巧用EXCEL函数编制SAP系统中应收账款账龄

本文介绍SAP系统未开发账龄管理的情况下手工分析应收账款账龄的方法。

运用EXCEL函数编制应收账款账龄分析表

一、 应收账款账龄分析要求

应收账款账龄分析是针对系统中应收账款未回收账款（即未清项目）进行分析。在SAP系统中对客户收款必须进行清账处理，其计算账龄的基准是使用基线日期（即配置中为Baseline date），有三种特殊情况必须予以说明，第一：部分清账：使用部分清账功能时系统会自动带出付款基准日期（就是原应收账款对应的凭证日期，见图1中第二条记录）；第二：前期预收款项后开票确认应收账款的也必须及时对应清账处理，如果不立即处理的会影响账龄的准确性，针对前期预收款项开票只开部分款项的发票的基本上没有这样的业务发生，所以预收款项部分清账的不予考虑；第三：使用剩余项目清账时，在OBA3设置中如果不选择“Payment Term from Invoice”会按新产生的行项目的凭证日期作为基准日期，这样会导致账龄计算不准确，所以一定要选择这个条件，设置好这个选项后新的行项目会带上原未清项的凭证日期和付款条款。需要重点强调的是，在处理应收账款事务时如果要对应清账处理一定要执行清账的动作，不能只是简单地借记或贷记。

图1

账龄分析表编制步骤：

⑴ 用事务代码FBL5N从SAP系统导出应收账款有余额的客户，然后整理数据，整理完

毕在首列添加一列“客户名称”，在清账凭证列后添加“截止日期”、“账龄天数”、“账龄分组”三列。

⑵ 定义账龄天数、账龄分组

截止日期填入分析账龄的日期，每条记录保持一致，在“账龄天数”列J2单元格中定义如下公式IF(E2<I2,DATEDIF(E2,I2,"d"),-DATEDIF(I2,E2,"d"))，这个公式就是计算基准日期与截止日期之间间隔天数（即账龄天数），如果考虑到信用期就需要添加“信用期”字段，计算账龄公式适当变化下即可；

在“账龄分组”列J2单元格中分别定义如下公式=IF(J2>1080,"(12)3年以上

",IF(J2>720,"(11)2-3年",IF(J2>360,"(10)1-2年",IF(J2>270,"(9)270-360天",IF(J2>180,"(8)180-270天",IF(J2>150,"(7)150-180天

",IF(J2>120,"(6)120-150

本文介绍SAP系统未开发账龄管理的情况下手工分析应收账款账龄的方法。

天",IF(J2>90,"(5)90-120天",IF(J2>60,"(4)60-90天",IF(J2>30,"(3)30-60天

",IF(J2>0,"(2)0-30天","(1)未到期")))))))))))，这个公式是对计算出来的账龄天数进行分组（共分12组），将定义完毕拖动复制这三个公式至最后一条记录，即可实现账龄自动计算与分组。实现效果见下图2

图2

⑶ 用数据透视表生成账龄分析表：点数据透视表图标，选择数据区域，在新工作表中

生成一张空白透视表：将“客户”拖动至行标签字段，“账龄分组”拖动到列标签字段，“本币金额：拖动到数值求和标签字段，实现的数据透视表见下图3：

图3

运用数据透视表还可以看出其中有些数据是否异常，例如在所作数据透视表中可以发现有些公司在不同账龄段内的数据金额是相等但恰好相反的，据此可以判断是否是没做清账处理，去SAP系统查询分析下即可，当然账龄分析表最大的用途是对应收账款管理情况进行评价。