谈如何提高档案利用服务——以翻译、制作学籍档案中英文成绩表为

文章通过翻译、制作学籍档案中的英文成绩表,编制数据库管理系统的实践过程,阐述了档案工作“贵在于活、重在于用”,只有对档案信息资源进行不断的加工和开发,为利用者提供准确而快速的创新服务,才能做到以服务求发展的观点。

第 2总第 24期 0期 2 1年 1月 00

内蒙古科技与经济I n rM o g l ce c c n lg n e n oi S in eTeh oo y& E o o a c n my

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谈如何提高档案利用服务以翻译、制作学籍档案中英文成绩表为例范秀琴(内蒙古农业大学，内蒙古呼和浩特 00 1) 1 0 8

摘要：章通过翻译、作学籍档案中的英文成绩表，制数据库管理系统的实践过程，述了档文制编阐案工作“在于活、在于用”只有对档案信息资源进行不断的加工和开发，利用者提供准确而快速贵重，为的创新服务，能做到以服务求发展的观点。才 关键词；籍档案，英文成绩；源开发；用服务 学中资利

中图分类号： 7 ( 2 ) G2 1 2 6

文献标识码： A

文章编号：o 7 6 2 ( 0 0 O一 o 5一 O 10— 91 21 )2 18 2学、物医学、产养殖学、植物检验检疫学 4个 动水动

随着留学热潮的逐步升温，国留学的人员越出

来越多，国所需材料的要求也越来越严格、范。出规 近年来内蒙古农业大学出国留学的学生也逐年增多，求档案馆能准确、速地提供学士、士的中要快硕英文学籍成绩表、英文毕业证书、位证书等。而中学现存档的纸质学籍档案既不符合留学要求的文本格式，没有中英文对照成绩，手工查阅速度慢， 又且不能及时为利用者提供服务。为满足历届毕业生出国深造的需要，过几年实践，们翻译、作了内蒙经我制古农业大学学籍档案中英文成绩模板，制数据库编管理系统，到检索快、用率高的目的，到广大达利受师生的好评。就其做法作一简单介绍，档案同行 现与共同学习。 1内蒙古农业大学学籍档案概述 高校学籍档案是大学生上学期间形成的对学校、会和个人具有保存价值的历史记录。籍档案社学是由学生的录取信息、册信息、籍异动、绩信注学成息、惩信息、业信息等原始材料组成，学生在奖毕是日常的学习和

实践中逐步形成的。具体内容主要有 审查学生入学资格、立学籍档案、级、级、 建升留降级、学、专业、地学习、学、学、学、惩转转异休复退奖管理、业资格审查、予学历证书等。内蒙古农业 毕授大学 (宗 4学籍档案包括 J 1 J 8 8个二级类 全 ) X1一 x1,目，中 J 4为学籍管理类。 1 9其 X1从 9 9年内蒙古农牧 学院与内蒙古林学院合并组建内蒙古农业大学， 到 20 0 6年共形成 1 2个学院、 2个专业、 2 4 1 3个班级的学籍档案 (含继续教育学院的学籍档案 )不。 2翻译、作中英文学籍档案成绩制内蒙古农业大学动物科学与医学学院于 1 9 99

本科专业，校生 15 0多人，科专业变化大。从 在 0学但每年的档案利用率看，校合并后该学院出国留学两日本、国的人员比其他学院人多。根据这一特点，美 我们将动科院 19 9 9年到 2 0 0 6年学籍档案做了详细 统计，成数据表：:制例

根据每个学院设置的专业，成不同专业的中制英文对照成绩表 (表 1。见 )将两张数据表链接，编制数据库管理系统。再当利用者需要档案馆提供学籍档案中英文成绩表服务

时，要他能提供出年度——学院——专业——班只级中任何两个信息，能调出他的学籍档案填充其即姓名、数等，快制作出他的中英文学籍档案成绩 分很表。到去年底，们又陆续完成了机电工程学院、 我计算机与信息工程学院、济管理学院、学院、学经理林院、业工程学院、态环境学院、物工程学院、 林生生食品科学与工程学院、利与土木建筑工程学院、文水人社会科学学院所有专业的学籍档案中英文成绩模板。在在提供利用学籍档案服务上，案工作人员现档不用翻阅纸质目录，是利用计算机检索制作，减而既轻劳动又提高了利用率。

年 4月成立，原内蒙古农牧学院动物科学系和动由物医学系组建而成。内蒙古农牧学院的前身为内蒙 古畜牧兽医学院， 15是 9 2年 1 1月由河北农学院畜牧 兽医系、西农

学院畜牧兽医组和平原 (撤销的山已省 )学院畜牧兽医组组建而成。学院现有动物科农

收稿日期：0 9 l—1 20一 1 5作者简介：秀琴 ( 9 4 )女，范 1 6一，副研究馆员。 1 8 5