成都建筑档案资料员培训材料

建筑 市政 资料员

部门资料及归档管理一 、目的 二 、参考标准和规范 三、部门档案工作职责 四、档案业务工作 五、资料归档质量要求 六、移交时间及程序 七、办公系统录入操作 2012-7-17 1

建筑 市政 资料员

一 、培训目的

工程项目档案是反映工程建设过 程真实面貌的原始记录，是历史的真 凭实证、是第一手的参考资料。公司 作为项目建设单位，应对项目资料进 行全面收集归档。为加强竣工资料的 收集、整理、移交工作，确保公司工 程项目资料收集完整、准确、系统， 资料移交及时有序，根据公司资料管 理现状、档案专题会议精神、档案目 标，对资料的整理进行培训。 2012-7-17 2

建筑 市政 资料员

部门资料现状 1、前期文件(环评及可研相关文件、立项文 件、勘察资料、图审文件及盖有图审章的施工 图、评标资料(原件)中标通知书等)缺失或 移交的是复印件，部分复印件不清晰。 2、文件形成时未能及时移交，公司部门和经 办人员手中保存有应归未归档资料，可能因部 门调整、业务整合、人员调整造成资料遗失或 缺失，以致结算、审计时资料不齐。 3、移交资料无电子文件 ，且未进行正确地系 统录入。 4、部门资料留存在各个经办人手中，未纳入 内业员统一收集、整理、移交归档。3

2012-7-17

建筑 市政 资料员

二、参考标准和规范

(一)GB/T50328-2001 《建设工程文件归档整理规范》 (二)DA/T28-2002 《国家重大建设项目文件归档要求 与档案整理规范》 (三)成规管〔2006〕111号 关于转发《成都市城市建设 声像档案技术规范》的通知 (四)川档发[2008]45号 《四川省重大建设项目档案管理 办法》 (五)档发[2006]2号 国家档案局 国家发展和改革委员 会关于印发《重大建设项目档案验收办法》的通知 (六)DA/T42-2009 《企业档案工作规范》 (七) 国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文 书档案保管期限规定 》 (八)企业职工档案管理工作规定 (九)会计档案管理办法4

2012-7-17

建筑 市政 资料员

三 部门档案工作职责

各部门是文件材料的形成部门，是档 案信息资源的源头，各部门文件材料归 档是否齐全、完整，整理是否科学，直 接决定着档案工作的质量和利用服务水 平。只有加强文件资料形成过程的管理， 才能维护和确保档案的完整、准确、系 统和安全。因此，文件形成部门应对文 件的真实性、可靠性、完整性、系统性、 可用性负责。5

2012-7-17

建筑 市政 资料员

部门专兼职档案人员职责： 1、熟悉本部门各阶段文件材料的形成情况， 对本部门形成的文件在形成后随时收集积累 和临时保管；按照档案管理要求对本部门资 料进行统一收

集、整理、预立卷、归档，并 按要求移交纸质文件和电子文件，进行数据 录入和附件挂接，同时，做好平时文件材料 提供利用及安全保管，保证应归档文件的齐 全完整，在收集、接收归档文件时，凡是不 符合文件材料质量要求的，应督促文件形成 者提交符合质量要求的文件；做好对各对口 业务部门资料的指导工作。 2、加强指导。本部门对口单位和本部门经办 人员业务指导。 2012-7-17 6

建筑 市政 资料员

DA/T42 5.3.3专兼职档案人员应负责收集、整理应归 档文件，对归档文件的整理质量负责。 6.1.1 落实公司档案管理各项制度和工作标准； 熟悉本部门各阶段文件材料的形成情况，指 导督促本部门有关人员做好文件材料的收集 积累、整理工作；做好平时立卷工作及文件 材料提供利用及安全保管工作；严把案卷质 量，做好文件整理、归档工作。 7.3.4各部门、项目及专项工作专兼职档案人 员应按照规定将文件整理后归档。2012-7-17 7

建筑 市政 资料员

部门档案工作职责

2009年10月下发的兴城公司管理制度行 政管理篇《工程项目档案管理办法》中第四 条规定：根据公司对部门、各项目部资料员 的管理规定，各部门、各项目部资料员具有 双重身份，既受本部门管理，同时也受公司 档案室业务指导，在一定程度上属于公司派 驻部门、项目部的资料员，承担档案室资料 管理部分职责，负责本部门资料的收集、整 理、移交、归档及系统录入工作。资料管理 纳入目标绩效考核范围。8

2012-7-17

建筑 市政 资料员

部门档案工作职责

部门现场经办人员(管理工程师)职 责：在形成或接收到相应文件后，应将 办理完毕的文件及时移交部门专兼职档 案人员进行登记，不得将文件材料据为 已有或延交(如需利用，应在部门专兼 职档案人员处办理借阅手续);负责对 资料的真实性、完整性等进行审查。

2012-7-17

建筑 市政 资料员

部门档案工作职责

DA/T42 5.3.2各部门及文件形成者，应负责积累文件， 并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。 7.2.2 文件形成者应将办理完毕、有保存价值的 文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员 保管。以便于部门的预立卷和按归档时间及时 归档，保证归档文件的齐全完整。

2012-7-17

建筑 市政 资料员

四、档案业务工作

1、档案业务工作的基本内容：可概括为档案 的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等 六个方面。 资料收集：档案收集工作是档案业务工作的 基础，是交接档案信息资源进行集中管理的 重要环节，档案齐全完整的程度与整理质量 的高低，都可以通过收集工作直接反映出来。 收集工作有两种形式，一种是对内收集，即 按归档制度要

求接收内部形成的文件，二是 对外收集，即是接收外部单位移交的文件。 收集应做好文件的交接工作，准确填写好 《文件移交清单》,《文件移交清单》中的 栏目应填写齐全。2012-7-17 11

建筑 市政 资料员

资料整理(文件组卷):档案整理工作包括系统整理和科学编目。系统整理 包括对档案进行分类和排列。管理类档案按党群、 行政、经营、生产管理排列；工程项目按项目排列， 项目内按前期、设计、施工、竣工、监理排列；设 备仪器按型号排列。 工程施工前准备阶段文件和竣工验收文件由建设单 位负责收集、整理与组卷。 监理资料由监理单位负责收集、整理与组卷。 施工资料和竣工图由施工单位负责收集、整理、组 卷。实行施工总承包的，各专业承包单位负责合同 约定工程资料的收集、整理与组卷并向总承包单位 移交。 2012-7-17 12

建筑 市政 资料员

组卷及案卷质量要求应遵循工程文件的自然形成规律，保持文件 的有机联系，便于保管和利用。 案卷不宜过厚，一般不超过40 mm,案卷内不 应有重份文件。 卷内排列装订顺序：封面、目录、卷内文件、 备考表。 卷内文件排列：图文混合文件材料，按文字 在前，图样在后；译文在前，原文在后；正 件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。2012-7-17 13

建筑 市政 资料员

案卷编目案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式， 内容包括案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期 限等；案卷题名应简明、准确揭示卷内文件的内容， 包括项目名称、专业名称、卷内文件的内容；起止 日期：填写卷内文件形成的最早和最晚的时间；立 卷单位：填写负责组卷的单位。 卷内文件页号编制：卷内文件有书写内容的页面均 应编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右下 角 …… 此处隐藏：2686字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……