文件及质量记录控制程序(五金冲压件)

文件管理制度

文件及质量记录控制程序

1.目的：

为便于本组织图面、文件制、修订、更改及分发、收回、废止、销毁等管理，避免文件未经核准发行，或过期、失效文件被误用，以确保系统内使用文件的有效性。

2.范围：

包括本公司质量管理体系文件、组织为资料图纸、标准外来资料及顾客提供的图纸、标准。

3.职责：

3.1文件之制/修订及废止提出、审查、核准、分发、收回、销毁等管理权责，如下表：

文管中心：负责各阶文件、图面的分发、收回、作废及前三阶文件的废止并保证其版本之正确性

4.内容：

4.1文件管制总则：

4.1.1质量体系文件之编写、审核、与批准：

当各单位依需要制、修订相应阶层之文件时，依电子版《质量手册格式》、《程序文件格式》或《作业指导书格式》格式进行编写。待填妥《文件制/修订申请单》后随附文件原件，依3.1要求依次进行审核、批准并会签各相关部门，批示后交于文管中心，由文管中心统一分发。

4.1.2文件及单据编码：依《文件格式及编码作业指导书》及《单据编码作业指导书》执行。

4.1.3质量记录要求：填写必须真实、准确、保持清晰，整洁，记录人必须签全名及日期或盖章。

4.2文件接收及分发：

4.2.1文管中心接到各部门制订或修订文件后，将接收之文件登录于《文件接收管制登记表》，依《文件制/修订申请单》会签单位影印相应份数，于影印件盖红色“发行章”并登录于《文件分发签收记录表》发放至各单位，各单位文件接收人员于《文件分发签收记录表》中签收，文管人员将文件版本、生效日期及分发份数等列入《文件总览表》。

4.2.2如《商品用料结构表》、《QIP量测标准》、《包装规格书》、《QC工程表》等资料视同文件管制，但无需建立《文件总览表》；待相关单位制、修订完毕后，原件交文管中心存盘，文管人员依使所需单位影印相应份数分发至使用单位。

页脚内容1

文件管理制度

4.2.3文件补发：

文件如有破损、缺页、字迹模糊，或份数不够须补发时，使用单位不得私自影印，需填具《图面/文件申请单》，依3.1规定之权限人员批准后，交文管中心予以补发。

4.2.4本公司四阶文件作为前三阶文件之附件，文管中心保存最新版本，建立《质量记录总览表》并分发至使用单位以控制窗体一致性，各部门应对质量记录进行归档以便于查阅，经归档后的质量记录严禁更改。

4.2.5文件修订、更改：

A：当文件或资料需要修改时，应由制订部门填写《文件制/修订申请单》，随附修改后的文件经原审批部门批准后，交文管中心重新发行，修改后的文件或资料版次需依次上升。

B：文件修改发行后，文管人员须于《文件总览表》注明更改后的版次及生效日期；

C：文件如仅为文字、符号等小的错误出现，制订单位人员可于文件直接划改，并签全名和日期，无需填写《文件制/修订申请单》及更换版本。

D：如文件修订过程中有文件废止现象发生，则废止文件之原编号不得再使用。

4.2.5文件、质量记录收回及销毁：

A：文件资料收回

当文件及资料经修改发行的同时，收回发行的旧版文件，失效文件不得遗留于使用单位，文管人员应将收回之旧版文件即刻销毁并于前一次收发记录中注明回收情形，同时文管人员应将新版之前一版原件加盖“作废”章予以保存，并与有效文件分开存放。

B：质量记录的销毁

依《质量记录总览表》的保存期限，对存期已满、并经核实确无需存留之质量记录，质量记录保存单位需按期将过期记录及时登录于《质量记录销毁记录表》，经权限主管核准后执行销毁。

4.3图面及技术资料管制：

4.3.1图面及技术资料接收：

A：公司图面及技术资料由相应部门负责提供并交文管中心备案，当文管人员接到图纸或技术资料时，应及时于图面或技术资料右下角处加盖个人接收章。

B：经盖章接收的图面或技术资料，文管人员应依客户类别登录于《图面接收管制登记表》或《技术资料接收登记表》，注明图面或技术资料接收日期、料号、版本及图面类型、接收人等项目，同时将图面或技术资料依客户类别进行编号并于《图面/文件目录》中登录建文件。

4.3.2图面或技术资料发行

A:估价图发行：当文管中心接到由业务提供的客户图面且需要对外估价时，文管人员则应主动将所需估价图及时发行给工程部，于图面加盖红色“发行章”及“影印无效”章并登录于《图面分发管制登记表》，工程部于该表签收。

B:转换图发行：

a)当文管中心接到由台湾总公司提供的移转图面或相关资料时，文管人员应及时将所需转换图面或资料发行给工程部，所发行图面无需加盖印章，但需将发行状况登录于《图面分发管制登记表》或《技术资料分发登记表》，工程部人员签收。

页脚内容2