公司商务部管理办法

商务部管理办法

一、总则

1、为进一步加强公司市场的开发工作，规范投标工作的管理，明确招投标各环节的责、权、利，充分调动公司及各部门参与市场竞争的积极性，树立公司形象，特制订本管理办法。

2、投标工作必须遵守《招投标法》等法律、规章，执行国家级行业颁布的标准、规范公司招投标文件。

3、公司投标工作实行在总经理领导下，部门经理负责、商务代表项目跟踪的责任人制度。

二、商务部及招投标相关部门的职能

1、公司成立商务部投标小组，负责研究制定重大或重要的项目的方案和投标策略，由商务代表负责实施。

商务部：负责招投标商务标的编制、存档

预算部：负责经济标/技术标的编制

财务部：负责办理投标保函、信贷证明、招投标支付、收入的管理等

2、商务部岗位职责描述

商务部经理岗位职责

(1)、行政隶属

上级主管：总经理

(2)、主要职责

1、传达、分解、落实公司下达的政策与任务。

2、公司国内业务年度、季度、月工作计划与费用预算的制定、

3、审批与实施工作。

4、公司招投标模式的设计、调整、管理。

5、组织建立、健全部门客户档案。

6、保证商务部正常运作与高效，对相关招投标信息对财务部与预算部进行反馈。

7、制定商务部的费用预算计划。

8、负责本部门的员工管理与考核工作。组织业务部人员的上岗培训及定期培训，召集业务员办公例会，及时解决业务员在业务、思想动态等方面出现的问题。

业务员（商务代表）岗位职责

(1)、行政隶属

上级主管：部门经理

(2)、主要职责

1、根据业务工作的要求，做好个人的业务目标计划，完成商

务部下达的业务综合目标。

2、保持与客户的有效沟通，密切关注市场动向。

与公司各部门保持良好通畅的联系，及时控制、解决工作中出现的问题。

3、填写每月工作计划与总结、绩效考核完成每月的工作报告。 合理安排日常商务，降低销售经营成本。

三、投标程序

1、获取招标信息

市场经营人员可通过各种公开媒体，如《招标与市场》杂志、电子信箱及互联网等各种途径获取并跟踪招标信息；商务部、大客户部应跟踪国家的中、远期及近期招投标信息，并及时向相关实体及代表处提供。

2、申请投标审批

各部门人员得到招投标信息，应与实体联系认定其可行并开始准备进行投标活动后，必须填写《投标申请表》（附后）并上报市场总部主管领导审核。在确定有能力、有可能时报主管经营副总裁批准登记并购买标书、文件。

3、购买招标文件

实体市场人员按招标文件要求购买招标书，并应从多渠道获得并反馈信息，包括概算，竞争对手情况等，以指导投标书的制作。

4、投标文件的编制

投标文件由项目负责人组织编制（包括商务、技术两大部分）。

被指定项目负责人应取得公司委托，获得法人授权及需要合作的其他制造厂商的授权。授权书必须由法人代表本人签字，并加盖公章，如果法人中途变更，应及时说明并重新办理委托手续。授权范围必须明确。

5、商务文件的编写：

A、投标书要统一编号，投标书编号应由商务部在收到《投标申请表》时根据《投标书编号规定》提供唯一编号。

B、应按招标文件中对商务部分的要求逐项编写。

C、招标文件如无要求或要求不明确，可参照商务部提供的招标文件的规范文样本填写。

6、技术文件编写要求：

A、根据招标及评标要求选择有竞争力的产品；

B、以提供产品实际达到的指标尽量全面响应招标技术文件要求的各项指标；

C、充分显示投标产品的优势；

D、提供充分的证明资料、证明所叙述的各项性能指标的文件完全真实可靠；

E、标书中特殊要求应根据实际情况尽量满足；

单项产品的投标文件由相关实体负责组织编写，多项产品（集成）的投标文件由相关领导指派专人负责组织该项目的投标工作，投标书的技术部分由项目负责人组织实体或相关人员进行编写，商务部分由商务部组织编写。

7、投标书的评审

投标书送交之前，应由商务部或项目负责人组织相关人员对该标书进行评审。对标书的评审应参照合同评审程序进行。评审通过后方可送交标书。

8、投标书的装订

装订要求美观，严肃，体现公司形象。根据招标文件的要求进行装订。

9、送交投标文件并参加开标。

项目负责人应负责投标文件的送达及参加开标工作，并及时将信息报知相关部门。

10、做好投标工作总结。投标工作总结应由项目负责人组织进行。内容应包括：招标单位、招标目的、投标时间、参加投标单位、评标标准、开标情况、对投标对手的分析等，如没中标，应还包括中标单位及未中标原因等，并应对未中标原因提出改进意见并反馈到相应部门。

11、投标工作结束后，应及时将招标书、投标书（包括商务、 技术、报价单）、投标评审表及投标总结等投标相关文件及时交商务部相关人员处备案。

四、商务部奖惩制度

商务部以基本工资+绩效+提成+年终奖金为主。

奖励：

1、邀标（陪标）、公开招标（陪标）：

公司：50%-60%

主要联系人（协助人）：10%

商务部：30%-40%

2、邀标（挂靠）、公开招标（挂靠）：

公司：80%

主要联系人（协助人）：10%

商务部、预算部、财务部：10%

每完成一个工程项目资审文件的编制，资审通过后参与编制人员每人补助100元

处罚：因为部门员工导致招投标出现纰漏（指主要施工方案漏项、施工措施不合理、施工方法不当、报价漏项、主要单价不合理、机械设备和劳力配置不合理、人员和业绩等资格条件因人为因素未能满足招标文件的要求等）对错误人员直接给予100-500元罚款。

五、本办法经公司总裁办公室公会通过后自下发之日起实施。

投标申请表（工程类）

招标文件审批表（工程类）