20.企业标准信息和档案管理规定

Q/LXQ

1 Q/FTMW-216.003—2010

利辛县江淮扬天汽车有限公司企业标准

Q/LXQ 216.014—2014

企业标准信息和档案管理规定

2014- 01 - 01发布 2014 - 01 - 01实施

目 次

前言 ............................................................................ II 1 范围 ........................................................................... 1 2 规范性引用文件 ................................................................. 1 3 术语 ........................................................................... 1 4 企业标准信息与档案机构及任务 ................................................... 1 5 标准信息资料的收集范围 ......................................................... 2 6 标准信息资料的收集与保管 ....................................................... 2 7 标准信息资料的研究 ............................................................. 3 8 标准信息资料的报道和服务 ....................................................... 3 9 企业标准档案的建立 ............................................................. 3 10 企业标准档案的保管和使用 ...................................................... 4 11 标准资料和档案的销毁 .......................................................... 4 12 考核和奖惩 .................................................................... 4

前 言

企业标准化是企业科学管理，现代化管理尤其是质量管理的必备基础。其基本任务是认真执行国家有关标准化的方针、政策、法律、法规，组织制定企业标准，实施企业标准及适用的国家标准、行业标准和地方标准，并对标准的实施进行检查，以实现标准化效益。

依据国务院标准化行政部门发布的《企业标准化管理办法》参照GB/T 13017《企业标准体系表编制指南》、GB/T 15496《企业标准化工作指南》等标准，编写了下列14个企业标准化工作规则，以作为利辛县江淮扬天汽车有限公司标准化管理工作依据。 1．企业标准化管理办法

2．企业标准化工作总则 3．企业标准体系表编制规定 4．企业标准分类与编写规定 5．企业标准编写规定

6．企业管理标准体系文件编写规定 7．企业工作标准编写规定 8．企业标准印刷和发放规定 9．企业标准化审查规定

10．标准的实施及其检查规定 ’

11．企业标准化经济效果的评价和计算规定 12．企业标准化成果评选和奖励规定

13．标准信息和档案管理规定

14. 企业标准信息和档案管理规定

企业标准信息和档案管理规定

1 范围

本标准规定了利辛县江淮扬天汽车有限公司企业标准信息的收集、管理、研究、报道和标准档案的种类、管理原则、归档程序及建档要求等。

本标准适用于利辛县江淮扬天汽车有限公司企业标准信息和档案管理。 2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 3792.1 文献著录总则 GB/T 3792.5 档案著录规则

GB/T 4894 情报与文献工作词汇基本术语 GB/T 9705 文书档案卷宗格式

GB/T 11182 科学技术档案构成的一般要求

GB/T 20000.1 标准化工作指南第1部分：标准化和相关活动的通用词汇 3 术语

3.1 情报(信息)

被传递的知识或事实。也称为“信息”。 3.2 文献

记录知识的一切载体。 3.3 标准信息

标准化范畴内，作为人们以各种方式进行传递交流的科学知识，即标准化范畴内的情报。 3.4 标准文献

记录标准的一切载体。如国内外各种标准文本、标准电子文本等。 3.5 标准档案

标准档案是在制定、修订标准过程中直接形成具有保存价值的各种文件、材料(包括文字材料、图表、计算材料、音像制品和标样等)。

3.6 其他术语按GB/T 20000.1和GB 4894中有关规定执行。 4 企业标准信息与档案机构及任务

企业标准信息与档案管理一般应由标准化工作管理部门承担，以方便于工作。必要时也可由企业专门情报资料机构承担。起主要任务是：

a) 宣传、普及标准情报知识；

b) 收集和保管企业适用的各种标准文献资料； c) 指导标准信息动态；

d) 从企业生产经营和标准化工作客观需要出发开展标准信息研究，提供标准信息服务； e) 收集、整理、立卷、归档、统计、保管和提供利用企业标准档案；

f) g) h) i)

编制目录、索引、卡片等查询工具和参考材料； 负责组织和承担企业标准档案的鉴定和销毁； 检查企业标准档案的修改和复制；

按企业档案部门的要求办理永久标准档案的移交手续等。

5 标准信息资料的收集范围

应从企业生产经营实际需要出发，收集企业适用的标准信息资料。其范围见图1。

图1 企业的标准信息资料收集范围

6 标准信息资料的收集与保管

6.1 标准信息资料的收集原则 6.1.1 目的性原则

按企业生产经营和发展的客观需要有目的地收集相关标准信息资料，切忌无目的性地收集求全。

6.1.2 系统性原则

凡是与本企业标准化工作有关的标准信息资料要系统地收集，不可漏缺。 6.1.3 时间性原则

即应收集现行有效的标准和最新的标准情报信息，不能收集过时废止的标准或过期失效的标准情报。

6.1.4 连续性原则

对一些主要的标准信息资料(如产品标准等)一定要连续跟踪，不中断。 6.2 标准信息资料的收集方法

企业每年应确定标准信息资料的专款费用。

企业标准资料的收集方法可以是以下一种或几种：

a) 通过邮局订阅“标准新书目”，在当地新华书店订购； b) 从中国标准出版社和其他标准印刷的出版社直接订购； c) 从有关标准化归口单位订购；

d) 从部门或地方标准资料发行站购取或函购。 6.3 标准信息资料的保管

6.3.1 标准信息资料到后应盖章，并按GB/T 3792.1等规定登录。

6.3.2 标准信息资料应分类安全保管，做到排架科学、使用方便，并有防火、防潮等措施。 7 标准信息资料的研究

企业标准化工作人员根据企业生产经营和发展的客观需要确定课题，对标准信息资料进行研究分析，编制标准信息研究报告，提交企业有关部门，必要时也可委托企业外有关单位或聘任企业外有关专家进行标准信息资料调查研究，按技术合同或协议获取调研报告。 8 标准信息资料的报道和服务

8.1 企业标准信息资料人员应通企业内部刊物等形式及时报道有关标准情报信息。

8.2 企业标准信息资料工作人员对一些重要的标准信息应主动提供给有关部门和车间，必要时应对有关人员进行宣贯或讲解。 9 企业标准档案的建立

9.1 企业标准档案方面的文件、材料应在企业标准批准发布后2个月内由企业标准化工作机构归档。 9.2 企业标准档案文件、材料的立卷、归档应按GB/T 11182规定执行，并应符合下列要求：

a) 各类标准文件材料应归档两份；

b) 归档的文件材料应是钢笔字原稿、打印稿或复印稿，不能是圆珠笔复写稿，并按GB/T 3792.5

规定著录；

c) 标准文件材料的档案格式应按GB/T 9705规定执 …… 此处隐藏：2251字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……