电子文件归档问题及解决方法

电子文件归档问题及解决方法

■天津/高虹

摘要：根据电子文件在归档中存在的问题，提出了档案管理应提前介入电子文件管理；加快制定电子文件归档办法，做好电子文件与纸质文件的衔接工作；加强对电子文件管理工具软件的研究；注重人才培养，加强梯队建设；在法律上明确规定档案馆（室）在电子文件管理中的地位等解决方法。

关键词：电子文件；归档问题；解决方法

电子文件的发展现状

1993年出版的《美国联邦文件管理术语手册》对电“其存储形式，是只能由计算机处理的子文件的定义是：

文件，也叫机读文件和自动化数据处理文件。”信息技术的电子文件是指通过计算机操作、传输、存储等处理的数字序列。一种是记录人们在办公自动化过程中产生的电子邮件，以文本、图像、声音、影像等形式存电子文件、

在；另一种是记录人们生产或科技活动的技术性电子文件，以光栅图或矢量图等形式存在。

电子文件的发展现状是：

1.电子文件刚刚进入推广、应用的初步发展阶段。办上世纪80年代初期，公自动化是一个不断发展的过程。

一些单位的计算机网络由两三台联网到十几台终端的小局域网，发展到目前的网际网。办公和业务处理也由点发展到面，提高了工作效率。电子文件的发展是一个渐进的过程：草稿性电子文件（计算机起打字机作用）→辅助性电子文件（纸质文件为主，电子文件为辅）→无纸电子文件（使用中完全取消纸质形式的电子文件）。

2.电子文件具有对计算机硬件和软件的依赖性特点。电子文件具有不能直观阅读的特点，电子计算机离开了相应的软件，电子文件就无法产生。计算机技术设软件的更新，数字编码、加密因素等。另外，耐备有硬件、

久性长的光盘存放电子文件可能达10多年到若干年，即使光盘保存完好，但可能找不到读取设备。这种状况给电子文件的长久保管和利用带来了一定的隐患，也对电子文件如何实行规范的档案化管理，提出了挑战。

未参与或因其缺乏计算机知识无法参与，造成电子文件从产生到归档存在不少问题。

1.计算机技术发展快，使电子文件管理难。与纸质文件相比，电子文件在温湿度、防磁性、抗破坏和计算机病毒等方面，要求很高。随着多媒体出现，电子文件成了一种复杂的多种信息混合物。比如，在字处理本上，可签署具有图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使同一份文由于计算机技术件的不同信息存放在不同的数据库中。

更新快，非标准信息必然增多，技术极不稳定，因而电子文件离开了特殊环境就无法阅读和利用，从而给管理提出了新的要求。

2.电子文件在计算机网络中所遇到的问题。电子文件之所以盛行，是因为计算机网络发展迅速。网络的信息量之大，用数字难以表示。但网络化在给办公自动化带来极大方便的同时，也带来了新问题。据有关调查发现，新建的区域网有10％在建网过程中就受到病毒感染，运行三年后未发现过病毒的网络仅有10％。而进入互联网非法访问则难以统计，虽然有“防火墙”技术，但是对“黑客”高手往往无法防范。如果网络用户只设计了电子文件归档功能，而未采用物理手段归档，那么一旦网络毁坏，后果则难以想象。另外，有些部门的电子文件管理不规范、计算机储存器容量小，致使新产生的电子文件不断被覆盖，造成其不完整。还有的受分散的存储如器影响，电子文件也分散存储，未实行脱机集中保管。果计算机系统出现病毒，电子文件就可能丢失，损失将无法挽回。有的部门甚至采取“无纸化”办公方式，在电子文件管理中埋下重大隐患，一旦病毒出现，后果难以想象。

3.电子文件和电子档案的法律问题。目前，电子文件

电子文件在归档中存在的问题

在计算机办公自动化软件设计中，许多档案工作者

2012年第7期

/119