档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求(2)

1）一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个

档案管理方法的细则

汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案；Y代表业务档案（如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识）；J代表科技档案；K代表会计档案（报表K1、账本K2、凭证K3)；X代表音像档案；D代表电子档案；SW代表实物档

案。

2）采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期（或30年）”、“短期（或10年）”三个不同的

保管期限。

3）目录号编制示例

业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案；Y2 代表长期（或30年）类的业务档案；y3 代表短期（或10年）类

的业务档案。

3、案卷（件）号、页号

1）案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上（含两个）案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，若超过1000卷要重新编制目录号、案卷号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其

他按“大流水”形式编写案卷号。

档案管理方法的细则

2）件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。

音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。

3）页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷（件）内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。卷（件）内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。页码的编写都是双面有字

的记2面，空白页不计数。

页号的位置：整卷装订的案卷，页码应编在文件正面右上角、背面左上角编写页号；单份装订的归档文件，页码应编在每份文件

的右下角、背面左下角编写页号。

我县规定每一份文件都需用铅笔重新编页号。单份装订的文件，有文件阅办单的，编页号从阅办单开始。打印件已经编有页码的

可不必再编，底稿页码接着正稿后面的页码数字续编。

整卷装订的案卷，如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起，应在卷内文件目录右上角的小方框内填写全宗号、目录号、案卷

号。

TOP

档案管理方法的细则

三、档案整理的质量要求：

（一）组合（卷）要求；以问题为主，兼顾其它特征，使文书材 料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，

保管期限准确。

1、齐全完整。

1）归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹

材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水；

2）收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活

动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集；

3）文电合一；

4）底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的

重要修改或批示，应收集与印件一并归档；

5）有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档；

6）附件随正件收集归档；关于同一问题的请示和批复应一起归档。

2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不

互相交叉或重合。

3、保持文件内在联系。

1）时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的．分年度时．以文件签发日期（成文日期）

档案管理方法的细则

为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发

日期（成文日期），电报以发出日期，判定文件所属年度。

遇到某些特殊情况，按以下原则处理：

（1）跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度；没有复

文的，放在请示年度；

跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度； 跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度；

跨年度的会议文件，放在会议结束的年度；

跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度；

法规性文件放在公布或批准的年度。

（2）专门年度，以专门年度为一年。如学校的教学档案。

（3）没有标明落款日期的文件材料．应通过对照等手段考证文件

的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。

（4）临时性机构，存在时间不长（两年以内），文件材料较少．形成的文件可以不分年度．放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。存在时间长的必须按年度

立卷。

2）来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，

应与本单位的文件放在一起组卷。

档案管理方法的细则

3）内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业

务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。

按问题组合要注意以下几点：

（1）同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一

起组卷。

（2）综合性文件和涉及两个以上问题的文件归入综合类。如档案局的一份年度工作总结，一份涉及档案法制、业务指导、科教问

题的文件均归入综合类。

（3）文电应合一组卷。

（4）单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件

合并组卷。

（5）不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等要与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并

在目录中加注说明。

（6）在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利

用带来不便。

4）正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案

保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。

档案管理方法的细则

A、文书档案类

根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期（30年、10年）二种不同的保管期限分开 。鉴定时把握四句话：以我为主（即本机关形成的文件都应存档、占档案的大头，且永久为多）、以人为本（即涉及个人的材料除了县级以下的奖励、警告以下的处分都是永久保管）、重视执法（凡是跟行政执法有 …… 此处隐藏：2369字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……