物业档案分类编制方案

物业公司档案分类编制方案,细分了档案的类型、年限

物业 档案分类编制方案

物业公司档案分类编制方案,细分了档案的类型、年限

物业管理档案分类编制方案

为加强规范物业管理档案科学化、标准化、现代化管理，特制订以下编制方案

1、术语

类目：是档案分类的基本单位，是构成档案分类的主要成分，用以表示某一类档案的概述

类号：是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列的顺序。

2、类目设置“

1） 设8个一级类目（详见后表），37个二级类目。 2）一级类目、二级类目按本“方案”规定设置

3）三级和三级以下类目由物业管理公司根据实际情况自行设置。

3、标识符号：

1） 本方案采用阿拉伯数字编号制

2） 上位类目和下位类目代码之间用“。”隔开，案卷号与上位类目之间有“—”隔开。

4、编号结构形式：

编号结构形式采用五段制，编号由左到右排列，各段均用阿拉伯数字表示，一至四段之间用“。”隔开，四至五段之间用“—”隔开 第一段：为卷宗码

第二段：为一级类目代码，用“1-8”表示。 第三段：为二级类目代码，用“01-08”表示。 第四段：为年度码，用四位阿拉伯数字表示。 第五段：为案卷流水码。

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物业管理档案编号结构：

— XXX

宗 级 码 类

目 代 码 例

级 类 目 代 码

度 码

卷 宗 流 水 码

— 001

一 份 卷 宗

1 一业号管卷理宗 类

业 管 理 文 件

0 1 1 年

5、保管期限 短期：15年 长期：50年

永久：地籍产权终止日

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物业管理档案一级类目分类编号表

（一） 物业管理档案类目代号表

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（一） 物业管理档案类文件材料归档范围及保管期限表

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物 业 管 理 类

1

消 防 、 安 全 管 理 清 洁 、 绿 化 管 理 社 区 文 化 管 理

06

1.消防管理制度 2.消防演习 3.火灾应急方案 4.其它

长期 长期 长期

07

1.清洁、绿化管理制度 2.清洁、绿化服务标准 3.绿化总平面图 4.清洁、绿化整改文件材料 5.其它

长期 长期 长期 短期

1.社区文化活动 2.会所管理制度 3.其它 08

长期 长期

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(二)经营管理档案类目代号表一级类目 类号 类目名称 经 营 管 理 类 二级类目 类号 类目名称 01 02 03 04 经营决策 计划统计 物资管理 财务管理 文件形成部门 办公室及有关部门 办公室及有关部门 行政人事部 财务部

2

(二)经营管理档案类文件材料归档范围及保管期限表一级类目 类名 类号 二级类目 类名 类号 经 营 决 策 文件材料归档基本范围 1.关于经营决策性文件 2.关于经营管理的计划、总结、报告 3.关于经营管理的统计报告 4.履行经营管理合同的检查报告 5.其它 1.关于计划统计工作的规定、通知 2.召开的计划、统计会议文件 3.有关计划统计工作的请示、报告及相关批 复、意见 4.关于计划统计工作的年度计划、总结 5.公司对有关计划工作的签报、批示 6.编制的中长期报表、分析报告 7.计划完成情况统计报表、分析报告 8.各种合同协议书 9.其它 1.关于物资管理的规定、制度 2.关于物资的采购计划 3.关于物资管理台帐 4.其它 1.财务工作制度、规定、实施办法 2.财务工作计划、 总结、报表 3.各项财务收支计划、经费的请示和批复 4.关于外汇管理、贷款、集团购买、经费等 规定、办法、通知等 5.验资评估、咨询证明 6.年、季、月财务分析、总结 7.管理处关于财务工作请示、报告与公司批 复、意见 8

.财务年报 9.各类经济合同 10.其它 保 管 期 限 永久 长期 长期 短期 长期 短期 短期 长期 短期 长期 长期 长期 长期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期

01

计 划 统 计

02

经 营 管 理 类

物 资 管 理 2 财 务 管 理

03

04

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（三）物业接管档案类目代号表

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(四)户主入住档案类目代号表一级类目 类号 类目名称 户 主 4 入 住 类 类号 门 牌 号 、 单 元 号 二级类目 类目名称 住宅/写字楼/商 场业户资料 出售、出租资料 文件形成部门 客服部 客服部

(四)户主入住档案类文件材料归档范围及保管期限表一级类目 类名 类号 二级类目 类名 类号 住 宅 / 门 写 牌 字 号 楼 、 / 单 商 元 场 号 业 户 资 料 文件材料归档基本范围 1.业户资料 2.入户通知单 3.单元验收单 4.遗漏工程跟进表 5.入住手续办理单 6.业主公约 7.入户资料签收单 8.业主入户所交费用一览表 9.领取钥匙单 10.住宅装修申请表 11.装修管理规定 12.装修施工人员登记表 13.其它 1.商品房出售合同 2.业主身份证复印件 3.商品房认购书 4.商品房出售会签单 5.商品房用地面积表 6.公证书 7.产权证 8.房屋价目表 9.租赁合同 10.租户身份证复印件 11.业主委托协议书 12.房屋调整协议书 13.降租、续租、退租协议 14.欠租、催交租金来往公函 15.法院审理判决材料 16.其它 保管 期限 长期 长期 长期 长期 短期 长期 短

期 长期 长期 短期 长期 短期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期

户 主 入 住 档 案 类

4

出 售 、 出 租 资 料

门 牌 号 、 单 元 号

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（五）设备设施档案类目代号表

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10.电梯安全验报告 11.其它 1.备件清单 2.安装调试检验记录移交书 3.维修使用说明书 4.安装手册 5.部件安装图、线路图 04 6.购买合同 7.维修保养合同、签报 8.运行、维修记录、改装和报废 的文件材料 9.其它 1.备件清单 2.安装调试检验记录移交书 3.维修使用说明书 4.安装手册 5.部件安装图、线路图 6.购买合同 7.维修保养合同、签报 8.运行、维修记录、改装和报废 的文件材料 9.其它 1.备件清单 2.安装调试检验记录移交书 消 防 设 备 3.维修使用说明书 4.安装手册 06 5.部件安装图、线路图 6.购买合同 7.维修保养合同、签报 8.运行、维修记录、改装和报废 的文件材料 9.其它 1.购置合同 2.使用、维修说明书 设 备 设 施 类 5 办 公 设 备 07 3.合格证、质保书等 4.使用、维修记录 5.开箱验收清单 6.其它 1.设备购置申请、批复 机 械 2.设备购置合同、协议 3.设备装机图、零件图 4.设备安装使用维修说明书

长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期

供 水 设 备

空 调 设 备 空 调 设 备

05

长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期

05

长期 长期 长期 长期 短期

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