内部沟通及信息管理制度

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XXXXXXXXX （中 国）有 限 公 司

QSP-553-1

内部沟通及信息管理制度

版 次： 1.0 页 数： 5 发 布 单 位：

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发布日期：2001 年11 月01 日 实施日期:2001年11月 01日

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XXXXX(中国)软 件 有 类 别 程序书 1.0 目的

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内部沟通及信息管理制度

文件编号 版 次 页 次 发布单位

QSP-553-1 1.0 1/5 质管部

为加强公司内部沟通及实行网络化管理，规范公司范围内邮件系统、服务器、用 户和邮箱的使用与管理，保证员工正常使用邮件系统和正常登录网络进行沟通， 特此规定。 2.0 范围 本管理规范的适用范围为公司内部全体员工，包括在深圳、西安及各驻外办事处 的员工。 3.0 定义 无 4.0 职责：、

4.1.1 信息管理部负责邮件及内部网络的日常维护和技术支持。 4.1.2 各部门的信息负责人负责公司内部网络本部门工作简报/服务的信息发布、更新。 4.1.3 企管中心负责监督此程序的执行情况。 5.0 5.1 内容 邮件系统： 公司的邮件系统为公司法定的邮件系统，公司范围内的人员须用此系统进行日常 工作。 5.2 内部网络使用：

5.2.1 公司员工须把公司内部主页设为默认的主页。 5.2.2 公司员工每天必须登录内部网络一次，检查是否有与自己工作相关的内容。 5.2.3 公司各部门信息管理员负责把本部门相关信息在内部网络公布。 5.3 用户管理

5.3.1 邮件系统用户管理工作由信息管理部负责。主要内容如下： 凡亚桥员工均有一个指定的邮件系统帐号，一般为该员工的姓名拼音加 @.。 员工的邮件系统帐号用户名注册错误或同名，用户需要更改 时，应通知信息管理部对员工邮件系统帐号进行重新命名或重新注册。

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XXXXX(中国)软 件 有 类 别 程序书 5.3.2 删除用户

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QSP-553-1 1.0 2/5 质管部

删除用户操作一般是在以下情况下执行： 员工离开公司； 员工因工作变动不再需要拥有邮件系统帐号； 5.3.3 具体操作如下： 员工离开公司或调动，由企管中心将员工的辞职/离职/调动的信息放到内部网络 上，以便相关部门办理交接手续 ，信息管理部则按期删除该用户的邮件系统帐号 5.3.4 管理员对删除情况记录备案。 5.4 邮件管理

5.4.1 员工邮件监控 5.4.2 个人邮件由员工个人使用，用户在使用中应注意以下问题： 发给公司以外的邮件，若邮件被退回，应检查被退回的原因，用户可将邮件服务 返回的错误报告转发给信息管理部，由管理员分析解决。 5.4.3 用户应经常整理自己的邮箱： 5.4.4 删除无用或过时的邮件； 5.4.5 备份重要邮件到本地； 5.4.6 定期压缩邮箱使之保持较

小的尺寸和较高的磁盘利用率； 5.4.7 收到或发出特别大的邮件后，应将其从邮箱中删除，必要时在本地备份。 5.4.8 管理员经常性监视用户邮件的大小，对于邮件文件已经很大(如：超过 10M 字节) 的用户，管理员会通知用户，用户应在看到通知后一周内清理邮箱，一周后管理 员有权对未清理的邮箱进行压缩、清理等操作。 5.5 Internet 邮件收发管理

5.5.1 每一个注册邮件系统用户均拥有一个唯一确定的 Internet E-mail 地址，并拥有 自由收发 Internet 邮件的权利。 5.5.2 为保密和避免公司专线带宽拥塞，用户向外发送的 Internet E-mail 尺寸大小暂

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内部沟通及信息管理制度 定为不超过 100K 字节。

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QSP-553-1 1.0 3/5 质管部

5.6

安全管理

5.6.1 公司邮件系统用户需定期(至少每月一次)修改密码，修改密码由信息管理部指 定的管理人员协助完成。 5.6.2 公司用户必须安装防病毒软件，公司推荐的防病毒软件是 Nortonantivirus 企业 版，并定期清扫病毒，防止病毒的传播。 5.6.3 不将不明的软件及其存贮媒体带入本公司，不得下载黑客软件和其他不安全的软 件。 5.6.4 未经允许不得将涉及公司的任何文件、资料、数据向外传播。 5.6.5 非特殊原因，公司员工必须使用公司的邮件系统进行邮件处理。 5.6.6 非特殊原因，公司员工向外发送的邮件大小不得超过 100k。 5.7 网络带宽管理

5.7.1 由于 Internet 带宽的限制，为确保他人正常使用的带宽需要，未经特许工作时间 不得下载文件(浏览网页和接收邮件除外) 、不得长时间上网、不得使用聊天软件。 私人邮箱邮件的接收一律放在非工作时间如中午等。 5.7.2 有关限制措施的说明 5.7.3 各部门管理员不得越权管理服务器或用户，如某一单位的管理员不得修改通讯录 中非其管理范围内的服务器、连接、网络域、群组、用户设置及应用程序，违者 按失职论处 5.7.4 员工不得在网上发布违反国家法律法规和公司规章制度的反动、迷信、消极、淫 秽的言论和消息，违者除禁止其网络使用权限外，按情节移送有关部门处理； 5.7.5 员工不得利用邮箱或其他邮件设施向外单位发送涉及公司技术秘密和商业秘密的 信息，违者一经发现，除禁止其网络使用权限外，按情节移送有关部门处理；

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XXXXXXXXX (中 国) 有 类 别 程序书5.7.6 5.7.7

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文件编号 版 次 页 次 发布单位

QSP-553-1 1.0 4/5 质管部

员工不得在网上传播来路不明或带有病毒传播可能性的程序或文件； 员工不得使用或传播各种黑客工具，对服务器或其他用户计算机进

行侵入或破坏， 此行为属于破坏公司经营活动，违者一经发现，除禁止其网络使用权限外，按情 节移送有关部门处理； 用户在使用 NOTES 应用时，不得将文档随意复制粘贴，违 者将禁止其网络使用权限。

5.8 5.9 6.0

本规范由信息管理部负责解释、修订。 内部沟通见《内部沟通流程图》 。 附则 本规定呈总经理核准后，自发行之日起实施，修订时亦同。

7.0

相关文件和记录 《内部投诉管理办法》

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桥(中国)软 件 有

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文件编号 版 次 页 次 发布单位 责 任 者 说 明

QSP-553-1 1.0 5/5 质管部 表 格

内部沟通流程图 流 程 图

内部沟通流程图

网 络 沟 通

会 议

板 报

其 他 方 式

不满意

使用公司内部网 和公司邮件系统

内部投诉

投诉人

《投诉处理 单》

查阅公 司相关 信息

在讨论 区发表 自己意 见

接受投诉

公司相关负 责人

投诉处理

处理自己相 关部分

将处理结 果通知投 诉人

接受投诉处 理部门

不满意

处理不满意 重复投诉流 程

达成共识完成沟通