高效会议管理培训

高效的会议管理

目录一、会议的基本原则 二、会议前的准备

三、会议的常见实行方法四、会议后的跟进

五、会议管理的流程固化

一、会议的基本原则三种思考思考会议的必要性1. 是一定要召开的会议吗？ 2. 不能由自己决定吗？ 3. 没有更好的方式吗？ 1. 不能减少参加者吗？ 2. 不能减少会议频率、时间和资料吗？ 3. 不能进行更为妥帖的运作吗？

最大限度地减少会议

是否能与其他会议合并

1. 不能与其他会议一起召开吗？ 2. 加入其他会议中就不是好的内容吗？

一、会议的基本原则三个原则

第一个原则明确召开会议的目的和预期目标。

第二个原则少开会，开短会。将时间定为1个小时，最多不超过1个半小时。

第三个原则将会议记录整理成一张纸。

一、会议的基本原则六个规定第一条规定，严格遵守时间，最大限度地减少时间浪费。 第二条规定，参加者为必要的合适人选和负责人，会议规模尽可能小。 第三条规定，明确会议目的，不要转移到其他主题上。 第四条规定，事先分发会议资料，在参加会议之前进行查阅。 第五条规定，要让所有参加者发言，并且相互尊重所发表的意见。 第六条规定，尽可能减少会议记录，仅记录决定了的主要事项。

一、会议的基本原则高效会议的八大特征1. 只在必要时才召开； 2. 事先已经筹划好了； 3. 拟定和分发了议程表；

4. 遵守时间；5. 一切按部就班； 6. 请了最有经验、才能和必要的人出席； 7. 做出了结论和总结； 8. 记录所有决定和工作任务的负责人及完成时间，并明确跟进人。

二、会议的准备一、筹划会议二、明确会议目的和目标 三、对会议事先进行公告 四、会议主持者必须具备的条件 五、选定参加者 六、事先分发会议资料 七、分配时间

八、准备会场

二、会议的准备会议主持者在会议开始之前，应当立足于5W1H这6条原则 进行事先讨论。Why 寻求为什么必须召开这个会议，是否有除会议之 外的能够进行解决的方法的答案 对议题是否符合会议目的进行检查 对是否有能够容纳所有人的场所进行确认 对会议时间如何、是否很好地遵循时间进行确认 让适合议题的人出席会议 对如何得出符合议题的结论进行讨论8

What Where 5W1H When Who How

二、会议的准备1. 筹划会议为了召开高效的会议，首先应当进行彻底的会议准备(明确目的、制 定计划、整理资料、通知开会、布置会场等) 案例：

13年5月30日，空调事业部召开了5月品质例会，转型升级总顾问陈建民、事业部总经理黎昕及品质管理部总监杨天刚等相关人员出席会议。 会议按照以往的模式召开，

对相关的内外部品质指标达成、质量异常情况

进行了通报，但会议开始十几分钟后就提前结束了。原因是什么呢？主要有以下几点：一是为了通报而通报，重点放在数据指标方面，没有刨根问 底，真实的反映出存在的 核心品质问题到底是什么，原因分析不深入、不 到位；二是整改的措施不具体、不到位，没有明确的操作计划、责任人及 完成时间等，无法真正落地。9

二、会议的准备会议主持者在举行会议的过程中应当检查的事项很多，主要有以下方面： ① ② ③ 确定好会议的目的、目标和类型了吗？ 确定好会议的议题、日期、时间了吗？ 确定好会议参加者了吗？

④ 准备好会场和各种备置用品了吗？⑤ ⑥ ⑦ 准备好要分发的资料并发放到位了吗？ 会议顺利地进行了吗？ 得出令人满意的结论了吗？

二、会议的准备会议参加者也有要准备的相关事项： ① 充分确认会议目的和议题； ② 以自身的经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商； ③ 对议题进行分析，讨论其中的问题是什么； ④ 寻求问题的解决对策和可行方案； ⑤ 在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动； ⑥ 完成自己需要准备的资料，如有必要，也复印一下其他人的资料。

二、会议的准备2. 明确会议目的和目标会议准备从会议目的开始，会议必须存在目的和明确的目标，遵循目的的会议形式有： ① 信息传达型

② 问题解决型③ 订立计划型 ④ 利益调整型

举例：最近转型升级小组相关人员发现，空调分厂每天召开的生产例会，会 前很多未进行充分的准备，开会时要讨论的具体内容和要达成的目标都 未明确，为了开会而开会，流于形式，这样的会议真正的价值又有多少？12

二、会议的准备3.对会议事先进行公告如果必须召开会议，就应当在1周之前，至少在1天之前预先通 知，以便做好会议事项的准备工作。 应当记入事前通知的项目： ① 会议名称和目的、目标 ② 会议主题、讨论项目和会议类型 ③ 召开日期、开始时间和结束时间 ④ 召开场所(地址、电话号码、示意图) ⑤ 主持者姓名 ⑥ 参加者名单 ⑦ 附加会议资料 ⑧ 其他(参加者事前必须准备的资料)

二、会议的准备4.会议主持者必须具备的条件主持会议是所有经营者必须做的最具挑战性的工作之一。成功地 引导会议议程是会议主持者的重要职责。遵守会议议程，所有参 加者一起相互合作，这才是真正地召开会议。大部分会议无法实 现所定的目标，马马虎虎地结束，这是因为主持者在玩忽职守。准备不充分 不能发挥自己的作用 不具备领导能力 不能进行时间控制 趋炎

附势 会议进行方式生硬 不能充分整理参加者的发言 强调自己的意见或感情 不能保持气氛 不能得出结论14

不受欢迎的会议主持 者有如下10种类型：

二、会议的准备5.选定参加者 如何能够仅让必要的人员参加会议呢？对会议参加者进 行选择的条件： ① 让具有决定权的人参加 ② 即使是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加 ③ 让对会议主题存在强烈疑问的人参加 ④ 让与会议主题有关的专家参加 ⑤ 让能够正确表达自己意见的人参加 举例 公司召开会议时经常发生不需要参加的人参会、 必须参会的相关人员未参会、没有决定权或不了解情况 的人却代表参会，结果导致会上该决策的事项无人拍板， 需事后再次沟通确认，导致会议效果大打折扣。15

二、会议的准备6.事先分发会议资料 为了开成有效的会议，就应当事先传达议题并尽可能 提前分发讨论资料。让与会者事先做好充分的准备和了解

,这样会上耽误的时间就会大大减少。同时参会者也能有的放矢，提出有建设性的意见和对策。