甲控材料材料、设备管理办法

甲控材料、设备采购管理办法

第一条 为确保****奥体中心建设项目高质量、高标准、高效率地完成，依据《中华人民共和国招标投标法》、《政府采购法》等文件的有关精神，根据《****奥体中心工程合作建设合同》的要求，明确各方责任，规范甲控材料、设备采购管理，制定本方法。

第二条 甲控材料、设备的范围和种类由****奥体中心建设指挥部办公室（以下简称为奥体办）、****公司和****公司（以下简称为****建工）根据建设要求共同商定，列入《甲控材料、设备采购清单》，作为采购依据。

第三条 采购的组织形式。由奥体办、审计监察处、体育工艺处、专家、****公司和****建工推荐代表共同组成采购小组，负责采购的组织、管理、监督和评标工作。

第四条 ****公司根据项目建设进度总控计划编制形成《项目甲控材料、设备采购招标总控计划》，报奥体办审批确认后，作为指导项目甲控材料、设备采购工作的控制性计划，各具体招标任务围绕该总控计划及时开展，招标采购总控计划务必保证与设计总控计划、施工总控计划协调一致。

第五条 招标工作流程及管理

1、围绕招标采购总控计划，采购小组针对每个具体的招标任务在拟正式启动前组织召开招标准备会，就具体招标范围、标段划分、招标方式、招标日期、投标人资质条件、投标人资质审查办法、评标办法等招标文件实质性内容的具体要求进行商讨、明确。

2、根据招标预备会确定的该项招标的具体要求，由江南公司及时签发《材料、设备采购管理工作联系单》落实招标代理单位在限定时间内、根据招标预备会上明确的要求完成招标文件初稿的编制；

3、招标文件（包含清单等）的具体编制由代理单位负责进行，针对招标文件中需明确的质量及技术要求，材料、设备的品种、规格、型号、数量、单价、质量等级等相关信息等，代理单位应围绕设计文件及奥体办的要求进行，不得照搬照套格式范本，务必保证文件的针对性，不明确之处，应及时反馈****公司，由****公司组织设计单位或招标小组给予明确；对应的清单或拦标价编制时更应以《清单编制依据文件一览表》的形式清晰交代招标清单及拦标价编制的依据文件，以便于各方审核、实施过程中的有关索赔处理及后期结算的正确办理；

4、代理单位完成文件初稿并自审合格后，应及时填写《招标文件报审表》，一式四份，招标文件初稿应打印同样份数、装订成册并作为报审表的附件（电子版同步发****公司）附于报审表后，报****公司组织相关各方审查，基于招标文件编制、审查过程中的修改、完善往往不可避免，为避免混乱，招标文件务必落实版次管理，版本表达的格式以具体出版日期表达，如版次20110825即指2011年08月25日版本，从第一版起，无论发生什么样的修改，无论修改内容多少，只要发生改动务必同步完善版次修改，以便各方的过程管理。

5、项目管理公司负责同步转发招标文件初稿至奥体办、审计监察处、体育工艺处、专家和****建工等相关负责人员，组织以上几方

在报审表中约定的定稿时间内完成审核，审核意见以专用表式《招标/合同文件审核意见表》予以记录并及时反馈至江南公司，由江南公司汇总后转发代理单位，以便代理单位及时召开招标文件定稿会：

（1）跟踪审计单位主要负责审查招标文件中有关报价规则、报价说明、工程量清单及拦标价等投资控制内容与其编制的清单、标底等是否吻合；

（2）、江南公司全面审查； （3）、奥体办全面审查； （4）、****建工全面审查；

6、招标代理单位负责按约定时间组织奥体办、审计监察处、体育工艺处、专家和北京建工等相关负责人员按时召开招标文件定稿会，针对各方审核意见，组织各方进行商讨、明确，根据会议最终达成的一致意见，形成定稿会会议纪要并据此及时完成招标文件的修改、完善，形成招标文件初步定稿；

7、初步定稿的招标文件电子版报江南公司、招标小组再次审查、复核无误后，由招标代理单位完成出版、装订成册、签署、盖章，并及时填写《招标文件定稿会签表》一式4份（装订成册、签署、盖章完毕的招标文件应作为附件），报招标小组完成定稿会签，经各方会签的招标文件返各参与会签的单位各一份留存/备案。

8、奥体办负责就各方定稿会签确认的招标文件办理内部呈批，报有关领导审查，审批通过无修改意见时，则由奥体办通知管理公司落实招标代理单位准备正式启动下一步招标工作，如存在修改时，就

审查意见指令江南公司落实招标代理单位及时完成修改、完善，形成最终定稿文件，最终定稿的招标文件电子版报招标小组再次复核确认后，由代理单位重新完成打印、出版、并完成签署、盖章后再次按上述程序办理定稿会签后返各参与会签的单位各一份留存/备案。

9、招标代理单位负责及时启动正式招标工作，及时完成招标信息的发布，招标、评标的组织和服务工作、投诉处理以及招标档案归集、整理、备案、移交等；

10、开标后，代理单位应及时完成评标报告就评标情况及预中标人的具体情况报招标小组落实评审，经招标小组审查通过的中标人，由招标代理单位负责办理中标公示。

11、中标候选人在公示期间未发现不良行为者即为中标人，公示结束后，由招标代理单位负责办理相关中标手续；奥体办确定具体见面会时间后，由代理单位负责通知并组织中标单位及时参加与相关单位的第一次见面会，进入合同洽商及正式进场阶段，招标代理单位应就本次招标的有关资料及中标单位的相关资料及时向江南公司办理移交。

第六条 招标文件编制的内容及要求

招标文件的内容应完整且具针对性，应保证投标人充分掌握本次招标的有关规则，正确参与投标，文件编制人员应在编制期间充分了解建设单位关于本次招标的要求，充分熟悉图纸、设计文件的要求，应就招标项目实施阶段可能涉及的有关风险充分预测，就具体责任划分在招标文件中给予明确界定，就本次投标的报价规则、范围等作清

晰交代，务必保证招标文件中商务部分如工程量清单、拦标价等内容与招标文件中技术要求、技术标准部分均协调一致。招标文件的内容包括但不限于以下内容：

6.1、项目名称、建设地点（交验地点）、建设规模、承包方式、工期要求（供货期限或完成时限）；

6.2、招标范围、投标人资质等级要求、投标有效期、投标保证金数额；

6.3、投标文件接收单位名称及地址、投标截止时间、开标时间及地点；

6.4、履约担保的形式及金额；

6.5、招标代理单位、代建单位名称及地址、联系人、电话、传真；

6.6、评标办法及标准； 6.7、专项合同条款及格式； 6.8、工程量清单（含编制说明）； 6.9、招标控制价； 6.10、图纸；

6.11、质量、技术标准和要求； 6.12、商务标投标文件格式； 6.13、技术标投标文件格式。

6.14、本次招标可能涉及的风险责任划分及违约责任约定。 6.15、其他有利于促进合同履行、有利于建设单位实施阶段落实