重点建设项目文件归档与整理

重点建设项目文件归档与整理浙江省档案局赵真

主要内容

一、建设项目文件归档整理的依据二、建设项目文件归档整理的质量要求三、建设项目文件归档整理的责任分工四、建设项目文件的收集和平时归卷五、竣工文件的编制六、建设项目文件的归档整理

一、项目文件归档整理的依据

GB/T11811-2008科学技术档案案卷构成的一般要求； DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

建设项目文件---指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件.包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。建设项目档案——是工程项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，是经过鉴定、整理并归档的项目文件，又称工程档案。

二、项目文件归档整理的质量要求

档案内在质量要求档案制成材料质量要求档案格式质量要求档案整理质量要求

档案内在质量要求

齐全完整：全过程文件、每一事情与问题的处理文件、每一份文件内容填写齐全。原始性：文件应是直接、自然形成的历史记录，内容、签字盖章具有原始性。准确有效：图纸与文字、文字与实际、总部与分部、正文与附件要一致；签字、盖章准确有效。

档案制成材料质量要求

载体材料：文字纸张幅面为A4大小，长期存储的电子文件的介质应为不可擦除型光盘。字迹材料：使用激光打印、红色印泥、碳素墨水等耐久字迹材料；禁止使用喷墨、针式打印、复写复印件、传真件、圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久字迹材料。文件清晰度高，具有长久保存价值。

档案格式质量要求

文件标题完整准确文件编号系统规范文件左侧留2.5公分以上的装订位置施工图、工作图、竣工图、施工日记符合规定格式文件表面整洁、清晰，无污损、无锈蚀、无霉斑

档案整理质量的要求

分类清楚组卷规范案卷排列有序档号编制科学编制了项目档案案卷目录

三、项目文件归档整理的责任分工

项目建设单位(业主、项目法人)---负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和负责整理项目前期、验收文件。

其它参建单位的职责项目勘察、设计、监理、施工单位、材料及设备供应单位应根据本规范的要求.完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。

不同承包方式的归档责

任项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的。由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集，积累项目监理文件.建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确.系统情况.审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件.

代建制项目的归档责任

建设单位就在委托代建合同中明确项目文件的归档整理责任，按照合同办理。

控制措施1、在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款.明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。 2、项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。

四、项目文件的收集和平时归卷

建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件。勘察单位负责收集、积累勘察文件设计单位负责收集、积累设计文件施工单位负责收集、积累施工文件监理单位负责收集、积累监理文件

建设单位负责收集的内容

项目前期阶段：立项审批、招投标、勘察、初步设计等文件工程准备阶段：土地征用、开工审批等文件施工阶段：安全、质量、进度、物资、资金、设备等管理性文件竣工验收阶段：竣工文件生产准备阶段：试生产文件等