2012工厂档案管理制度

档案管理制度

（一） 总则

第一条 为加强本公司档案管理工作，特制定本制度。

第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

（二） 文件材料的收集管理

第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条 凡本公司印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由总经理办公室统一收集管理。

第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。

1、公司工作人员在外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动核报旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案办理归档手续，档案室签字认可后财务部才给予核报差旅、会务费。

2、本公司召开的会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部才给予报销会议费用。

第七条 各部门专（兼）职文书的职责。

1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归档。每年的2月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

（三） 归档范围

第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条 上级机关发来的与本公司有关的通知、决定、决议、指示、条例、规定、计划、规划等文件材料。

第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。本公司的请示与上级机关的批复。 第十一条 本公司反映主要职能活动的报告、总结、工作计划、规划、策划、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十二条 信访工作材料。

第十三条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十四条 通过参展、商务谈判及其它管道获取的样品、画册、影像等行业信息。

第十五条 本公司干部任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料。本公司职工劳动、

工资、福利方面的文件材料。

第十六条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

（四） 平时归档

第十七条 各部门都要建立健全平时归档制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第十八条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归档使用的"案卷类目"。标注应简明扼要，并编上条款号。

第十九条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归档。

第二十条 专（兼）职文书人员应及时将已归档的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记簿上注明。

（五） 案卷质量要求

第二十一条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门兼职档案员配合，档案室文书负责组卷、编目。

第二十二条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十三条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十四条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第二十五条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。

第二十六条 卷内文件材料应区别不同情形进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定搞在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十七条 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角打印页号。

第二十八条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写字迹要工整。卷内目录放在卷首。

第二十九条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。