办公软件培训学习资料

Word和Excel软件的应用

一、对整体的办公文件的保存：

1、将自己文件要放在d、e、f盘，并且要将文件名与文件命名为统一的文件，方便查找。

2、c盘中通常只放置系统文件，其余文件一律避免存放；d盘中大部分存放着安装软件。

3、如果有自己的文件要尽量不要放在我的文档和桌面上，避免系统重装东西丢失。

二、Excel的操作中：

自动求和：

使用SUMIF（）公式的单条件求和：如要统计C列中的数据,要求统计条件是B列中数据为"条件一"。并将结果放在C6单元格中，我们只要在C6单元格中输入公式“=SUMIF（B2：B5，"条件一"，C2：C5）”即完成这一统计。

页面布局：

正式的表格页边距为，上：3cm ，下：2.5cm，左右2.5cm 打印标题/冻结窗口：

打印标题：页面布局——自定义边距——工作表——标题——顶端标题行——选择打印区域——关闭

冻结窗口：首先选择要冻结的行和列交叉最左上单元格——单击工具栏上的“视图”——冻结窗格——冻结拆分单元格

工作簿/工作表的区分：

工作簿包含工作表，故没有相互转换的关系。excel的1个工作簿包含255张工作表。新建一个excel文件即新建一个工作簿（一般默含3张工作表，如：sheet1、sheet2、sheet3如果再想增加多张工作表，可在某一工作表明上点右键“插入”）。

查找/替换：

选中数据区域，然后单击工具栏上的编辑——查找替换——在查找内容和替换内容中全部输入“1”——选项——在替换内容后面的格式项中选择字体——“红色”——确定——全部替换。

排序：

排序时要选中排序的内容及标题行。注意：在排序时文档和不能出现合并单元格的现象。

三、Word的操作中：

页眉/页脚/页码：

通常正式的文件中首页不需要添加页眉，在公司正式的文件中需要添加有公司名称及公司标志的页眉内容，页脚要有公司的联系电话、地址及网址等内容。公司对外出的方案字体通常为仿宋，字号为“4”号，公司内部的正式文件字体为宋体，字号“小四”号。需要重点强调的内容，标题字体应为“黑体”，较醒目。

页面布局：

在word中首先要设置页边距，上：2cm-2.5cm之间，下：1.5cm-2 之间,左右：0.5-1.5之间，装订线：2.5cm。

文档中的表格：

一、创建表格

创建表格之前首进先行页面设置，其次点清所做表格的行数与列数，然后创建表格， 再对表格进行编辑格式。 1、点击常用工具栏上的“插入表格”按钮，拖出所需要的行列数 2、单击“表格”菜单——点击“插入”——点击“表格”——设置行/列数 ——点击确定。

二、表格的基本操作

1、表格的移动与调整大小：（1）将鼠标指针移动到表格范围内时，在表格的左上角会出现一个 移动控制点，此控制点有二个作用：一是用鼠标拖动此移动控制点，即可随意拖动表格；二是单击该控制点可全选整个表格。（2）将鼠标指针移动到表格范围内时，在表格的右下角会出现一个 调整控制点，用鼠标拖动此调整控制点，即可调整表格大小。

2、表格的选择：当光标放在单元格的左下角时会出现一个黑色 的斜向上的箭头，单击即可。（2）行/列鼠标移至行（列）的左侧（上边界）变成右（下）箭头时单击便可。（3）单元格区域： 由多个单元格组成的矩形区域：（方法：利用左键拖动选择）（4）整张表格：光标放在表格内——单击“表格”菜单——点击“选定”——点击表格。（或单击表格左上角的移动控制符号）

3、调整行高与列宽，行高：把鼠标放在表格的横线上，出现一个符号和上下两个箭头时， 按住鼠标左键不放上下拖动，即可。列宽：把鼠标放在表格的竖线上，出现一个符号和上下两个箭头时，按住鼠标左键不放上下拖动，即可。

4、一个或多个连续单元格的列宽修改：先选定一个或多个单元格，把鼠标放在表格的竖线上，出现一个双竖线和左右两个箭头时，按住鼠标左键不放上下拖动，即可。

5、删除与插入表格、行、列、单元格：删除：光标放在所需要删除的表格、行、列、单元格，点击“表格”菜单——点击“删除”——选择一个所需的命令单击即可。插入：点击“表格”菜单——点击“插入”——根据所需的命令单击之即可。

6、拆分表格：把光标放在所需拆分的行中，点击“表格”——点击“拆分表格”，光标所在的行即与上一行即拆分成两个表格；如果要合并拆分后的表格，可把光标放在两个表格的空隙之间的页边距外面单击后，按 Delete 键即可。

下划线：

在word中下划线“U”表示，选中需要下划线表示的内容点击“U”，如不需要下划线将再次点击“U”，下划线消失。

表头：

将光标插入表格内的任何一个单元格内，依次打开“表格”→“绘制斜线表头…”，并输入相应的行标题、数据标题和列标题。单击“确定”。查看一下表头大小，在右键菜单中选择“设置对象格式… ”→“大小”，按照表头的大小设置其高和宽，点击确定。

目录索引：

首先进入大纲视图，设置段落标题级别，只有设置好后，进入插入菜单——引用——索引目录——目录，在目录选项卡中设置好后，

确定即可。

审阅：

审阅功能，是word中一个方便二人共同编辑一份文档而设计的，相对于版本系统。审阅，更适合二人模式。基本流程如下，A写好文档，之后开启审阅功能，把文档交给B（也可以是A写好文档，之后交给B，B在打开文档之后，开启审阅功能）。之后，当文档被B修改，并回到A处的时候，A就可以方便的看到B对文档做了怎样的改动，并且跟A之间的文档实时比较。审阅工具栏一共有4种模式，分别如下（你可以通过依次点击菜单 视图-工具栏-审阅 来找到审阅工具栏）。可以选择工具栏中的接受修订，或者选择拒绝修订来来决定文档的最终模样。当然，也可以选择全部接受，或者全部拒绝，或者干脆，就是删除所有修订。