XXX建工工程有限公司质量环境职业健康安全管理体系程序文件 - 图(2)

4.2.1管理体系运行记录

4.2.2工程记录（含工程质量验收、保证、管理资料记录等）； 4.3记录表式的设计与审批 4.3.1记录表式的设计

4.3.1.1管理体系运行记录：程序文件或作业文件的编制人应会同该文件的使用人，设计该文件配用的记录表式。并交办公室统一编号及备案。记录可以呈任何媒体形式，如纸张、硬拷贝或电子媒体。各部门可根据实际情况选定记录的形式。

4.3.1.2工程记录：按《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2001）、当地政府相关文件、公司《档案管理文件汇编》等有关要求，以单位工程名称、分部分项工程名称、原材料、半成品的名称及所在（用）工程部位和编号等作为其标识。

4.3.2记录表式的审批，程序文件或作业文件配用的记录表式的审批，与该文件的审批一并进行。

4.3.3 需新增或更改的记录表式，由该记录表式的使用人提出申请，并设计、更改，报办公室审批备案。 4.4记录的管理

4.4.1办公室负责记录表式的登记、编号、销毁的审批，确定归档范围，并编制全公司“记录控制清单”；

4.4.2各部门负责编制本部门“记录控制清单”；

4.4.3各部门、单位（项目部）参与外部验收、填写质量、环境、职业健康安全记录或申报（批）的有关要求可执行国家、部门、行业、企业等有关规定。 4.5记录填写要求

4.5.1记录填写应字迹清晰、内容完整、正确、文字表达准确、简练，填写栏目不应留空白，填写人应签名；

4.5.2记录应用钢笔或圆珠笔填写，不允许用铅笔填写；

4.5.3记录不允许随意更改，必需更正时，更正人员应在更正处采用划改，并签名以示负责；产品质量证明书、检验报告单不允许涂改。施工图纸、生产操作记录、检验试验记录等资料和原始记录不能随意涂改。如需要对数据或结论进行更改时，应在错误的内容上划线，在其上方或旁边空白处写上正确的内容。更改处应签全名或盖私章以便追溯更改责任人。

4.5.4记录必须由操作者或活动的实施部门填写，必要时由部门负责人确认签字； 4.5.5所有记录应在活动进行的同时或完成之时立即填写，以力求准确； 4.5.6填写的份数根据归档部门的实际需要确定。 4.6记录的收集和传递

安徽建工第四工程有限公司 记录控制程序 版 本：E/0 程 序 文 件 Q/AHSJ-QEOP2-E-2013 页次：第3页 共4页 4.6.1 办公室负责确定记录的收集周期； 4.6.2 各责任部门按规定的周期及时收集记录。

4.6.3 市场部负责收集来自顾客和相关方的信息反馈，并分别编目保存。

4.6.4工程记录以项目部为单位，项目技术负责人负责收集、整理并传递给归档主管部门，按《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2001）及当地政府相关文件进行收集、整理、编目，由归档部门、技术总监审查，确认并报当地质量、环境、职业健康安全等主管部门审查，工程竣工后由项目部负责按要求送归有关单位，并交有限公司档案室一份存档。

4.6.5管理体系运行记录以主管其职能的部门或相关部门、单位（项目部）负责收集、整理、保存，需要传递的按管理体系运行规定要求进行传递。 4.7记录的归档与保存

4.7.1办公室负责记录的归档管理工作，按照记录的编号、名称和收集时间分类整理，按序装定，并编制“记录归档清单”，实施归档，并执行规定的保存期限。各部门自行分类收集和装订记录，妥善保管，其保管方式和存放地点应便于存取和检索。

4.7.2一般记录保存时间不少于1年，特殊记录保存期限应不少于法律要求的时间和合同规定的时间。记录达到保存期限，经各部门负责人同意后报办公室销毁4.7.3管理体系运行记录保管期限不少于三年。

4.7.4工程记录保管期分永久、长期、短期或合同规定期，保存期限详见有限公司《档案管理文件汇编》；

4.7.5记录应贮存在防潮、防腐、防尘适宜的环境中，并应避免丢失和变质。 4.8 记录的查阅、借阅与复印 4.8.1记录的查阅

4.8.1.1顾客查阅：合同有约定时，顾客或其代表经管理者代表同意后，可在商定期内查阅相关的记录；

4.8.1.2本公司人员查阅：应向记录保管人员办理查阅手续。 4.8.2记录的借阅

4.8.2.1所有记录原件一律不得外借；

4.8.2.2确需借阅的记录，经管理者代表审核、总经理批准后，应办理借阅手续，借阅人应按时归还。 4.9记录的处理

超过保存期或无参考价值的记录，管理体系运行记录报管理者代表批准，由归档部门负责销毁；工程记录的销毁执行公司《档案管理文件规定》； 4.10涉及本程序的记录，由办公室按本程序的规定实施控制。

安徽建工第四工程有限公司 程 序 文 件 4.11档案管理制度

记录控制程序 Q/AHSJ-QEOP2-E-2013 版 本：E/0 页次：第4页 共4页 4.11.1档案管理部门归口办公室档案室，由专人管理 4.11.2工程资料档案管理按专业要求进行规范管理；

4.11.3工程资料的形成应与工程进度同步。按规定及时向有关方移交相应资料并将工程竣工技术资料送交档案管理部门归档。 5 相关文件 文件控制程序

档案管理文件编号规定

建筑工程施工质量验收统一标准（GB50300-2001） 6 相关记录

记录控制清单 质量记录归档清单 7 更改记录 序号 更改申请单号 主要更改内容 更改标识 更改人 更改日期 备注