学术期刊如何建立申诉机制(2)

3关于期刊建立申诉机制的思考

国外有研究表明，退稿申诉成功的概率很低［11］。在《中国天然药物》编辑部的实践工作中亦是如此，在多次的申诉中，只有极少数文章申诉成功。但编辑部不能因为退稿申诉成功的概率低，就根据惯性思维对作者的申诉意见置之不理。认真对待并回复每一个申诉意见，针对不同类型申诉采取适当措施，无论是同意申诉还是驳回申诉意见，均应做到有理有据，使得作者信服，这对保障和提升期刊的学术声誉至关重要。笔者在实践经验的基础上，结合国际知名期刊针对退稿申诉的处理机制，对如何建立合理高效的退稿申诉机制提出以下建议。

编辑初审退稿理由应明确、充分，做到退之有据

《中国天然药物》编辑部不仅制订了稿件录用标准，还在2016年增加制定了稿件投稿标准，编辑在进行初筛时发现稿件不符合我刊投稿标准，不是用笼统的一句话退稿:您的文章不符合我刊录用标准，而是将具体理由附在退稿信中，譬如药理学科的文章需要对基因水平和蛋白水平都进行考查，不接受仅为药效作用描述性研究、缺乏作用机理探讨的投稿;药物分析学科不收录常规分析方法的文章等等。做到退之有据之后编辑部收到的申诉意见大大减少。

换位思考，针对申诉意见避免格式化回复

笔者曾探讨过编辑自身投稿的经验有助于完善编辑工作［12］，指出编辑应当设身处地地站在作者角度考虑。编辑应当认真审读审稿人的意见，进行学术判断;特别是对同行评审意见相左的稿件应当寻找更多的审稿人，或者由学科主编决定或者在编委定稿会上重点讨论，做到对每一篇稿件负责。编辑在转述退稿意见和回复申诉意见时应该做到措词贴切得体，避免格式化回复，虽然是退稿的决定但也要肯定作者的研究工作并鼓励作者。

加快处理，提高和作者的沟通效率

被退稿后提出申诉的作者等待回复的心情都比较迫切，他们通常是发来申诉邮件后还会打电话到编辑部再阐述一下申诉理由。《中国天然药物》编辑部一般都争取在3个工作日之内给予作者回复，说明针对其申诉意见编辑部的处理措施，对于明显不合理的申诉，编辑部通过邮件、电话等方式明确阐述和重申退稿的理由。例如，作者可能未充分了解期刊的投稿要求，投来的稿件或者不在我刊收录范围，或者学术质量距离我刊录用标准差距较大，另外一种常见的情况是作者被其他期刊退稿，不修改稿件格式直接改投我刊，还有就是作者稿件涉及潜在学术不端等情况。针对部分特别着急的作者可以采取电话回复，逐条耐心地沟通申诉意见，其他作者采取邮箱回复，不管采取哪种回复方式，都要保证作者能够及时收到回复意见。

重视复审，加强对申诉稿件修改稿的比对工作

对于创新性较好，但因实验证据不足或实验设计方案不当等原因经同行评审后退稿的稿件，部分作者提出可通过重新设计方案、补充相关实验结果以支持结论后重投，针对此类申诉，我们通常允许作者根据同行评审意见修稿后重投，但我们在日常工作中发现，退稿重新投的稿件经常是原封不动或者是做了一些细微的改动又投回来。这又分2种情况:一种是作者修改态度不认真;另一种是以他们现有的实验条件和科研水平，确实对审稿专家提出的意见修改不了，但存在侥幸心理再投回来试试。这提醒我们要重视对申诉稿件修改稿的复审工作，避免部分作者避重就轻、敷衍塞责［13］。

制订和公开退稿申诉机制

编辑部应根据常见退稿原因，明确申诉办法以及编辑部的处理措施。作者若不同意同行评审意见，应逐条答复并提出明确的反驳意见，编辑部由学科副主编决定是否需要安排重新审稿;不符合投稿须知的稿件，例如未达到我刊化学、药理学、药物分析等学科明确规定的收稿标准，鼓励作者补充实验达到投稿标准后再次投稿;对涉及学术不端的稿件实行一票否决制。目前国内外有多种查重软件，如CrossCheck和中国知网学术不端检测系统等，期刊可有效利用查重软件进行稿件初审和发表前查重，且在期刊申诉机制中明确说明涉及学术不端的稿件没有必要申诉。