最高主管人员审批，接收部门主管人员签收。

二、文件档案的管理机构：

1、人力资源部是文件档案的集中管理机构，统筹管理文件资料，对公司所属文件资料进行审核、分类、编号、归档等，实行动态管理。

2、公司各部门配合人力资源部做好收集呈报及本部门文件资料管理工作，建立本部门文件资料的分管台帐。

3、档案管理员的主要职责：

（1）、制定或参预制定文件管理的有关规章制度；

（2）、对公司各部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；

（3）、做好公司档案向有关档案的收集、整理、保管和利用工作;

（4）、文件资料的催办工作；

（5）、提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

三、档案的种类：

1、法规性文件。包括上级颁发、需公司执行的，或由公司发行的各种标准、规章制度等。

2、公司的重大决议。包括由公司董事会、经济运行分析会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

3、总结计划性文件。包括公司发展规划，方针政策，年度和月度工作总结和规划，年度营销计划、生产计划等。

4、组织与管理性文件。公司及各部门规章制度等管理标准方面的文件资料，组织结构及分配职能等工作标准方面的文件资料。

5、批示性文件。包括公司预算、绩效管理、考核指标、计划指标、技术指标、营销指标等，以及公司各类命令、工作指示、调度记录等。

6、合同书、协议书等原始记录和文本。

7、证件性文件资料。包括法人营业执照、土地许可证、卫生许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

8、汇报性文书资料。包括企业上报各级主管单位的文件资料和相关统计报表，以及公司领导在内部和外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

9、劳资人事资料。包括企业及人事任命、人事调整、人事管理、人才引进和培训、员工工资审核等相关资料。

10、题赠性资料。包括上级领导和外协友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

四、文件档案管理的基本程序：

包括档案的收集、审核、整理、保管、销毁、统计、检索、编研、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互关联。

五、档案的收集：

把分散的以及散失到其他部门的各类档案资料，按本规定，有计划地分别集中到人力资源部。收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价

值的各种资料，由人力资源部专管人员随时进行整理、立项、归档。

1、立项归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应归档。

2、立项归档的时间：

（1）凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交人力资源部归档。

（2）对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立项归档的时间可根据实际情况适当延长。

3、立项归档的要求：

（1）各部门文件管理人员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，转交人力资源部归档。

（2）初次移交或大规模移交文件资料要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份，日常移交双方在文件签收表上签字。

（3）归档的文件资料必顺完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必顺立在一起。

（4）立项时应分门别类编制好目录台帐，把文件的作者、标题、日期、编号等项目填写清楚，并注明保管期限。

（5）书写一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

（6）立项应确定好主题，结合其他特征进行分类，把有密切联系的文件分类编组在一起。

（7）立项应把上级文件与本公司文件按类别及保管期限和文件年限分开立项。

（8）立项归档后，发现需立项的文件资料，可按立项原则进行顺序编号插入。

（9）分类后的文件资料应按照一定规律进行顺序排列（一般以时间先后为准），做到检索方便。

（10）各种文件档案发布归档必须有原件（传真件需复印后附以复印件归档），并保持其完好无损。

（11）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物。

（12）背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

六、文件档案的借阅：

1、文件档案主要供本公司利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经总经理批准，方可查阅无密级文件档案。

2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的文件档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级文件档案，须经分管副总或原形成文件档案部门领导批准，方可借阅。

3、文件档案的借阅者应负责文件档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

4、对珍贵或易损的文件档案，应制成复制品提供使用。

5、文件档案一般不得借出。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。愈期不还者，资料管理员应及时催还。

6、借阅文件档案须妥善保管，若有遗失，将根据文件档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

七、文件档案管理要求：

1、文件档案管理员及与文件档案管理有关的人员均需加强保密意识，共同做好保密工作。

2、有密级文件档案只许在公司内查阅，不许带离。有密级文件档案复制时，需经公司人力资源部经理或副总以上领导批准。

3、要求文件资料分类清晰，编号有序。

4、要求检索迅速，对任何文件的查找和检索不能超过30秒。

5、外来参观检查人员，统一由人力资源部组织相关部门负责接待人答复问题和办理所需材料。

6、资料员遗失文件资料，根据情节轻重，给予处分，直到依法追究刑事责任。

7、企业在职工作人员调离本企业时，需按人力资源部要求整理已形成的文

件材料，并退还所借文件档案，人力资源部审查无误签字后，才能调离。资料员调离，就由人力资源部主任监督办理，文件档案交接之后，方能调离。

八、超期文件档案的销毁

1、对超过保存期限的文件档案，由资料员登记造册，经人力资源部经理和文件档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总或总经理批准，按规定销毁。

2、经批准销毁的文件档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁 …… 此处隐藏：1096字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……