档案管理信息化建设的现状及措施

档案管理信息化建设的现状及措施

摘要：单位档案信息化的建设是一项长远的发展任务，在信息高速发展的今天，是档案工作必须要面对的严峻挑战。档案管理部门应认清社会形势的变化，通过学习现代化信息技术和先进的管理理念来逐步完善档案信息化建设举措，加强各项事务管理，促使档案信息化建设的逐步落实。

关键词：档案管理；信息化建设；现状；措施

档案管理信息化是指以档案实体通过信息化形式向社会提供服务为重点的档案管理形式代替原来的以档案实体管理为重点的档案管理形式。档案实体的信息化，能够使单位的档案管理效益得到提高。相对于纸质档案来说，电子档案更易于查询、修改以及保存，同时，还能够在网络上进行快速的传递，使档案管理的效率大大提高，从而也降低了档案管理的成本。

1、单位档案信息化建设的特点及趋势

1.1 电子档案本身的特点

一直以来，事业单位的档案管理都是以纸质记录为主，在档案的管理过程中还要考虑保存环境，比如防霉防蛀，而且档案的保存环境还需要有一定的标准，对环境湿度有很高的要求。而事业单位将纸质档案进行电脑扫描处理做成电子档案，其优点是可以避免纸质档案因为频繁被查阅而受空气化学因素影响变得老化，方便人们在查询档案时直接上网查询电子档案。电子档案具有以下的特点：

1.可复制性。电子档案没有原件这一观念，其可不断的复制性，是电子档案区别于纸质档案最重要的特征之一。2.操作方便。电子档案的改动很方便，而且不留痕迹，保证了档案页面的整洁。3.实现资源共享。通过计算机系统，一份档案可以同时异地多人使用，提高了档案的使用价值。

1.2 电子档案的使用优势

在传统的事业单位档案管理体制下，要想查阅档案，其手续办理过程极其复杂，必须要申请批准才能到档案室查询，而纸质档案在多次的翻查中，会接触到空气，易于老化，也可能会因为人员的疏忽而将档案的顺序打乱，给档案的后续管理造成困扰。而信息化档案管理可以很好的解决上述问题。即需要翻查档案的人用网络来登录档案室，并在网上搜索档案，浏览电子档案。这样，翻查电子档案既不会损坏档案，更不会打乱档案的归档和排列。所以，电子档案的管理比传统档案管理具有更大的好处。

1.3 档案信息化建设的趋势

当前，事业单位正在推行办公自动化，而档案管理信息化建设正符合这一发展要求。事业单位通过建立档案信息网站，实现数字化档案馆的建设，使得档案以数字形式出现在网络世界，将持续推动事业单位的档案管理水平走向新的高