基于内部控制理论的民办高校采购业务探究

一、引言近年来，民办高校的规模和数量已达到相当水平，发展模式已由外延式转变为内涵式，特色办学、公益办学、创新办学成为民办高校发展的生命线。各民办高校都在努力挖掘自身的优势，伴随着民办高校教育体制改革创新，各项物资采购管理控制工作也面临着严峻的挑战。在全面深化改革背景下，如何建立科学有效的采购内控机制，深化内部审计监督和加强内审改革创新，势必成为广大审计甚至非审计专业的理论和实务界所关注和研究的一项课题。

二、内部控制相关理论解析（一）内部控制的内涵内部控制是由企业各级管理层实施的旨在实现控制目标的过程。具体来讲就是一个单位的董事会、监事会、经理层为了实现其发展战略，利用单位内部分工而产生的相互制约、相互联系的关系，产生的一系列具有控制职能的方法、措施、程序，并予以规范、系统化，所形成的严密的、较完整的体系，包括内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和内部监督等五要素。要想对单位的内部控制实施评审，首先需要充分了解其构成内容，总的来讲，内部控制内容包含如下方面：合法合规性控制、授权分权控制、不相容职务控制、业务程序标准化控制、复查核对控制以及人员素质控制。

（二）采购业务内部控制简析单位的采购业务通常包括请购、审批、请款、采购、验收、进仓、退货、售后服务跟进工作等环节。在这诸多环节中，任何一个环节都可能会发生风险，一个环节做不好，就会给高校带来不可估量的损失。根据《企业内部控制基本规范》关于内部控制内容的要求，以及结合上述采购与付款循环的业务流程，笔者总结出关于采购业务的内部控制要求，主要包括：（1）职责分离控制。也就是不相容职务相分离的原则要求，适当的职责分离有助于防止各种有意或无意的错误舞弊，保证业务处理的有效性和可靠性。具体到采购业务方面，主要表现为请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审核、采购与验收、付款的申请、审批与执行以及会计记录等工作必须由不同的职能部门或人员负责办理。（2）授权审批控制。相关的业务活动和交易程序必须经过有关审批人员的审批后方可作出相应的处理，以保证业务活动的有效性、科学性和合法合规性。具体表现为，所有的购货要依据经批准的请购单进行、购货价格应经过批准、付款应经过有关人员授权批准（3）凭证记录控制。该控制要求各项业务的发生和完成必须伴随着充分的记录手续，要及时的记录和填制单据和凭证、登记账簿，而且记账和各项单据凭证的填制要求符合规范，并预先连续编号。具体表现为，购货业务应具备订购单、验收单和购货发票，并作为付款凭单的附件；要有健全的存货、固定资产、应付账款等账簿的会计记录；订购单、验收单、购货发票应按顺序编号。（4）订购控制。该项控制直接针对订货环节，要求采购部门在收到请购单后，发出订货单之前，应明确订购的数量、订购的对象也就是供应商，以及订购的时间等问题。（5）验收控制。要求单位要设立独立的验收部门或人员承担货物验收任务，检验货物的数量和质量并包含对验收报告填写的要求。（6）付款控制。对于款项支付要求在支票管理、印章保管、付款执行、付款记账等方面要做到应有的控制要求，以保证及时支付款项和偿还债务，保持自身信誉，并同时保障单位财产的安全完整。（7）内部监督检查控制。由内部审计人员或其他独立人员公正客观的检查复核整个采购业务的处理程序，包括对采购业务执行行为、职责分离情况、凭证记录、审批程序和验收付款等所有流程的控制监督。采购业务流程与相关内部控制要求的对应关系，见下表1：三、基于内部控制理论的民办高校采购问题在此，笔者将从采购业务的内部控制理论出发，简易分析导致上述采购问题产生的原因。

（一）职责分离控制不到位由于采购任务的分工不明确，很多部门都可以担任采购职责，所以导致各自为政，采购思想不统一、行动不规范，沟通不及时带来采购信息不对称等现象产生，更不利于学校的统一集中管理。此外，在分派任务时，缺乏岗位轮换，经常由一人同时担任请款，采购，验收，进仓，退换等实务工作，不相容职务不能分离将导致弄虚作假和舞弊的滋生。表1 采购业务流程与相关内部控制要求（二）授权审批控制不规范有些学校采购部门设置简单，只配有一名负责人，同时兼任招标总结、市场调查总结、订购单以及货款结算的审批，当出现业务繁多工作量较大时，很容易产生纰漏。此外，在采购付款和用款时，按照内控理论，应该遵循“支付申请—支付审批—支付复核—办理支付”的授权审批流程，如果是重要的采购项目，付款应该经过集体审批。而部分高校在这方面存在着审批不及时、审批不严密、越权审批等现象，如财务部当收到采购部和负责人签字确认的货款申请时即批准支付款项，并没有仔细地将采购订单与采购合同进行核对，从而致使整体采购程序不够严谨。

（三）订购控制不合理虽然很多高校的采购部门在接收各请购部门的采购项目之后会进行协调，走访调研，之后向某商家发出采购订单，但是这中间缺乏对订购数量、订购方向及订购时间的合理规划，不能运用经济批量法测算最佳的订购数量和成本问题，以及不能选取质优价廉的供货商，订购时间也不能保证及时供货，这便是订购控制机制不合理，从而致使学校出现个部门采购不统一、混乱，不利于集中管理的现象。

（四）验收控制不到位有些高校并未制定严格的验收标准和验收方式，也没有配备专业的验收人员，在验收过程中只是对物资的名称、规格、数量和型号进行与发票和电脑小票的简单核对，没有专业的检测手段，比如，有些高校规定，经图书馆采购人员查询确认后，教职工和学生均可自主购买本专业图书，并在购书半个月以内将图书（含所附光盘、录音带）和书店的正式发票及电脑小票购书清单交给图书馆采购人员，由其验收合格，并经图书馆办理报销手续后，通知本人到财务处取款，这样很容易影响专业性采购的质量。此外，也缺乏相对专业的验收报告，导致有问题的物资信息不能及时上报，延迟售后手续。 …… 此处隐藏：561字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……