基于内部控制理论的民办高校采购业务探究(2)

（五）付款控制不严密部分高校的采购部门直接可以办理报销手续，而后由采购人员去财务部门取款。由于采购部门缺乏财务专业知识，在办理报销手续时并不能保证对采购发票的真实性、合法性、有效性的严格审查。此外，财务部门不注重采购付款的过程控制，在账务处理上仅凭相关领导的签字即执行付款，不能有效地识别付款风险，缺乏完整规范的付款控制，易造成异常情况不能得到有效解决。（六）内部监督检查控制不得力各高校尽管都已设立内部审计人员和相应的监察或纪检的部门，并制定了相对完善的监督管理制度，但由于民办高校的管理机制和运行机制问题，很多人员或部门不能够发挥到其应有的职能作用，有些甚至是形同虚设，从而时常会出现监督执行力度不够，达不到预期效果。四、基于内部控制要素的民办高校采购业务完善路径（一）优化内部环境内部环境因素是实施内部控制的基础。可以从单位组织架构、管理层理念、人力资源政策、员工的诚信与忠诚度、员工的胜任能力、责任分配与授权等方面入手。首先，完善学校的行政架构，比如在董事会、管理层、采购职能部门以及审计部门的设置和关系方面做出更好的调整，设置专门的采购部门，使得采购职责权限更加明确，采购任务集中，便于统一管理；审计部门独立于其他部门，直接隶属于董事会下设的审计委员会管理，使其地位提高，并增强内审的独立性和发言权、监督建言建策权，配备专业的、有经验和技能的审计人员，真正发挥内审监督的作用；设置独立的采购业务技术部门或人员，负责各级管理层和采购人员相关知识的普及和培训，增强管理层的采购意识和知识，提高采购人员的专业技术。其次，完善人事政策，实行不记名检举和保密制度，保证单位员工在不受压力的情况下及时报告或检举揭发采购违规事项。建立奖惩机制，在所检举的案例属实的情况下，能够做到及时奖励和处罚，同时通过增加员工福利，来吸引员工的忠诚度和服务热情。( 二) 加强风险评估风险评估的先决条件是制定目标，所以各民办高校首先要结合各自特色，设计明确的办学目的和运行目标，针对采购业务在高校教学、科研、基建、管理中的地位制定相应的内部控制目标，以保证采购业务的运行效率和效果、保障货币资金的安全、保护资产的完整，更保证采购信息的真实可靠；接下来，笔者认为，可以借鉴SWOT分析法来分析和识别采购业务所面临的内外部风险或优势劣势，并实时跟踪，结合风险或环境的变化及时作出采购政策调整。

(三)规划控制活动控制活动是对风险的应对，是确保管理层指示得以贯彻执行的政策和程序。笔者认为，可以运用经济批量法测算最佳订货数量和仓储容量，并结合市场动向制定科学的可变通的采购计划；其次，要做好采购工作的分工明确，权限得当，奖罚明晰，与采购相应的各部门或人员也要职责分工，并且实行重要职务的回避制度，达到牵制效果，防止舞弊发生；针对各员工工作效果与效率，并结合该人员的自身素质修养进行绩效考核，对突出表现者给予物质和精神嘉奖，树立榜样，实行榜样效应；最后针对采购流程各环节设计合适的控制策略。

(四)强化信息沟通信息沟通涉及到各层级各部门以及单位内外之间的沟通协调，以保证政策指令的透明度和信息对称。内部沟通主要表现为：采购人员与采购部门直属领导要做好上传下达；采购部门的采购计划与各教学科研等请购部门的采购需求以及与财务处的资金预算之间的信息要及时核对并共享；各部门内部的采购需求的制定者和本部门签字领导之间要做好沟通，确认需求物资的真实准确；采购部门的采购合同与验收部门的验收报告以及与仓储部门或使用部门的出入库单之间信息要协调一致；采购资料的保管、销毁人员与档案主管人员要做好沟通；采购部门与学院领导、董事会、审计部门等监督检查的部门和人员之间要做好信息传递。内部沟通可以运用、指导手册、政策文件、备忘录、布告通知、研讨会议以及口头通知的方式来进行。外部沟通主要表现在采购部门要与市场动态变化、与国家政府政策、与税务部门、与供应商要做好各方的信息沟通，外部沟通可以通过市场调研、电视电话会议、网络报刊、信访、招待会以及新闻媒体等渠道开展。在此，笔者建议建立一个采购网络系统，在这个系统中包含系统管理、年度预算管理、计划管理、采购申请及审批、采购执行、招投标管理、竞价管理、合同管理、验收管理、付款管理、档案管理以及记账管理，共12个程序模块。学校每一个有需要的部门都可以根据自身的用户名和密码登陆该系统进行相应的模块操作，这样既可以实现信息共享交流，又可以达到保密效果，从而更加便捷有效的完成采购任务。

(五)加强内部监督学校可以在设立采购网络系统的同时，建立一个采购监管系统，与采购网络系统实现无缝连接，达到对采购的实时监控；还要发挥内部审计部门的监督作用；学校纪检部门也要密切监督采购行动，并及时作出处理。此外，学校可以聘请事务所对内部控制进行相应的审计，对内部审计起到补充作用。