招投标及工程合同管理与控制办法1

江苏恒嘉投资有限公司 招投标及工程合同管理与控制办法

1、 目的

为了正确理解建设单位对招标工程项目的要求，明确公司对该工程项目的需求程度及履行能力，并充分表明公司满足这些要求的能力，确保投标的中标率和合同的履约率，达到重合同守信用保质量的目的；在工程实施过程中及时建立各级工程合同，明确各级经济指标及合同双方当事人的权利和义务，确保工程顺利实施，特制定本办法。 2、 适用范围

本程序适用于公司经营过程中的市场信息调查、投标活动、与业主及内部各级管理层与作业层之间工程合同的签订、各级工程合同文本的管理。 3、 工程合同

3.1 一级合同指公司与建设单位签订的工程合同

3.2 二级合同指公司与项目经理部或指令性分包单位签订的工程合同 3.3 三级合同指项目经理部与劳务分供方签订的合同

4、招投标与合同管理的职责

1),制定招(议)标文件或详细购物标准,安排招标日程;

2),多渠道,广泛收集信息,对信息进行筛选,并向有关企业或厂家发布信息或邀标函,收取投标书或报价书;

3),根据需要安排相关人员到有关企业或厂家考察; 4),举行招(议)会议,按程序开标后确定中标单位; 5),确定中标单位并与中标单位签定合同; 6),物品验收,质量保证,售后服务等事宜;

7),对招(议)标等工作相关的信息资料进行收集,整理,反馈,归案等工作; 8),处理招(议)标过程中的其他有关工作. 9),招投标材料归档. 4、 工作流程 5.1 信息收集及评审

5.1.1 总公司、各地区办事处及其他合作单位收集到的所有工程项目信息，及时上报工程部合同管理员。

5.1.2 工程部组织有关部门及人员对上报的工程信息进行可行性调查研究，填报信息评审记录，有工程经理审核，报总经理审批；

5.1.3 经批准的工程信息由工程部合同管理员建立信息台账，进入试验阶段；

5.2 购买资格预审文件

5.2.1 由工程部或其他授权代理部门对批准的项目进行资格预审，相关部门进行密切配合。 5.3 购买招标文件

5.3.1 通过资格预审后，工程部接到招标人的通知，按招标人的要求参加标签会议；购买标书、图纸及工程投标有关的其他资料；

5.3.2 领会表述和图纸的过程中，注意标书和图纸的完整性及需交押金的同时，注意手续、字据的齐全；

5.3.3 根据建设单位的安排进行工程项目的现场踏勘； 5.3.4 对标书中的问题进行澄清。 5.4 编制标书

5.41 由公司工程部组织负责进行标书的编制工作；

5.4.2 编制标书内容必须齐全，并符合建设单位的招标要求； 5.5.3 工程部负责对招投标过程中的答疑收集； 5.4.4 编标人员必须对标书内容做好保密工作； 5.5 投标

5.5.1 工程部按建设单位要求进行装订、封标；

5.5.2 工程部或其他授权代理部门负责按甲方要求的时间、地点、方式准确地把标书送达投入； 5.6 中标

5.6.1 工程部接到中标通知书后，报相关领导及部门，有项目副总按甲方要求，组织相关部门组建项目经理部。 5.7 签订合同

5.7.1 一级合同：工程部接到中标通知书后，进行合同签订前的澄清及谈判，办理相关手续，准备好相关资料。一级合同有工程经理审核，总经理或其他授权代理人与业主签署。

5.7.2 二级合同：由工程部对工程项目进行直接及间接成本的测算，测算原则为确保工程直接成本开支，材料费（由材料部测算）、机械消耗及折旧的上交（由设备部测算）、项目部及现场管理费的开支（由财务部测算）等。工程部将测算数据汇总后报工程经理，由工程部经理组织部门进行二级合同的签订，二级合同在一级合同签订项目进场后30天内签订到位，二级合同由工程经理审核、总经理后其授权代表人与项目经理签署。 如遇特殊情况导致二级合同签订工作的延迟，必须说明理由并由总经理批准。

5.7.3 指令性分包工程作为二级合同，由工程部经理负责，指导工程部起

草合同文本并与业主、分包单位协商签订分包合同，指令性分包合同由工程部经理审核、总经理或其授权代理人与分包单位负责人签署，本合同在接到指令性分包通知书发出后20天内签订到位。

5.7.4 三级合同：组建项目经理部后，由项目经理部按选择报价合理、综合素质高的施工队伍参与施工；同时编制施工单价，作为确定分包的依据，报工程部备查。三级合同必须在二级合同签订后20天内或施工队伍进场后30天内签订到位。三级合同的劳务合同由项目副总审核，项目经理与分供方负责人或其合法代表人签署。 5.8 工程部与项目部合同交底；

5.8.1 工程项目中标后组建项目部，由工程部和项目经理部，进行招标文件及投标资料的交底，项目部要不择不扣地执行经公司最高领导层批准的一切合同前的承诺和条件； 5.9 合同文本的传递

5.9.1 一级合同：由工程部分发至项目经理部、财务部。 5.9.2 二级合同（项目部）：由工程部发至财务部。

5.9.3 二级合同（指令分包）：由工程部分发至项目经理部、财务部。 5.9.4 三级合同：有项目经理部分发至工程部、财务部。 5.10 合同变更的传递与修订

5.10.1 在履约期内，合同条件发生改变、环境、内容发生变化，项目部应及时办理变更手续，制定补充协议，注明原合同编号，写明变更原因变更的合同内容；

5.10.2 凡合同造价变动在10%以上者，或建设单位付款滞于合同要求者，均应以《合同修订信息传递表》的形式报公司工程部，并有合同管理员归档，并按变更后的要求执行。 5.11 运行记录和合同文件的管理 5.11.1 执行本办法应形成下列记录 （1）信息评审记录 （2）合同交底记录 （3）合同修订信息传递表