配件部进货销售及配件出入库基本流程

配件部进货销售、配件出入库及索赔件管理基本流程

配件是保证正常运转，顺利完成生产任务的重要物资，为了进一步做好配件管理工作，保证

生产的需要，特制订本办法。

一、 配件采购

我库配件采购基本来源于现代（江苏）和北京现代两家公司，流程如下：

1.北京现代配件采购：

（1） 我部根据客户需求及库存需求，按时间按批次在北京HCBN上

提交订货单，由厂家审批后按其库存直接发货，我库收到货物数量以随货的销售单为准核对；

（2） 配件款结款方式分为两类：一为直接现金打款，二为服务费转

结。

2.现代江苏配件采购：

（1） 我部根据客户需求及库存需求，按时间按批次在江苏HCBN上提交订货单，由厂家直接直接发货，我库以随货的销售单为准核对配件数量；

（2） 配件款结款方式分为三类：一为直接现金打款，二为服务费转结，三为销售-7、-9系列挖掘机厂家的赠送配件金额直接结所欠配件款。

二、配件入库：

(1)入库商品的接收。入库商品的接收主要有四种方式：物流公司接货；专用铁路线接货；到供货方仓库提货；本库接货。

(2)入库商品的验收。入库商品的验收工作，主要包括数量验收、

质量验收和包装验收三个方面。在数量和质量验收方面应分别按商品的性质、到货情况，来确定验收的标准和方法。

(3)验收发现问题的处理。验收中出现的问题，大体有如下几种情况：①数量不符；②质量问题；③包装问题；④单货不符或单据不全。

(4)办理配件入库手续。商品经过质量和数量验收后，由保管员在配件销售单上签收。仓库留存配件录入进库台账，并注明商品存放的时间及库位，以便统计、记账。同时，将配件销售单迅速转交至配件经理处作为正式进货的凭证。

三、 配件销售流程：

1. 客户购买配件：编制销售单→财务收款盖章→仓库领货核对数量→出货、完成销售

2. 客户退货：仓库收货核对数量质量及包装→仓库开具退货清单→编制退货单→财务盖章退款→完成退货

3. 客户保养及维修：售后服务人员根据客户需求开具销售单→售后人员开具借条→财务收借条核对盖章→仓库领货核对数量→出货→保养及维修完成后售后服务人员带款回公司交予财务→完成销售

4. 客户保养及维修退货：仓库从售后服务人员处收货→核对配件销售单后开具退货清单→编制退货单→财务盖章→完成退货

5. 客户支援部暂借配件：客户支援部部长开具借用单，注明配件名称、数量、使用人→服务人员仓库提货、签字确认→发货→使用后旧件返回、仓库核对→索赔新件申请回厂后，售后部长开具返

回单→清结欠条

6. 大修厂配件使用：根据维修车辆所需配件由大修厂负责人领用签字确认，待维修车辆修理完毕借款后，由修理厂财务负责人核对配件清单后付款销账

7. 售后驻点配件使用：售后服务部先后有三个驻点：北京，山西，格尔木。驻点使用所需配件先由驻点负责人传真所需配件清单，其中我部库存有的配件从库存中发货，开具销售单，驻点销售人员收到货物后签字确认回传。所结配件款待驻点人员返回后，根据实际销售情况开销售单销账

8. 分公司配件销售：在各分公司建立初期，各分公司配件部向总公司申请铺底配件，金额不等，均由丁总签字确任后我部发货，所需配件均开具销售单由负责人签字确认，结账为分公司服务费及返利中扣除。

四、 配件出库流程：

(1)出库准备。摸清商品存放的货位，检查商品完好情况，安排出库商品堆放的场所，以便能准确、及时、安全地做好出库工作。

(2)核对销售单。核对商品的品名、型号、单价、数量和提货日期等有无错误。审核无误后，组织配件出库，否则仓库拒绝发货。

(3)复核。为了保证出库配件不出差错，备货后立即进行复核。复核单货是否相符，主要包括品名、型号、数量、单价等是否与销售单一致；外观质量和包装是否完好等。

(4)编配包装，理货待运。出库配件属于自提自运的，与提货人当面

点交，直接装运出库。属于发往外地的商品，装箱人要按规定填制装箱单放于箱内，以便收货方验收。装箱单上要填明所装商品品名、数量和装箱日期。商品包装妥善后，并通知运输部门提货交运。

五、索赔件管理流程：

1.索赔新件自物流发至仓库后，根据调拨单详细资料，对实物进行比对，核实数量，并登记

2.索赔新件标明详细资料（车架号，客户名，配件名称，配件号，到货日期）

3.索赔新件的发放：根据A/S部部长所签发货通知单，如实发放索赔新件并进行登记领货售后人员名称，领用日期，以便对索赔件的发挥加以帮助

4.索赔新件未更换的，返回应在标贴明显处注明新件返回，并存放在固定区域

5.索赔旧件，当A/S人员更换索赔件后，索赔件旧件到库后，明确标明索赔件旧件车架号，配件名称，配件号和客户名，到货日期，并同时标注A/S人员姓名，核实无误后，将该件存放于规定区域。

所有索赔旧件按厂家要求，对不同工作时间的发生的更换件，分别存放，每月25-28日为索赔件返厂日期，索赔件管理人员应在该时期对当月所产生新旧件进行核实，包装后发送常见，并跟踪厂家相关部门对所返旧件的信息进行反馈。注：对特殊借出件必须由A/S部部长签署借用单，方可借用，并跟踪借出件的去向并督促及时返回或申请。