电子档案归档内容和要求

昆明市建设电子文件与电子档案 的归档内容、要求及管理办法一、总则 二、术语 三、基本规定 四、电子文件的代码标识、格式与载体 五、建设电子文件的收集与积累 六、建设电子文件的整理、鉴定与归档 七、建设电子档案的验收与移交 八、建设电子档案的技术要求和质量要求 九、建设电子档案的管理

一、总则

1.0.1 为加强我市建设电子文件的归档与管理， 建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案， 满足现代新昆明建设和数字化城建档案馆建设 的要求，保障建设电子文件和电子档案的安全 保管与有效开发利用，根据《中华人民共和国 档案法》、《电子文件归档与管理规范》 (GB/T18894-2002)和《建设电子文件与电 子档案管理规范》(CJJ/T117-2007),制定本 办法。返回目录

1.0.2 本办法适用于我市建设系统业务管理电 子文件和建设工程电子文件的归档和管理。 1.0.3 建设电子文件归档与电子档案管理除执 行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的 规定。

二、 术语

2.0.1 建设电子文件 在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字 设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁 盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、 处理，并可在通信网络上传送的文件。主要包 括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子 文件两大类。

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2.0.2 建设系统业务管理电子文件 建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、 城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、 勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门， 以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、 公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、 抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术 活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存 储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字 设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及 技术文件。

2.0.3 建设工程电子文件 在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以 数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计 算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传 送的文件。建设工程电子文件主要包括工程准备阶 段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工 图电子文件和竣工验收电子文件。建设工程电子文 件可简称为工程电子文件。 2.0.4 建设电子档案 具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子 文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主 要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子 档案。

2.0.5 真实性 电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时 的原

始状况一致。 2.0.6 完整性 电子文件的内容、结构、背景信息、元数据 等无缺损。 2.0.7 有效性 电子文件的可理解性和可被利用性，包括信 息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性 和兼容性等。 2.0.8 元数据 描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管 理过程的数据。

2.0.10 迁移 将源系统中的电子文件向目标系统进行转移存储 的方法与过程。

三、基本规定

3.0.1 建设系统业务管理电子文件形成单位和 建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件 归档的管理，将电子文件的形成、收集、积累、 整理和归档纳入文件管理工作程序，明确责任 岗位，指定专人管理。 3.0.2 建设系统业务管理电子文件形成单位的 档案部门应负责监督和指导本单位建设系统业 务管理电子文件的收集、整理和归档，并按照 相关规定定期向城建档案馆(或县市区城建档 案室)移交建设系统业务管理电子档案。返回目录

3.0.3 在建设工程电子文件的整理归档与电子档案 的验收移交中，建设单位的工作应符合下列规定： 1 对列入城建档案馆接收范围的工程，按规定向 城建档案馆移交工程电子档案。建设工程电子档案 具体由三个部分组成：建筑(市政)工程电子档案、 综合管网竣工测量电子档案、声像电子档案。 2 在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理 等单位签订协议、合同时，对工程电子文件的套数、 质量、移交时间等提出明确要求； 3 收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成 的电子文件，并进行整理归档；

4 组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单 位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作； 5 收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成 的工程电子档案； 6 在组织工程竣工验收前，提请城建档案馆对工程 纸质档案进行预验收时，应同时提请对工程电子档 案进行预验收； 3.0.4 勘察、设计、施工、监理及测量等单位应将本 单位形成的工程电子文件整理归档后向建设单位移 交。城建档案馆应对建设工程电子文件的整理归档 工作进行监督、检查、指导和预验收。

3.0.5 对具有永久保存价值的可输出打印型电子文件， 建设电子文件形成单位必须将其制成纸质文件或缩 微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸 质版本或缩微品，并在内容、格式、相关说明及描 述上保持一致，且二者之间必须建立关联。 3.0.6 建设电子文件形成单位应建立建设电子文件归 档与管理系统，实现建设电子文件自形成到归档、 保管、利用过程中电子文件及其著录数据、元数据 的连续管理。 3.0.7 建设电子文件形成单位和建设电子档

案保管单 位应采取措施，保证建设电子文件的真实性、完整 性、有效性和安全性，并应符合以下规定：

1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术 措施，从建设电子文件形成开始不间断地对有关处 理操作进行管理登记，保证建设电子文件的产生、 处理过程符合规范。 2 应采取安全防护技术措施，保证建设电子文件的 真实性。 3 应建立建设电子文件完整性管理制度并采取相应 的技术措施采集背景信息和元数据。 4 应建立建设电子文件有效性管理制度并采取相应 的技术保证措施。 5 建设电子文件的处理和保存应符合国家的安全保 密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病 毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对 策。

3.0.8 建设电子文件形成单位与城建档案馆应对建设 电子文件加强前端控制，实行全过程的管理与监控， 保证管理工作的连续性。 3.0.9 城建档案馆应根据建设行业信息化现状，及时 提出建设电子文件归档的技术性指导意见。建设电 子文件形成单位据此明确规定各类建设电子文件归 档的具体要求，保证归档质量。

四、电子文件的代码标识、格式 与载体

4.0.1 电子文件的代码应包括稿本代码和类别代 码。 1 稿本代码应按表4.0.1-1标识。 表4.0.1-1 稿本代码 稿本 草稿性电子文件 非正式电子文件 代码 M U

正式电子文件

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2 类别代码应按表4.0.1-2标识。 表4.0.1-2 类别代码 文件类别 文本文件(Text) 图像文件(Image) 图形文件(Graphics) 影像文件(Video) 声音文件(Audio) 程序文件(Program) 数据文件(Data) 代码 T I G V A P D