论如何正确发挥秘书工作的主动性(2)

防灾科技学院毕业设计(论文、综合实践报告）

理解去办事。秘书除了处理企业行政事务或接受上司授权处理有关业务或人事之外还要替领导处理一些琐碎事情，需要自己做决定。秘书的权力必须建立在领导控制之下，必须服从企业利益，秘书的限度就是严以律己，在职务许可的范围内，把秘书的权力充分利用，不留一丝空间。

2 秘书工作随机性大

秘书工作中随机性的工作很多，事先难以预计，虽然秘书部门也有自己的计划和安排，但往往变动性大，难以落到实处。比如，领导交办的任务没有具体要求，所以需要秘书根据经验和领导的意愿去完成，这样就需要秘书充分发挥自己的主动性。

所以秘书工作要适度，不应过于主动。既要得到领导的认可又要适可而止，利于工作的展开和自身的发展。这就要求秘书人员要恰当的发挥秘书工作的主动性。

四、如何恰当地发挥秘书工作的主动性

秘书不是决策者而是决策者的助手和执行者，因此必须按职责按规定办事，不能越职代权，借领导的名义发号施令，秘书必须明确自己为领导服务的界限，恰当地表现自己的主动性。

（一）秘书工作正确发挥主动性要考虑的问题 1 要考虑办公室秘书工作的性质——施令不发令

企业在组织生产、开展经营活动时许多工作都需要靠相互协调来完成，那么秘书工作人员在接到领导交办的任务后只有充分地发挥自己的协调、指导、服务、督办职能，统一思想，明确目标，形成共识，才便于工作的顺利开展。如果不掌握基层实际情况，强迫基层去完成不可能完成的工作，这样必将影响生产经营的运行，危害企业建设。

2 要考虑秘书工作的位置——主动而不越位脱轨

作为领导的参谋与助手，秘书工作人员在辅助领导决策，或向领导提出建议时，不仅要做到信息来源真实准确、备选方案充分，建议意见科学合理，同时要注意区分场合、分清主次、把握分寸、摆正位置、点到为止，不说与身份不相符的话。

3 要考虑秘书工作的职能——明白不告白

秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置，在向领导提供决策信息或者反馈决策执行情况的过程中，要正确理解各级管理工作者在事物认识上的差异和问题处理方式上的区别，不同情况分别对待，认识不同可追求目标一致，方式不同可实现异曲同工，因此秘书工作人员处理问题的方

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式更要有策略性，原则是既要有利于上下沟通，又要有利于推进工作，防止隔阂[9]。

（二）秘书工作人员发挥主动性要恰当适度

发挥秘书工作主动性目的就是使领导的工作更完善，这样就要充分运用与领导工作紧密相关的有利条件，与秘书工作职能相对应，那么这就要求秘书工作人员发挥主动性要恰当适度。

1 辅助决策要有度

秘书要学会站在领导的角度来判断、分析、思考和处理问题，急领导之所急，想领导之所想，特别是在领导征求自己的意见和看法时，要注意提建议的方式、方法和时机，恰如其分的合理化建议不仅能为领导的科学决策节省时间，而且还会给领导的正确决策提供有益的帮助。秘书人员在谋划企业发展决策的过程中，要有针对性地深入实际，调查研究，最大限度地发挥参谋作用，提出科学合理的备选方案供领导决策，绝不能带有个人观点[10]。

2 协调关系要有度

秘书除了要协调和处理好与领导之间的关系外还要沟通和衔接好内部和外部关系。对领导要忠诚，对待同事和下属要尊重和关心，由于企业内部单位，部门之间各自的利益性，秘书人员在发挥协调沟通作用时应着力共同点，协调不同点统一意志，减少分歧，促进发展；对待客户及业务相关的单位要诚实无欺和努力维持长久的人际关系。

3 工作落实要有度

领导在谋划大局、计划长远、处理疑难问题的过程中难免会在某些枝节的处理上考虑不周。作为领导的助手，秘书人员一方面要自觉维护领导的权威，尽己所能为领导分忧解难，另一方面在领导的决策可能出现偏差时要积极地进言献策及时提醒。发挥恰当的主动性有利于工作顺利开展，反之则带来诸多不利因素。

4 为人处事要有度

秘书工作是一个累人伤神又劳心的岗位，不仅随时会面对紧要事、疑难事、突发事，而且工作时间紧、任务重、要求高，有时还可能会受到领导的责备，但是作为一个合格的秘书人员一定要处之泰然，心中有数。要牢固树立这样的意识：“工作干得好，领导满意乃分内之事，工作有误，领导责备虽在所难免，但需及时总结，调整偏差，不要因为受到领导责备而黯然伤神。

结论

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新形势下企业的生存与发展对秘书工作人员提出了更新更高的要求，秘书工作具有被动性，但是在被动性的基础上，秘书工作人员是可以正确发挥主动性的。秘书人员应该发挥恰当的主动性，在工作中，始终坚持与时俱进，明确职责，把握位置，善言慎行，勤奋进取，这样既有利于工作顺利开展，也能够有效地提高秘书工作的效率，使秘书人员在充分履行自己职能的同时又促进企业的发展。

致谢

在毕业论文完成之际，首先感谢我的论文指导老师XXX老师的耐心指导，无论是在论文的内容还是格式上，老师都仔细的帮助我一遍一遍的修改和完善。其次，要感谢论文中我所引用的各种参考文献、著作的作者，是他们给了我写作的灵感，给了我最有力的理论支持，从他们的研究成果中我认识到了自己研究课题的深刻意义。最后，对编写论文中给予我大力支持帮助的老师、同学、朋友在此一并致谢，谢谢你们给我的大力帮助。

参考文献

[1]杨洪林.秘书工作的科学性.http://www.ddmishu.com/newsinfo1.asp?id=241,2006-12-03. [2]潘月杰,刘琪.如何做秘书工作[M].北京:首都经济贸易大学出版社.2006:18-19. [3]丁晓昌,冒志祥.秘书学与秘书工作[M].江苏:苏州大学出版社.2002:39. [4]王育.秘书实务[M].北京:高等教育出版社.2003:2-3. [5]孙荣.秘书学[M].上海:社会科学院出版社.2006:51. [6]戴胜利.文秘管理[M].上海:上海教育出版社.2004:19. [7]林祥.秘书工作靠＂五度＂[J].秘书工作.2005,3-47. [8]廖金泽.怎样做高级秘书[M].广东:广东旅游出版社.2000:39. [9]任松峰.发挥补偿功能,主动拾遗补阙[J].秘书.2003,9:28-29. [10]成雨.一名合格秘书的“度量衡”[J].秘书工作.2005,3:51-52.

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