加强会议管理的规定

关于加强会议管理的通知

各单位、部门：

为进一步加强会议管理，切实改进会风，精简会议，开短会、讲短话，提高工作质量和效率，确保会议精神贯彻落实，现通知强调如下：

一、切实精简各类会议。

大力压缩会议，能不开的会议坚决不开，尽量压缩会期，减少与会人员，提高会议质量，尽量整合会议，年度考核类会议可整合季度会一并召开。

办公室：周例会、月度总经理办公会、季度例会、半年工作总结会、务虚工作会、年度总结表彰大会；

营销部：季度营销例会

人力资源部：年度中干考核会

党群工作部：季度党群例会

安监部：月度安委例会、季度安全监督网络会、年度安全生产工作会

物供部：每周三招标会、季度物资管理工作会、年度物资计划工作总结会

生技部:月度生产运行分析会、年度检修、预试工作会、迎峰度夏工作动员会、迎峰度夏工作总结会、年度秋检工作会。

二、切实提高会议效率

提请办公会、党委会会议研究的议题，主办单位会前要与相关部门充分协调达成一致意见，于会前一周周五按程序审批后，报办公室。议题材料要简明扼要、格式规范，议题材料须附议题说明，对议题内容、拟定事项进行概况归纳，对不符合要求的议题不安排上会。

汇报单位、列席单位必须由主要负责同志参加会议。列席单位主要负责人因故不能到会的，应履行书面请假手续并指派一名副职参加。汇报时间控制在10分钟以内。

三、切实规范会议记录内容

(一)会议记录内容必须全面完整

会议记录包括标题、会议组织情况、会议内容和结尾四个部分，每个部分都要全面完整地记载清楚，不得随意取舍。

1、标题。即会议名称。

2、会议组织情况。包括开会时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人等。要写清楚每人的姓名、职务，缺席者应注明原因。

3、会议内容。包括会议议题，主持人讲话内容，汇报人姓名及汇报内容，与会人员发言、讨论情况，决议事项等。

(二)会议记录内容必须真实准确

1、会议记录必须实事求是，尽可能完整地记下发言者的原话，忠实于发言者的原意，客观地记载会议情况，真实地反映会议的内容和全过程，不得任意增删和改动。记录要突出重点，有详有略，重要的内容和发言要详记，不重要的或与会议无关的可以略记或不记。

2、会议记录一定要表达准确，层次清楚，语句通顺，字迹工整，不能产生曲解和疏漏，更不能支离破碎，言不及意，挂一漏万，丧失依据作用。因此，对会议内容、讨论发言情况及会议过程、决议等要力求准确，特别是主要领导人的发言、对关键问题、有争议问题的发言，更要准确记下原话。对没有听清楚或发言者表达不清楚的，不能凭主观想象任意推断，应找有关人员和发言者本人进行核实。

（三）要指定专门记录人员和统一使用会议记录封面式样

各单位、部门应指定一名人员作为会议的记录人员。记录人员要自觉履行职责，严格按照本通知要求，一丝不苟做好记录，并对会议记录的真实性和完整性承担责任。记录人员一经确定，一般不得随意更换。会议记录的格式随文件一起下发，记录用纸统一使用A4纸。

（四）妥善管理会议记录

会议记录是本单位研究重大事项的文字依据，必须妥善管理。会议结束后，根据需要可以在保持原意的基础上对会议记录进行整理，三日这内交主持人审核后，报办公室存档，并办理交接手续。

（五）规范会议纪要

会议结束后根据需要，于三日之内撰写出会议纪。

（一）会议纪要的种类

1、办公会会议纪要，用于记载周例会办公会议议定的事项，每月一期；

2、党委会会议纪要，用于记载党委会会议议定的事项；

3、总经理办公会议纪要，用于记载总经理召开的办公会议议定的事项；

4、专题会议纪要，用于各职能部门召开会议议定的事项；

二、会议纪要的格式

会议纪要正文格式为：会议召开的时间、地点，会议内容、主持人、出席、列席和记录人。记录人撰写会议纪要后，按流程统一到办公室发文。会议纪要的格式随文件一起下发。

四、切实履行会议室申报手续

为合理安排和利用会议室，办会部门在使用会议室前一天须向办公室提出书面申请，便于办公室统筹安排会议室。

特此通知

2013年1月11日