秘书工作 文献综述

本科毕业设计（论文）

文献综述

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文献综述：

试论协调与公关工作在文秘工作中的 重要性

一、 引言

当今的秘书工作，对秘书人员的文化素养、领导能力、社会交际、智谋、口才、写作水平等多方面的综合素质要求也愈来愈高。而秘书的协调能力和公关能力在现代秘书工作中起着至关重要的作用，为了做一个有前瞻意识的知识秘书；为了适应秘书工作日益发展的这一要求和需要；为了胜任领导得力助手的职责，

秘书人员就要充分的做好协调和公关工作。

从管理学说，协调是一种普遍存在的社会现象，是指管理者从系统整体出发，运用各种手段，正确的、妥善地处理系统之间、人们之间的各种关系，为实现系统目标而共同奋斗的一种管理职能，秘书的协调作用，首先体现在单位内部的协调上。一个单位，至上而下，形成有效运转的工作体系。领导同各部门及各部门之间需要统一步调，得到平衡。其次，是在本单位同外单位之间的协调作用。一个单位的工作，往往涉及外面有关单位。这就要靠秘书联络接洽，使双方一致。

公共关系指社会组织及其成员，为实现特定的目标，通过一定的传播媒介，在社会公众中塑造形象、沟通信息、协调关系，以增进与内外公众相互了解和相互适应的一种持久的策略行动。企业关系包括企业内部及企业外部关系，企业内部关系指企业同其内部公众之间的关系以及内部公众相互之间的关系，主要包括领导成员之间的关系、员工关系，股东关系、部门关系等。企业外部关系指企业同外部各类公众的关系，主要包括媒介关系、社区关系、政府关系、金融关系以及同顾客、消费者、竞争者、供应者、特殊社团的关系等。

在秘书人员所从事的一切实际工作中，无不渗透着公共关系的因素，也或多或少有公共关系的工作。如果一个秘书公关意识淡薄，连最基本的公关技巧也不懂，那他就会耳目闭塞、信息不灵，很难得到各个方面的关注、支持和帮助，本职工作是肯定干不好。所以秘书人员应特别注意：树立公关意识、重视自我形象的塑造、熟悉和掌握公共关系模式、树立危机意识，以达到实现公关目标，完成任务的目的。

二、主体

1984年，王千弓主编的《秘书学与秘书工作》在协调工作一章中对工作关系的协调分为了内部协调、上下协调、内外协调三个部分。工作关系协调不仅仅是人与人之间关系的协调，更是部门之间，单位与外单位之间关系的协调。

1990年，侯玉珍主编的《秘书实务》在秘书与公共关系一章中按照功能、功用将公共关系分为日常事务型、宣传型、征询型和矫正型四种模式。

1991年，廖为建编著的《公共关系学简明教程》中对公共关系下了这样的定义：公共关系，简称公关，是一种内求团结完善、外求和谐发展的经营管理艺术。通俗的说就是一个社会组织在自我完善的基础上，运用各种信息沟通传播媒介，协调和改善自我的人事环境和舆论气氛，满足公众需求，从而促进产品销售和组织发展的管理手段。

1995年，王序荪主编的《公关文秘》在组织形象的体现者一章中提到：形象是个人从事社会活动的资本，良好的形象更容易取得社会认可，而不良形象则会给本人带来许多障碍。文秘是组织形象的体现者，形象则是从品德能力、行为举止和仪表三个方面来体现的。

2004年，徐寒编著的《最新文秘实务》在沟通协调一章中讲了文秘对人际关系的协调，首先是与领导关系的协调：秘书的职责，是为领导做好服务工作，必须端正为领导服务的思想，积极了解领导的工作习惯，主动地做好服务工作，正确的领会、传达领导的意图，为领导做好参谋工作，尽可能的解除领导的后顾之忧，这样既可以做好自己的本职工作，又能很好的协调与领导的关系。其次是与同事关系的协调：除了领导，秘书人员接触最多的就是同事，协调好与同事的关系至关重要。最后是秘书与领导者群体关系的协调，领导者群体在根本利益、根本目标和根本原则上都是一致的，但由于每个领导者分工不同，各自的思想观念、领导风格和个性特征等发面也存在着差异，因此，他们之间也会产生一些矛盾和分歧，秘书作为领导的参谋和助手就要维护领导层的团结，及时调节领导之间的矛盾。

三、 总结

二十一世纪知识经济时代来临，职场形势瞬息万变，秘书人员除了要对自我角色高度认知并找准定位外，还必须充实专业的操作技巧及管理知识，循序渐进，不断学习，增强和深化知识，提高综合素质，善用信息科技手段以提升工作绩效，熟悉组织沟通，做一个有前瞻意识的知识秘书，以适应秘书工作日益发展的这一要求和需要，以胜任领导得力助手的职责。

协调，是引导组织之间、人员之间建立相互协作的主动配合的良好关系，有效利用各种资源，以实现共同预期目标的活动。协调工作的好与坏对凝聚团队力量、实现组织目标具有决定性的影响，因而也是出于特殊岗位和角色的秘书人员的首要指责，是秘书充分发挥辅助作用的关键环节。秘书人员在协调工作中要树立全局观念、奉献观念、原则观念，具备强烈的责任心和事业心。同时，按照实际情况进行调查研究，注意方法和策略做好综合协调工作。随着社会主义市场经济的发展和我国在诸多领域与国际接轨的加快，秘书工作的地位越发显得重要，在秘书工作的众多内容中，秘书的协调工作地位突出。可以说，在一定程度上，秘书协调工作的质量高低事关秘书全局工作的开展。

在秘书工作中，公共关系是一件很重要的工作，秘书不管是对上司、同仁、客户，或对各接洽商谈的单位，都需要更好的公关技巧。在社会主义市场经济条

件下，社会组织面临着来自各方面新的强大的生存压力。现代秘书在组织中发挥着信息的汇总和传播作用，上传下达，联系内外，协调左右，这无不与组织公共关系密切相关。现代秘书工作要取得成功，必须时刻注意树立和保持自身及其所在组织的良好形象和声誉，并将其贯彻于组织工作的始终。在工作实践中，一旦组织的形象和声誉由于外部或内部因素受到损害时，秘书人员必须及时向领导报告并协同有关人员在消除破坏因素的前提下，通过一系列行之有效的各种形式的有关活动，取得社会公众的了解、理解和支持，设法改善形象，挽回信誉，重塑组织的良好形象，变“危机”为实现组织进一步发展的“良机”。

四、 参 考 文 献

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