提高公司公文流转效率方法调研报告

公文流转情况调研报告

随着市场经济的发展，公司面对的市场环境越来越复杂，市场竞争也逐渐增大，如何提高公司内的工作效率、协调各部门的工作，是提高公司经济效益和发展水平的前提。公文流转是公司日常运转中的重要部分，对公司的发展、管理、决策具有重要意义，如何提高公文流转的效率，让文件能尽快得到批复、审核、下发到相关人员手里进行执行，并且进行公文的归档、迅速有效的查询，是目前办公室管理中的重要问题。

按照公司领导相关工作的要求和部门月度工作安排，近期，对公司公文流转情况进行了调研和分析，现将相关情况报告如下：

一、公司的公文流转现状

公文是对公司发展具有重大作用的指导性文件，是沟通和交流的载体，通过公文流转的审批、传达可以及时响应国家有关政策号召，结合公司实际进行执行，促进公司的发展。其中，公文流转效率是对公司发展有重要影响作用的，目前公司领导及办公室人员很重视对公文流转效率的提高。

公司公文由办公室文秘文档岗位人员接收，再统一进行下一步的流转。接收后的文件由文秘文档岗位人员进行记录，对文件的发放单位、字号、接收日期、标题、页数文件的性质进行登记。然后，将文件交由办公室主任签拟办意见，再将文件送到相关阅文人进行审批、传阅，归档时对执行完毕的文件进行集中保管和管理。归档管理是文秘文档人员的职责，公司现行文件处理和归档之间改变了过去先传阅登记后归档登记的分离，现在公文从接收便开始一系列情况的记录和备份，建立查询编号，提高了对文件查询的效率。

据统计，公司平均每天送传阅文件15余次、每年接收公文500余份，除特殊情况外，平均每份文件流转时间2-3天。

二、存在的主要问题

1、部分公文处理、收回不及时

文秘文档人员接收公文后，按照公司相关规定对公文进行登记、拟办意见、送相关人员传阅、归档管理。阅文人在收到公文后，有时没及时在1-2个工作日内处理，导致延误情况发生。例如，某年股份公司要求上报某参会名单的公文，在我公司收文登记后送相关人员传阅，其中某阅文人没有在1-2工作日内处理公文，导致延误了1周后才送达下一阅文人传阅，使我公司错过文件处理上报最终截止日期，经股份公司事后电话提醒我公司才上报，此事件对我公司造成了不好的影响。

2、相关业务部门具体责任落实不明确

公文的接收通常是办公室文秘文档人员，有些业务部门接收或者是开会带回的文件，没有及时统一交由办公室文秘文档人员进行登记，可能会造成公文流转过程中出现混乱和耽搁。例如，2011年公司内审检查出2份外来文件没有及时收集下方事宜，原因是业务部门在收到政府部门公文后没有主动交由办公室文秘文档人员登记归档，办公室文秘文档人员也就无法知悉该公文，更无法对该公文进行流转，从而造成公文流转遗漏、混乱现象的发生。

3、公文流转未完全信息化

公司公文流转现还停留纸质文件传阅阶段，既耗费人力、物力，又易导致文件流转的延误和遗失，电子化文件流转将会提升公文流转办理的效率，在各位传阅人及时处理的基础上将在1个工作日内完成公文流转及归档。

三、相关工作完善及建议

建议推广使用公司OA系统传阅公文，公文流转信息化是未来公司公文处理的必然发展趋势，股份公司推广的OA系统为公司公文信息化、办公自动化提供了良好的平台。目前，我公司OA系统的已建设完成，可推广使用。

1、OA系统便于督办公文处理时效

OA系统可以实现发文、收文等文种的流转、审批、催办督办，并对公文办理过程提供实时的监控机。特别是，当公司领导异地出差、

开会致使公司一些紧急、重要的文件得不到审批时，OA系统便可解决上述问题，避免可能会给公司带来的损失。

办公室文秘文档人员可通过催办督办功能，随时查看公文流转位置，由何人何时接收并于何时处理完成，对于一些对时效性较高的公文可重复通过邮件、手机短信的方式提醒阅文人处理公文，从而规避公文处理、归档不及时的情况。

2、运用OA系统可明确责任到人

登入OA系统，不同的员工有不同权限，有各自的用户名和密码，登陆后就可以在个人办公栏内查询待处理的文件，明确责任到人。如人员不在岗位而接收不了公文，可通过OA系统拟定代办人，由代办人暂代处理公文。

3、OA系统推进公文传阅信息化进程

OA系统完全实现了公文传阅电子化，公文送接收、审批、流转、下发都通过网络应用实现，在处理的整个流程中节省了大量的人力、物力，只是纸张、印刷这两项，就可以为公司每年节省近万元的资金，每份公文节省2-3天的流转时间，时间效率上带来的经济效益更是无法估计的。

总之，公文流转效率对公司管理水平的提升具有重要的意义，是公司建立现代企业制度中的重要一环，建立现代的办公室管理制度，有利于提升公司的工作效率和各部门之间的协作，提高公司执行国家各项政策、公司内部发展规划的力度，最终提高公司的经济效益，在市场竞争中取得长足的发展。

办 公 室 二〇一二年五月三十一日